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不能NG、無法出錯的專案管理!拆解「101跨年煙火」幕後工作

2019-12-12 03:59:12
Managertoday
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每到跨年,101煙火就是全台灣人關注的盛事。以管理的角度來看,這一場2300萬人緊盯的年度大秀,就是個不能NG、無法「出槌」的重要專案,負責主辦的101,是怎麼做到年年順利施放,為台灣揭開新年的序幕?

每到跨年,101煙火就是全台灣人關注的盛事。以管理的角度來看,這一場2300萬人緊盯的年度大秀,就是個不能NG、無法「出槌」的重要專案,負責主辦的101,是怎麼做到年年順利施放,為台灣揭開新年的序幕?

幾分鐘的煙火,花了近10個月的準備

台北101企業品牌傳播部副總經理劉家豪說,「我們一過完年,大概3月就要開始動工籌劃了。」為了那幾分鐘的煙花表演,101動員了商品部、大樓管理部、品牌傳播部等不同部門,組成跨部門專案小組,由品牌傳播部的人領頭,負責整體的規劃。

整個專案期程會從3月起跑,由101對外徵求煙火表演的提案和廠商,進行為期兩個多月的比稿、商談創意、煙火材料和相關的演出配套。這些提案最終會送交團隊審核,確保創意的執行性,選定團隊後進入價格談判,並協調執行的方式。

接下來,又是以兩個月為週期,101必須重新進行建築結構分析,評估施放煙火的安全性,同時,等待煙火材料運送到台灣。最後,真正著手準備煙火的架設,其實只有短短三個月。整個活動流程相當緊湊、繁雜,必須有良好的時間規劃能力,以及與國外團隊的協調合作,才能讓跨年煙火的活動能每年照著流程走下去。

年復一年的煙火秀,本來只是為了慶祝101成為世界高樓

高樓煙火的專業度其實很高,受限高樓建築的主體結構,煙火設計非常不容易。劉家豪回憶,當初是為了慶祝101成為世界最高樓層,才決定安排一場跨年煙火秀。有賴於101設計原理採用「每八層樓為一斗」的結構,每一斗都設有露天陽台做為逃生出口,其平台如同小型地面能架設鷹架,很適合做為發射地面煙火的場所,也能做出各種煙花堆疊燃放的效果。

沒想到第一次施放,就造成觀眾的熱烈迴響,使這個活動從2004年開始變成歷年儀式。它不僅成為台灣民眾共同記憶,並吸引眾多國際媒體關注,於2012年獲得CNN評台北市為全球十個最具特色的跨年去處,引領了世界高樓施放煙火潮流。

劉家豪笑說:「我們本來是做品牌形象,也不會放煙火啊。」但在言談間,他從容地提到各種煙火施放需要注意的細節,像是為求安全,101只能選用低空煙火施放;針對建築結構、風力和雨勢可能的影響到整個團隊的工作安全,都已經能一一細數,顯見101的品牌傳播部,已內建一套煙火施放的專案管理SOP,從煙火門外漢,變成專業的工作者。

煙火一施放完畢,工作人員還不能放鬆

101會和消防局合作,在101周圍拉出淨空的安全區域,並佈建巡查人力,在煙火施放完成後,即時回報現場是否有民眾受到落煙影響。落煙確認完畢後,還需到鄰近大型空曠的公園處巡點,確認所有區域都沒有殘骸和落煙,沒有任何安全疑慮才可以回去。另外,還有一批人力要跟著消防局到露台勘查,一支支盤點煙火的數量,挑出未點燃的煙火,拿去其他地方銷毀。

除了清查人員之外,101事前派出在不同據點拍攝煙火施放照片的攝影師也要及時回到101,把照片轉交給新聞組,才能在當晚選出適當的照片、編寫新聞稿給國內外媒體,完成宣傳的任務,「流程做完,大概要3、4點,天都亮了。」

2018,101還要突破,用社群活動拉近與民眾的距離

今年的101煙火,還要有突破。劉家豪表示,為求環保,將採用較少量的煙火數,但會加入燈光秀等演出,帶來101有史以來時間最長、近5分鐘的煙火表演。

除此之外,台北101自12/2起舉辦的「2018幸福共好」線上活動,透過Facebook鼓勵民眾在粉絲團內留言、許下新年願望,就有機會刊登在101外的LED燈牆,被更多人看見。消息一出,不到一個月就吸引上萬人加入粉絲團,更陸續成為明星粉絲的應援利器,像是韓國團體Super Junior粉絲的祝福就登上101,成員銀赫還在個人Instagram轉發相關照片,提高101的親切感及國際能見度。

劉家豪說:「101是台灣的著名地標,但他不是冷冰冰的建築,希望藉由這些活動,能讓101和台灣人的距離更近。」

賀大新 / 攝影