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面對提問總是支支吾吾?麥肯錫權威教你「零秒思考」,3 步驟就能對答如流

2019-11-21 09:02:26
Managertoday
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覺得自己每天都在追趕死線、面對抉擇總猶豫不決?很多時候,我們都會想太多、做太少,花太多時間擔心、憂慮,等到緊要關頭時才開始行動,但這樣匆忙行動的結果往往成效不佳。

覺得自己每天都在追趕死線、面對抉擇總猶豫不決?很多時候,我們都會想太多、做太少,花太多時間擔心、憂慮,等到緊要關頭時才開始行動,但這樣匆忙行動的結果往往成效不佳。

如果能在面對問題時「即時決斷、即時行動」,就能比競爭對手早一步行動,也能及早發現問題、及早修正,而這樣的良性循環,也能讓你提高生產速度與品質。

《零秒思考力.行動篇》作者赤羽雄二為麥肯錫權威,1990年從零開始建立麥肯錫的首爾辦公室,不僅成為超過120間公司的成長原動力,更輔助了韓國企業,尤其是LG集團在全球各地的發展。

他觀察到,大多數人都知道即時行動的好處,但往往無法做到,因為「沒有徹底收集資訊,就會覺得焦慮」,但事實上,很多時候,我們在收集一定資料後,對於事情的整體觀就有一定的了解,而且心中多半已有結論,只是對「做決定」這件事感到焦慮。

他敢這樣斷言的原因,是因為他只要對部屬釋出「好像也只能這樣判斷」或「既然如此,現在應該能做決定了」等訊息,多數人都會開始行動。這代表,他們遲遲不做決定的原因,只是等著別人推他們一把。如果要克服這樣的心理障礙,就得先擁有以下心態:

一、日常生活中,就盡可能不猶豫

如果平常就常處於猶豫不決的狀態,無論在工作或生活上,一旦遇到關鍵時刻,就會無法立即做出回應,畢竟人的思維、行動有慣性,很難立即改變。

若要做到平時盡可能不猶豫,可以試著用書寫與自己對話。拿出一張A4紙橫放,問自己以下問題,每個問題使用一張紙、針對每個問題,寫下自己的回答,盡量控制在4-6行、每行20-30字。(詳細操作方法可參考:10分鐘筆記訓練法!再困難的事,也能理出頭緒

問題1:自己在猶豫什麼?為什麼猶豫?
問題2:自己在什麼時候能夠毫不遲疑?毫不遲疑的原因為何?
問題3:總是毫不遲疑地採取行動的同事、前輩、朋友等,為何能做到這點?
問題4:往後要怎麼做到不猶豫這件事?

二、面對別人提問,盡可能立即答覆

赤羽雄二表示,一旦做到什麼都能立即回答,與他人的互動變快,工作也會跟著加快速度。而爽快乾脆的回應,也會讓對方覺得你是個值得信賴的聰明人,能留下良好印象。

1. 事前準備,先預設情境與答案:

通常在有壓力的狀況下,我們沒辦法立即回答對方的問題,以致討論無法進行下去。而職場上,這樣的情境最常發生在會議當中,若是我們能依據經驗,在開會前猜測同事或主管會問什麼問題,就應該盡量事前做好準備。

把可能被問到的問題列在紙上,針對各問題分別列出3個應對項目,若還有時間,請同事或朋友幫你做事前排練,多做幾次這樣的練習,下次就不會再被問到腦中一片空白、支支吾吾答不出來了。

2. 提問當下,理解對方的問題:

在對方提出疑問、指出問題時做筆記,徹底理解對方的問題。其實,許多人在發問時,都會說出前因後果,通常有10-20秒以上的反應時間,當你一邊記下問題時,一邊在旁邊大略寫下回答要點,其實就足以應付對方了。

3. 待對方提問完,立刻回答:

立刻回答的舉動會讓人覺得你很了解狀況,這能給人安全感。很多提問其實並不是單純地問問題,無法否認地,這多少具有一些攻擊性。因此,立刻回答在某種程度也能有先發制人的效果。

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