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工作來了,是誰有空誰做,還是誰做得好誰做?這樣說,讓同事樂於承擔責任

2019-10-19 08:37:11
Managertoday
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團隊成功的重要關鍵,在於主事者如何分配、交代工作。如果一逕下命令,成員不僅容易失去工作動力,如果捅出大樓子,還可能拖累整個部門的運作。

接下一個專案要帶領團隊分配工作,不如想像中簡單?工作不知道該找誰做好,給了這個怕他工作壓力太大,給了那個又怕他做不出來。有時覺得不如都自己來做好了,內心卻也知道是不可能的任務。

團隊成功的重要關鍵之一,其實在於主事者如何分配、交代工作。如果不考慮其他人的工作量,一逕下命令,成員不僅容易失去工作動力,遲遲不肯著手,最終還可能無法遵照期限交出成果。如果捅出大樓子,還可能拖累整個部門的運作。

關於分配工作,暢銷書作家、商管顧問和田裕美有幾個建議:

1.依據工作的重要程度,決定要交給誰

首先判斷工作的重要性。重要的工作,不管誰手上有空檔,先交給工作完成度高的人。因為這件事,最好交給他做,所以只能希望他擠出時間來做。

溝通的時候,要強調他的經驗和技術,所以你判斷由他來執行最適合。但你也知道他很忙碌工作量很大,所以能否請他盡量試試看調整出接受這件工作的空間呢?此時也要抱著,有可能要替他做其他工作的交涉覺悟

重要度一般的工作,就交給現在最有空的人。此處的重點是,不要讓他覺得你是在叫他做雜事,所以應該分析這件工作為什麼適合由他來進行。

2.不要用「命令」,而是用「請求」的方式

分配工作的時候,不要直接說「做這個!」「下週交!」這種命令句。而是要問對方「這件工作做得來嗎?」「要不要試試看呢?」「OO號之前交可以嗎?」「現在手上還有別的工作嗎?」重點是讓對方感受到你有在考慮他的工作狀況。

另外提醒,在催促工作進度時也是如此,盡量別說「還沒做完嗎?趕快交!」,而是用「可以讓我看一下嗎?」「那件工作你開始動手了嗎?如果你還在忙別的事的話,我可以拜託其他人。」

3.交代困難的工作時,細分出應該優先處理的任務

交代比較複雜,或是你知道對他來說比較棘手的工作時,可以先把大任務拆分成小工作,告訴他應該從哪裡開始進行。比如,要請成員提一個企畫時,不能只說「提一個關於OO的企畫」,而是說「請提一個關於OO的企畫。首先應該先定位目標客戶,明天先就這部份提出結果。」

4.規畫工作時程時,也要預留修改的時間

比如一般預想的工作進度,可能是我做第一部分,A做第二部分,B做第三部分,我繼續第四部分的總結。

這種理想的狀況實際上很少發生,為了讓整體的品質一致,通常都需要預留調整的時間。所以進程應該調整為,我做第一部分,A做第二部分,交給我調整,B做第二部分,再交給我調整,我最後總結。就算本來有各自的工作, 身為主事者必須要有為最終品質負責的自覺,預留修繕的時間,把整合視為自己的工作,交出符合期待的成果。

編譯自《Associé》2017.05.10

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