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隨時check E-mail是時間管理的殺手！想提高效率，一定要捨棄的3個工作習慣
總是覺得時間不夠？希望一天能有48小時處理完所有工作？試問自己一天「真正」用在工作上的時間有多少？這些浪費掉的時間真的有讓你的事業進步嗎？其實不是工作永遠做不完，而是你沒有妥善做好時間管理。本文與大家分享一般人最常浪費時間的3個習慣以及帶你思考如何把時間花在刀口。
創新心法：每個人一天只有24小時，學會分辨事情的重要性並做出取捨，可以讓你工作達到事半功倍的成效。
本文3大重點：1.別浪費時間在檢查Email、閱讀文章和發想點子。2.把時間花在刀口，把小事外包。3.找出自己工作效率最高的時段。
1.別浪費時間在檢查Email、閱讀文章和發想點子
全球最大的房地產投資網BiggerPockets.com營運副總裁 Brandon Turner曾經分享，一般人習慣將時間花費在檢查Email、閱讀網路文章和發想點子這3件事情上，造成無法在預定時間內完成更重要的工作。
習慣1.隨時檢查Email→定時檢查Email
很多人的日常工作中，最常見的就是每天檢查Email。根據華盛頓郵報調查指出，美國人每週花費個人28％時間在檢查郵件，也就是一週11小時，一年則多達500小時。Email固然重要，但11小時的時間難道不重要嗎？那麼，你該如何減少整理郵件的時間？
第一、取消訂閱你平常沒在看的新聞電子報，讓你的信箱不會隨時充斥著你不想看的垃圾郵件。
第二、假如真的有什麼緊急事項的話，基本上對方會用電話聯絡你。因此你只需要每天在固定時間檢查郵件，不要浪費時間隨時點開信箱來查看郵件。
第三、可以運用網頁的內建插件，例如Auto Text Expander，來建立常用回覆。在回覆信件時，便能運用這些回覆，快速完成郵件往來，節省時間。
習慣2.隨意瀏覽文章→設定閱讀文章的固定時間
美國第33任總統杜魯門（Harry S. Truman）曾說：「並非所有讀書人都是領導者，但所有領導者都是讀書人」(“Not all readers are leaders, but all leaders are readers.” )許多成功的企業家如祖克伯、馬斯克、比爾蓋茲等都有閱讀的習慣，而現今網路發達，網路文章與部落格文章更是唾手可得。企業家喜歡閱讀相關產業的文章，除了增進知識之外，在了解產業趨勢上也有幫助。
然而閱讀需要花費許多時間，而在你閱讀時你便停下你手邊的工作了，這對你的事業並沒有達到進步，反而造成分心。因此你應該要選擇固定閱讀時間及地點。如果在一天之中有看到什麼想讀的文章，可以先用書籤標記起來，或是使用有先儲存後瀏覽功能的App像Pocket，先存起來，等到完成工作之後再把讀文章當成獎勵，好好閱讀。
習慣3.發想點子逃避工作→限制發揮創意的時間
發想點子（Brainstorming）是一件非常棒的事情，能夠讓團隊想出決勝妙招。然而想出點子容易，實行卻非常困難。你隨時都可以坐下想數百個你認為能做出百萬生意的好點子，然而在想點子的時候，你可以先問自己，你的工作都已經做完了嗎？是不是因為發想點子比較有趣，所以選擇停擺或逃避一些較困難的工作？
發想點子就如同閱讀部落格文章一樣重要，但同時也應該要限制時間。如果腦海中突然蹦出好點子，可以先用記事App如Evernote記下來，之後再拿出來與夥伴一起討論，而不是當下就打斷團隊進度。
你也可以在時間表上空出「發想點子」的專屬時間，在開始前也要問自己，團隊真的需要發想點子嗎，或是我們其實只要照原先的點子運作即可？藉由這樣的過程，可以節省出更多時間，去做真正重要的工作。
2.把時間花在刀口，把小事外包
若要更有效的管理時間，可參考「80/20法則」，又稱為帕雷托法則（Pareto Principle），此法則指出大多數的影響是由少數事件所造成，80%的成果是由20%的投入產生。大多數人並沒有明智地過生活或經營事業，許多人追逐無數個無關緊要的目標，卻沒有得到真正的結果。只有當我專注把時間花費在處理重要的事情上，這些成果才會有價值。
然而要如何運用80/20法則，並妥善管理時間？廣告行銷公司Perry S. Marshall & Associates執行長Perry Marshall在知名商業媒體Entrepreneur上分享，許多創業家總想要自己完成所有的工作，不論是花六個小時清除電腦病毒，或修理漏水的水龍頭，總認為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作，頂多只能讓你一小時內賺到十塊美金，而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事，像是帶領團隊執行企劃案或是研究公司的商業模式。
但是，大部分的人會為了「效率」，覺得自己來做事比較快完成，而因此去做那些瑣碎且價值不大的工作。舉例來說，如果今天你的專長不是做家務，但你卻花費很多時間在刷馬桶、煮菜，這些工作對你的而言是在浪費時間。你應該要雇用專人負責這些事，除了為別人增加工作機會之外，他們的專業技能絕對比你自己還好，而且也會比你做起來更有效率。
在做工作時每個人都應該問問自己，我現在在做的事真的非我不可嗎？這些是我擅長而且重要的工作嗎？若不是，我可以聘用別人來完成？當你養成這種隨時自我檢視工作的習慣之後，絕對可以幫你把時間都花在刀口上。
3.找出自己工作效率最高的時段
除了學習將時間運用在最重要的任務上，要讓工作變得更有效率，那你還必須找出最適合自己工作的時間。大文豪海明威喜歡在早上時書寫，而美國前總統歐巴馬則是個夜貓子，喜歡在晚上處理重要工作。找出自己工作效率最高的時間，並「固定」在此時間內工作，其他時間便能讓腦袋透透氣，自由運用。如此一來便不會花費大量時間，但工作成效卻不彰。
有些重要工作可能需要花費更多心力與時間，且隱含著更多的未知性。許多人可能會因為這樣而拖延，跑去查看Email或閱讀網路文章，卻遲遲不去做這些重要工作。
找出重要工作後，記得在最有效率的工作時間內，隔離手機、鬧鐘或任何會讓你分心的東西，並限定時間，專心處理好重要的工作，務必在第一時間內完成！
一天只有24小時，該如何好好運用時間，是每個人都該面對的課題。既然時間無法變得更多，那就應該進行妥善管理，運用80/20法則，專注於目前重要的工作，並將瑣碎工作交由專人處理。如此一來不僅能將時間價值最大化，也能讓自己和團隊在工作上持續進步！
（本文出自「創新拿鐵」，作者：Sally）
