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怎麼不被工作追著跑、而且準時下班?H&M 物流中心經理的時間管理術

2019-11-22 15:02:26
Managertoday
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在服裝行業,平均一件衣服每天貶值0.7%,只要提前10天賣出去,就少貶值7%,毛利率可增加13%。」這ㄧ句時裝業盛傳的話,對於來自瑞典、全球第二大的快時尚服裝集團H&M來說,意味著得天天跟「時間」拚搏。

「在服裝行業,平均一件衣服每天貶值0.7%,只要提前10天賣出去,就少貶值7%,毛利率可增加13%。」這ㄧ句時裝業盛傳的話,對於來自瑞典、全球第二大的快時尚服裝集團H&M來說,意味著得天天跟「時間」拚搏。

負責H&M台灣區物流中心經理陳家偉,每天面對報關、品檢、分貨、庫存與分銷等工作的團隊統籌,更是日日在和時間競跑。「瑞典人是十分注重效率的,減少複雜程序,令決策更快捷!」瑞典駐港總領事Jörgen Halldin的說法,和陳家偉的工作觀十分相似。

請教有經驗的同事,快速決斷處理方式

H&M自去2015年2月展店,一年間開了8家店,供應鏈管理背景出身的陳家偉不諱言,「物流是後勤單位,總是被時間和事情追著跑。」儘管H&M有個全球物流管理系統,透過此平台,H&M每天能處理的貨品達到160多萬件。但陳家偉表示,台灣新市場的開發,每天要處理的貨品達到萬件以上,還不包括海關協調與倉儲調貨等突發情況。

他表示,提高處理事情的效率方法之一,是直接請教有經驗的跨國同事協助。例如,由於前年展店快速,貨已到但倉庫不夠放;或者發生原本進兩個貨櫃的物品而要提升空間周轉率外,還要調整人力配置。遇到這些突發事情,他就會請教在香港、韓國已經有物流經驗的經理。同事間「導師」模式,讓他快速上手也能快速做出決策。

提前分享時間安排,避免工作節奏被切割

另外,為了不被突發情況打亂工作節奏,他也有一套自己的時間管理法。儘管平日使用數位工具管理時間,但他的LINE群組總處於提醒關閉,以避免時間碎片化;透過OUTLOOK行程分享,讓同事知道他一到兩周的時間安排。「我每天下班前會fix the list,大概是兩星期的行程。」提早做安排,是讓時間追著你,而非你去追時間。

迥異各類時間管理告訴你:利用早上清醒時間思考,他卻反其道而行。從家中到瑞芳物流中心的一個小時車程,是陳家偉的放空時間,頂多聽聽廣播或音樂,用愉快心情去上班,因為前一天已經將今日的節奏想過一遍。

在平日的時間安排上,上午他會處理重要但非緊急的事情。例如與外包商溝通、或同事間人力盤點與調整,開會頂多半小時就結束。「溝通是為了確保服務品質,準時交貨到門市,把該做好的要先做好」他透露,下午則保留時間給自己,專心思考專案策略。

他解釋,不是不先處理又重要且又緊急的事情,而是利用上午與外包商溝通、和員工固定開會,且半小時一定結束,背後意義在於在快時尚零售業中,確保服務品質、快速調貨送到店面,「該做好的要先做好。」

H&M的全球員工守則中,並無打卡制,但台灣區公關經理張書翰坦言,有門禁卡表單:「重點是怕員工工作時間超量。」而陳家偉是兩個小孩的爸,典型的三明治族。工作忙碌的他,每天九點上班、六點半一定下班,而且絕對不把工作帶回家,僅是晚上睡前看看手機上的信件。

「這是需要取捨的,」他表示,這是來自第一份工作,在麥當勞物流中心上班的體悟。「把工作帶回家做,又想陪小孩,不僅沒效率又影響家庭氣氛。」因此,除了取捨外,他也強迫提早訂定計畫,儘量在時間內完成,同時每周能固定打1~2次籃球,周末還能打壘球或GOLF。掌握工作分配與生活節奏的習慣一旦養成,也就少了時間管理不平衡的問題。

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