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行事曆這樣排,當然每天都忙不完!關於主管的時間管理

2019-11-22 04:49:22
Managertoday
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從我出社會到現在,見過很多中高階主管,位階愈高工作時間愈長,工作也愈來愈累,生活愈來愈不愉快,工時長,似乎已經成了高階經理人的宿命,當你是個副理,你做著副理的工作,當你升經理,你做著副理+經理的事,當

從我出社會到現在,見過很多中高階主管,位階愈高工作時間愈長,工作也愈來愈累,生活愈來愈不愉快,工時長,似乎已經成了高階經理人的宿命,當你是個副理,你做著副理的工作,當你升經理,你做著副理+經理的事,當你是個總監,你做的是副理+經理+總監的工作,職稱變動了,你的工作內容也有些改變,唯一不變的,就是工作量愈來愈大。但我們都知道一個人如果長期處於過高的壓力與工時下,是很容易過勞的,如果你是有家庭小孩的人,更加不可能每天工作16小時,究竟專業經理人應該如何妥善規劃自己的時間,才能讓自己不過勞呢?以下是我這幾年來摸索出的方法。

把時間投資在具有scalability的事情上

當你花1分的力氣可以創造2分的效益,投入2分的力氣,可以創造5分的效益,投入3分則有10分的回饋,你的投入與回饋不是線性的,而是具有曲線成長的趨勢,那這件事情本身就具有scalability,這些事情例如招募對的人、培訓、建立更好的制度、導入適合的工具等,隨著你的位階愈高,你投入在這些事情上的比重應該愈來愈多。

招募到對的人是第一步,你找來的人應該要能節省你的工作時間,而不是加重你的工作量,如果你找了一個能力不到位,態度不正確的人,你必須要花很多時間教他,管理他,在他工作出包時幫他收拾,當他鬧脾氣時花時間跟他溝通,當你手下有幾個這種人,你會疲於奔命。在招募時,永遠要記得思考,這個人進來是能有效地分擔部門與自己的工作量,還是反而給自己增加工作量,一個專業能力中上水平的人,但態度負面愛抱怨,你需要花很多時間教育外,他還會影響團隊的氣氛;另一個則是專業能力一般,但態度積極認真有熱情,會主動share團隊工作,後者雖需花時間培訓,但相較於前者所花的管理時間,選後者應該還是較划算的。

當然了,我們還是應該把時間花在找出能力與態度都正確的人,而不是隨便找人來充數,唯有找到對的人,你工作才會愈來愈輕鬆。

管好你的行事曆

下面這張圖是一個錯誤的行事曆,但這是多數人的行事曆內容,他們的行事曆上只有擺放會議,其他的一概沒有,我們嘗試解讀這個行事曆,意思就是除了book好的四個時段外,我都有空

圖說明

但實情真的是這樣嗎?當然不是的,你實際上還是有很多事情要做的,你本週還要擬定業務計劃以及老闆要的一份報告,而做這兩件事情需要3天左右的時間,如果你懂得安排,你的行事曆應該類似下方這個樣子,先把你要做事的時間填入行事曆中,剩下的時間才是安排會議的時間,永遠記得,你不主動安排行程,就是等著被別人安排。很多主管最常跟我抱怨的就是白天都在開會,只有晚上才有時間做自己的事情,所以每天的工作時數都是10小時起跳,這都是沒管好自己行事曆的最佳鐵證。

圖說明

只參加必要的會議

中高階主管有很多人上班的時間都花在開會上,而且會給自己很多理由說自己應該要參加這些會議,因為你必須要給建議,必須要做主,但就是這樣的想法害了自己,你總會有一堆會議需要參加,有些甚至還設定為每週開,當會議全面排開後你就發現自己的行程,完全不是由自己的自由意志來決定,而是由你的部屬,你的協同部門來決定,你必須要搞清楚哪些會議是你真的該參加的,哪些只是淪為列席,排除那些非必要的會議,偶爾缺席一些例行性的會議,你會發現你在會議中的角色並不如你自己想像的重要,其他人其實就能把會議運作的很好,你不用過多的擔心。

然後,別隨口答應別人要你參加的會議,你需要先問問對方,要你出席的原因是什麼?如果對方也講不清楚,那這會議不參加也罷,很多時候你聽完後你會知道有其他人能代替你參加,或請對方在會議後將結論發給自己,別害怕拒絕對方的邀請,因為你要對自己的時間負責。

以上是我觀察中高階主管在時間管理上容易犯且不容易察覺的錯誤,其實也適用於基層主管,愈往高階走,問題會愈放愈大,每個管理者都應該要時時注意自己是否妥當安排自己的時間,謹以本篇跟大家分享。

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(本文出自於《gipi的學習筆記》,原文請點此。)

圖片來源/Sadie Hernandez via flickr, CC licensed