實用的 PPT 製作技巧!5 張圖學會 PowerPoint 快捷鍵,光速完成簡報


PowerPoint是商場上必備的技能,但是總有些小地方讓人傷腦筋,例如,複製貼上後,還要再把圖片或文字調到自己想要的位置;或者,移動物件的時候總是要戰戰兢兢,擔心歪掉。另外,如果播放時能如果能更加順暢,還有不用跳出視窗展現影片或網頁,那該有多好!

針對這些小麻煩,PowerPoint都有對應的小技巧,簡單又實用,趕快學起來幫你更快製作精美簡報:

1. 「Ctrl+拖曳」,讓你輕鬆把東西複製到想要的位置

講到複製貼上,大部分的人都會想到「Ctrl + C」 搭配 「Ctrl + V」吧?但是,在使用PowerPoint時,如果只是要在同一個頁面複製貼上一個物件,不如使用「Ctrl + 拖曳」,直接把圖片或文字複製、拖拉到你指定的位置,不需再去調整。

周思廷 / 製圖

2. 不再擔心移動物件會歪掉,Shift鍵讓你水平、垂直移動

只要按住Shift鍵再拖曳物件,就能讓物件水平或垂直移動。如果想用多個圖案或文字方塊排列來呈現重點,也可以結合第一點的「Ctrl+拖曳」複製功能,同時按住Ctrl和Shift,就可以水平或垂直的複製物件。

周思廷 / 製圖

3. 想要畫出完美的圖形和線條?Shift鍵幫你!

想要不是充滿字的簡報,許多人會用圖案搭配文字方塊的方式呈現重點。但是,想要畫出完美的圖形,不是那麼容易的事!Shift鍵除了上述的移動功能外,還可以幫你把圖畫好。

只要按住Shift畫「圖案」,「圖案」就會自動調整。例如,畫矩形時,按住Shift就會變正方形;畫直線時,按住Shift,線條就可以變垂直、水平或45度的直線。

另外,按住Shift鍵,也可以讓你在圖案維持原本比例的情況下縮放,不用擔心圖案被拉歪。

周思廷 / 製圖

4. 按下快捷鍵F5,讓你帥氣播放投影片

想要播放投影片,卻因為緊張而忽然找不到播放鍵在哪裡?這時,只要按下F5,簡報就會從第一頁開始播放。若是想從「目前展示的頁面」開始播放,則可以使用Shift + F5。

周思廷 / 製圖

如果你已經報告到很後面了,但主管或客戶想要看你前面某一頁投影片的內容,一頁一頁往前翻可是很浪費時間的。其實,你只要知道那是哪一頁的投影片,按「數字鍵+Enter」,PowerPoint就會跳到指定頁面,讓報告更順暢,給人感覺更專業。例如,想要跳到第三頁的投影片,按3 + Enter就可以了。

周思廷 / 製圖

5. 切換畫面不必跳出,Alt + Tab讓你快速變換視窗

有時候,報告需要開其他檔案或網站等輔助。負責的報告者會先將檔案開好,但還是要跳出去PowerPoint來點選檔案。

如果想要讓報告的流程更加順利,或不想讓觀眾看到電腦桌面,這時可以使用Alt + Tab。此時,螢幕會呈現不同視窗的縮圖,再按左右鍵挑選要叫出的視窗,不必跳出投影片選擇。

周思廷 / 製圖

(本文取材自《超好懂商業入門簡報技巧》,東販出版)

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