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「想讓生活變簡單?別當老闆!」對工作感到迷惘時,該深思的 3 句話

2018-08-24 編譯‧整理 楊修
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如果將營運企業比喻成駕駛一艘船,在大海中向前乘風破浪,那領導者就是掌舵的船長。對船長來說,鮮少有人知道真正的終點在哪裡。不過,卻可以依靠已經成功到達目的地的前人經驗,幫助你度過驚濤駭浪、找到方向。

美國理財網站 LearnVest 創辦人艾莉莎・馮・杜蓓爾(Alexa von Tobel)就將不少卓越人士的名言列印後,貼在辦公室裡,在迷惘時幫助自己思考如何度過難關,她分享以下 3 句無數次啟發她的箴言:

1. 伊莉莎白・愛德華茲(Elizabeth Edwards)

「她站在暴風雨中,當風向不順著她,她就自己調整船帆。」 (She stood in the storm, and when the wind did not blow her way, she adjusted her sails.)

在瞬息萬變的商業世界,隨時要隨環境調整目標、做法,才能降低損失,跟上潮流。而領導者需要放下自戀的心態,擁有廣納四方意見的胸懷。舉例來說,你可能覺得自己的點子所向無敵,但最好參考數據認清現況,看看哪邊是弱項並加強;如果消費者不買你的產品,就迅速找出問題(像是推出其他產品)、調整行銷方式。

2. 亨利・福特(Henry Ford)

「不管你認為你做不做得到,你都是正確的。」
(Whether you think you can, or you think you can't -- you're right.)

領導者就是帶領眾人方向的北極星,需要你做出決定性的裁決,這時,你展現出來的態度影響著所有人。如果你從一開始就認為自己做得到,就會給予員工信心,跟著你奮力往前;反之,要是你讓眾人感到你也不確定,便引發員工憂心。因此,不論你做不做得到,只要篤定勇往直前的態度,就是正確之道。

杜蓓爾在創業之初,即使面對難關,也會表現出「奮力嘗試」「不接受『不』的答案」,讓員工認為她會帶著公司跨越每一道牆,使全員跟著她全力以赴。

3. 馬雲

「如果你想讓你的生活變得簡單,不要成為領導者。」

成為領導者,意味著生活將變得異常複雜,原因來自於壓力、艱難的決定、個人成長、大小成功的成就感與興奮感。尤其當你是新創公司的老闆時,往往需要犧牲假日、家庭時光來打理公司事務。

杜蓓爾在企業初創時,常是第一個捲起袖子打掃辦公室環境的人。此外,錯過好友的生日聚會、在周末處理工作更是家常便飯。誰說當上老闆就是過著翹腳命令員工、在辦公室數鈔票的生活呢?這一切可是在擔任企業家前,沒人告訴她的事。

位置愈高,責任愈大,這就是領導者的必備心法。

資料來源 / Inc.

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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