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沒時間休息、工作一下就覺得累?試試「積極休息法」包你不累不累

2017-12-27 編譯‧整理 鍾苡紅
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又到了一年歲末時,你腦海可能浮現兩個念頭,一是「天哪一年又要結束,距離業績達標還差一步!」二是「明年的業績目標已經訂出來了,一年比一年還要高如何是好?」,千頭萬緒加上頻繁應酬讓你疲於奔命嗎?

別擔心,我們沒有要叫你再做最後衝刺,而是教你如何在馬不停蹄的工作之中,保持彈力的休息,並透過轉換不同的活動內容減緩壓力,重燃對生活的熱情。

對腦力消耗者和一般坐辦公室的上班族來說, 不一定非要停止工作才算休息,而是切換不同的思考主題,就能讓大腦不同區域得到休息。 同理,比起放假、睡懶覺、出門狂歡放縱,多嘗試去做其他事情、運動、增加興趣愛好、多講話交流,反而可能令你更放鬆,而且會更有動力更有效率地繼續完成未竟工作。

1. 給想要啟發靈感的人:上網看 TED 演講

滑手機不難看到友人分享那些動人演說,但總是因為太忙而沒空看嗎?現在就是好時機!工作告個小段落,撥出 5 分鐘或 10 分鐘,看一段演說,不僅能增進商業英文知識,那些精彩故事和經歷也是你的最佳借鏡。

2. 給咖啡因成癮的人:邀一位陌生同事喝咖啡

心裡一直想著要和會計部的窗口建立關係,或是和業務部的同事交流互通,但卻一日拖過一日,仍待在部門的小圈圈內嗎?年終,鎖定一個想認識的對象,邀約他或三五人一起喝杯咖啡吧!

3. 給錯過黑色星期五購物節的人:買一些辦公桌裝飾品吧

花一點點時間上網瞎拼絕對不是罪惡,找一些可以改善工作環境的文具、擺飾或療癒小物,會讓你在年假回來工作崗位時,重獲新鮮感和刺激。

4. 給資深拖延症患者:用 A 項目拖延 B 項目

著有《The Art of Procrastination》一書的知名哲學家 John Perry 曾向《紐約時報》表示:「那些最具生產力的人,往往也是最嚴重的拖延者。」他建議 把一些艱鉅且沒有確切期限的任務放在待辦事項的最上面,並在列表的下方列出幾點可行的任務。

John Perry 點出,這麼做是為了順應我們的心理原則,不去「對抗」拖延,而是「接受」自己的做事習慣,並加以利用。因為人們在逃避那些「本該做的事情」時,其實已經完成了不少其他事情了。

5. 給喜歡幫履歷加分的人:學習新的技能

即使和目前的工作角色完全無關也沒關係,報名一場拳擊課、了解如何正確烹飪一塊牛排,或是去進修某一項特殊技能、考取一張專業執照,都能讓你的生活更加完整。

6. 給熱愛美食的人:制定 2018 年午餐計畫

吃膩了公司附近的餐館,想試試自己帶便當?制定為期一個月的午餐計畫,最好每天做完都拍照打卡記錄,可以更激勵你完成你的目標。

7. 給買到剁手指的購物族:整理你的桌面

年底絕對是大掃除的最佳時機,包含你的電腦桌面!換一張桌面背景,順便將桌面的圖標分類整理,小心不要誤刪重要資料,也不要捨不得和兩年前存的那些圖片告別。桌面乾淨了,心情也會更舒暢。

8. 給從不休息的工作狂:給自己一小時的完整午餐時間

如果當天沒有任何會議或急件,中午最好都放下手上工作,離開辦公室,吃一頓午餐,不一定要吃滿 60 分鐘,也可以去銀行辦個事情、附近小店散步逛逛。適時轉換環境,才能讓你真正緩解疲勞。

9. 給信箱需要改頭換面的人:退訂所有的廣告郵件

受夠了那些每天疲勞轟炸的廣告郵件?花一些時間取消訂閱,可以讓你的信箱更有條理。另外,盡量避免一直進去收信,可安排每天定時(例如早、中、晚 3 次)收發,給自己固定時段處理未讀信箱,其他時間則專心做事,可以讓你減去不少焦慮。

資料來源 / the muse

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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