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職場菁英都怎麼自我管理?每天問自己這8個問題,讓自己愈來愈強!

2017-04-12 編譯‧撰文 張玉琦
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忙了一天過後卻覺得自己一事無成,面對明天的工作又毫無頭緒?其實,你做了很多,只是不知道怎麼整理出自己的成果。你需要的,也許是幾個好問題。擔任律師20年以上的暢銷書作家谷原誠認為,「提問本身就具有力量,可以刺激思考,促進行動。」以下是他建議每天應該自問的8個問題:

做得好的事

1. 今天,我做得好的事是什麼?

2. 是什麼原因讓我有好表現?

3. 如果我明天還想要有這樣的成績,應該要培養什麼習慣?

中國哲學家曾子曾說「吾日三省吾身,為人謀而不忠乎?與朋友交而不信乎?傳不習乎?」意思是,幫人做事情有沒有盡忠,跟人交朋友有沒有守信,傳授學問時有沒有溫習?

谷原認為,利用提問整理思緒的優點在於提問能夠強迫你思考特定的內容,限定你思考的方向。就像曾子一樣,曾子把他最重視的品德化為3個自問,你也可以透過這三個問題找出自己的長處與應該精進的方向。

做得不好的事

4. 今天要反省的事情是什麼?

5. 為什麼進行得不順利呢?

6. 這件事情當中最需要反省的點是什麼?

7. 要改善這件事的話,要培養/戒掉什麼習慣?

另一位以每日自省追求自律的,是美國政治家班傑明‧富蘭克林(Benjamin Franklin)他將他認為人生必要的習慣化為13美德(virtues),每週專注一項美德,每天檢視自己是否有犯下與該美德相關的錯誤並登記在手冊上。如果當週修煉好一項,下一周就可以擴大到第二項美德(詳細方式請見延伸閱讀)。

也許大部分人都難以像富蘭克林那樣自我要求,但找出一件自己可以做得更好的事,就是變得更好的契機。

成長必要的事

8. 明天,一定要達成的事情是什麼?

當你向自己提問,並且作答之後,就像是對自己承諾了要去做一樣,行動也會受到影響。就好像拿破崙曾說過:「偉大的統帥應該每日自問數次,如果面前或左右出現敵人該怎麼辦?他若不知所措,就是不稱職的。」每日自問(數次)使人對自己重視的目標持續不懈。

每天晚上,在對於今天還有殘留的記憶時,用這8個問題整理自己,將答案寫在筆記本上,當做每天的功課,並且定期回頭瀏覽,將每一個今天化為明天的基石!

延伸閱讀

每個月和自己開一場會,用13個問題,找出內在渴望
克服焦慮,找回平靜!只需要問自己這4個問題
[筆記術-5] KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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