不懂帶團隊,那就大家一起死!指派工作前,主管要想清楚的 4 件事


(本文出自《經理人特刊:新手主管的帶人學》
多數主管對於工作期限,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

依照部屬能力與成熟度,決定驗收工作的方式

《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的要領,能有效估算部屬工作所需時間。

首先,主管可根據過去經驗,推算完成類似工作所需的時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作無法假手他人,則需安排更多時間,才能及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間以因應變化,若是共事成員或利害關係人較多,必須保留更多緩衝時間,讓負責的人有時間溝通,加強團隊合作。

了解工作需要花多久時間後,就可 設定工作期限,有效追蹤進度,不僅能避免對部屬提出不可能的要求,也不會制定出過於鬆散的期限。

把大任務拆成小任務,定期與部屬溝通

《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式:每天讓部屬主動與團隊分享日報表,不必一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,主管再與部屬進行一對一討論。這時可從交辦工作的計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Action)當中,確認部屬的工作。

當部屬遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化工作的技巧。

小倉指出,大任務通常屬於「非緊急但重要的事」(例如策略規畫、公司願景),難度高又沒有明確的完成期限。因此,主管必須要求部屬自訂期限,並設置幾個中程期限,將難以著手的「非緊急但重要的事」訂出期限,就能轉變成「既緊急又重要的事」,提升工作的優先性。

《不懂帶人,你就自己做到死》作者石田淳強調,與部屬討論工作時,不要一見面就談工作。如果主管希望部屬能有所成長,就不能只重視工作的結果,還要了解部屬工作表現。

只關心工作結果的主管,在部屬眼中,就像只靠成績來評斷自己孩子的父母一樣,無法獲得部屬認同。

面談前, 主管可視部屬能力成熟度,決定和部屬討論工作的方式。 依據「情境領導理論」(situational leadership)指出,對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;而對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作指示。

制定工作規範,拉高部屬滿分實力

交辦工作就像送部屬上戰場廝殺,若沒有提供武器與奧援,是不可能打勝仗的。對於職場工作者來說,武器與奧援就是工作規範與主管的領導力。

製圖 / 李雅玲

《第一次當主管就該學會的領導技巧》作者小山昇指出,沒有任何員工能在沒有工作規範的情況下,知道事情該怎麼做。

小山以棒球做比喻,球隊需要明確的遊戲規則,例如制定「1分落後,無人出局,一壘有人時,先採取短打方式打擊」的規範。這樣,即使沒有教練指示,隊員也知道該用什麼方式得分,不會無所適從。

除了制定工作規範,想幫助部屬把工作做好,還必須讓部屬知道工作規範好壞的標準。小山強調, 明確地將「地點、方法、評等」公布在工作規範中,讓全力以赴的部屬獲得獎勵,未盡職責的部屬接受處罰,就可提升成效。

「從一開始就要求工作規範十全十美,永遠無法建立規範。」小山強調,工作規範是否正確並非首要考量,而是要先建立,再隨著問題出現,逐步調整。

然而,多數主管常因自己不知道什麼是正確的工作規範,就遲遲不採取行動,猶豫不決的結果,只會造成部屬無所適從。

小山指出,如果沒有一套詳細的工作規範,部屬只能憑含糊的印象評斷事情的好壞,工作表現自然不如預期。

搭配、組合人才,提升團隊互補性

許多主管一廂情願地認為,只要雇用最優秀的部屬,就能讓公司順利運作。小山認為,這是一種極大的誤解,主管的任務在於,讓擁有不同特點的部屬為共同目標而努力。

《交辦的技術》作者小倉廣就指出, 交辦工作時,主管的目光不應只著重在找出全能部屬,而是要組合、評估人才,當部屬能力互補,每個人都有發揮空間時,才能產生綜效。

例如,本田汽車(Honda)創辦人本田宗一郎是個傑出的技術天才,但也多虧有精於經營事業的藤澤武夫負責財務、銷售與組織管理,兩人互為搭檔,才能打造本田汽車成為世界級的汽車大廠。

為協助平凡部屬也能展現非凡成果,小倉認為,主管應設法為部屬打造可用的「武器」,例如建立多用途企畫書、顧客詢問表、業務評量表、其他成功案例蒐集等。這些制式化的武器,只能確保部屬拿到 70 分,剩下的 30 分則必須仰賴部屬的創意與發揮。

主管的職責在於,為組織建立流程、工作規範,栽培、組合平凡的部屬,提升能力與士氣,讓團隊成員都能發揮所長,扮演部屬背後的支柱。

延伸閱讀 /

1. 別再批評部屬工作效率差!MUJI 前會長:主管指派任務時,要講清楚「這件事」

2. 部屬做不來,不一定是缺乏能力!交辦任務時,主管要注意的事

團隊經營學 | 團隊效能與提問領導

地址: 106台北市光復南路102號3樓
地點: YOUR SPACE
時間: 2017-11-01-2017-11-01
面對瞬息萬變的商業環境,講求的是「速度」! 卓越的團隊領導者,透過正確有效的導引,就能讓團隊精準應變挑戰。從行為模式了解部屬,貫徹高效率的協作方法,發揮群策群力智慧,帶領團隊立於不敗的領先地位!

訂《經理人月刊》二年,送6本經理人實用特刊,優惠價2,880!

出版社:
最實惠的工作指南,現在訂《經理人月刊》2年,就送6本特刊: 《SOP的力量》、《商業圖表製作與應用》、《獨立思考工具箱》、《自我管理》、《人生整理課》、《成功者的職涯規畫術》,優惠價2,880元!

績效推動力│教練領導與績效面談

地址: 台北市中正區中山南路11號
地點: 張榮發國際會議中心
時間: 2017-11-23-2017-11-23
組織績效管理能力,決定企業競爭力!績效型主管的領導實務,為新的一年儲備團隊競爭力
From:: 54.161.73.123

新手主管的帶人學

出版社: 巨思文化
基層做不到、高層沒想到的,都歸你管!5 堂給新手主管的帶人課

延伸閱讀