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為什麼寫下的目標常常不會實現?提高實現率的 DRAW 筆記法

2018-10-15 作者 電腦玩物
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勤作筆記,勤列待辦清單,常把目標寫在筆記中,但寫下來不一定會實現,除非你寫的夠清楚。

接下來跟大家分享的這篇文章,出自我 2018 年撰寫的《電腦玩物站長的筆記思考術》一書,裡面提到一個「DRAW 筆記法」(出自這篇文章:3 Mistakes You Make When Planning,我則在實踐後加上自己的一些解釋),用處在利用寫筆記提升目標實現率。我自己實踐這個方法許久,尤其在面對一些不確定、有難度的目標時,常常利用 DRAW 的筆記原則重新思考,幫助我更有效的推薦目標。

既然對我幫助非常大,便想說也分享到部落格文章中,給大家參考。

美國社會學家羅伯特 · 金 · 莫頓提出過一個非常知名的心理學現象:「我們很容易在不經意之間,使自己的預言成為現實。」一些先入為主的判斷,無論他們正不正確,都會因為這樣認知而影響到我們的行為,於是最後這個本來是「預言」的判斷,就變成了真正的現實。這個現象被稱為「自證預言」。

如果孩子偶爾偷懶不想幫忙打掃,你跟他說:「你就是一個懶惰的人!」只是簡單的負面批評,但不採取任何積極的改變行動,於是孩子聽久了,就真的覺得自己很懶惰,行為也開始愈來愈懶惰。

而另外一個正面的知名例子是,Rosenthal 與 Jacobson 於 1963 年在舊金山南部一所小學進行的實驗,他們隨機挑選了智商高與低的學生,但是告訴老師說,這些都是高智商的學生,可以給他們更進階的訓練,結果經過一年,他們重新去調查這些學生,發現這些學生的智商都真的變高了。

你的認知,就是自我實現的預言。這樣的效應就被稱為畢馬龍效應(Pygmalion Effect)。

於是,開始常常看到向後面這樣的夢想筆記說法:只要寫下來,就會實現。但真的是這樣嗎?當然不是的。

一、只是寫下來,什麼都不會實現

但如果真的要讓改變發生,還有一些關鍵。

回到前面那個學校的例子,為什麼因為老師認為學生智商高,結果一年之後,學生的智商真的提高了呢?因為當老師覺得這些學生是可以栽培時,開始為他們設計更能刺激成長的課程,並且願意更耐心的解答他們的問題,漸漸的學生在每一次的小成長中,也覺得自己是高智商的學生,更願意去學習,於是,最後這個「預言」便成真。

並非只是老師認為學生智商高,學生就忽然變成智商高的。

回到我們談論的筆記方法上,我有一個計畫、一個夢想,我把他寫在筆記上,每天看到他,一直看一直看,是不是我的夢想有一天就能實現呢?

我不會說完全不可能,有可能可以,因為起碼寫下來後,你確實就記住他了,比起忘了有這個夢想,比起忘了你要變成什麼,當然無論如何記住了,就從 0% 提高到 1% 的完成機率,但真的完成也大多是運氣。不過,

我們卻可以真的透過「有效的筆記」,來提高我們的夢想、目標的完成率。關鍵在於,不是寫下來,而是要寫清楚。

二、為什麼我的計畫失敗率很高?

筆記的關鍵,是寫下你想改變的行動。但問題來了,我們很可能會發現,這些行動清單跟我其他專案的待辦清單一樣,列是列了,真正被執行的機率卻很低,於是很多計畫雖然寫下來,最後還是胎死腹中。

這是因為,我們其實也都很會列行動,但問題就是我們太快列行動了,事實上還沒在筆記想清楚,於是最後都是失敗與不會做的行動,只會造成犯錯、壓力與拖延。

我將寫在筆記中的夢想常常胎死腹中,歸納成 4 個原因。

1. 沒有想清楚自己真正要什麼

我們很容易有願望、夢想、想做的事情,但我們通常沒有「為自己設想」。這是什麼意思呢?

例如看到臉書上很多人在分享讀書心得,於是筆記下我也想養成讀書習慣,但是為什麼呢?你想像的是什麼樣的讀書習慣呢?你想從閱讀獲得什麼?你想透過閱讀變成什麼樣的人呢?以及你想像的閱讀情境是怎麼樣的?

如果沒有把這些想清楚,沒有在筆記中做這些思考,只是單純寫下夢想,那麼有可能那本質上不是自己需要的,反而一直記住只是增加自己做不到的壓力。也有可能你還沒發現改變後可以帶來的價值,於是寫下來的願望其實沒有帶給你動力。

2. 沒有想清楚達成的可能道路

要達成一個願望,可能有不同但都可能的道路。要完成一個專案,可能要經過好幾個階段的路途。但是我們通常都只想到一條路,或是只想了一個最簡單的階段。

這樣一來,當我的夢想卡關,我就覺得要放棄了,我就失去動力了,因為我沒有想清楚還有其他的道路可以嘗試。

或是一個困難的專案漏洞百出,導致最後無法實現,很有可能是因為我只是埋頭去做,卻沒有想清楚每一個需要關照的環節與階段,最後在我沒有想到的路上卡關。

3. 沒有想清楚需要採取的所有可能行動

雖然我們列出了一些看起來不錯的行動,但要不就是拖延這些行動,要不就是這些行動太困難,而我不知道怎麼開始。

這其實是前面兩個問題的延伸,因為我們太快列出行動,導致我們沒有列出真正更簡單、更有效率的行動是什麼。

4. 沒有想清楚需要面對的可能問題與風險

另一個我們常常在夢想與目標前退縮的原因,在於這些計畫都有不確定性,都有風險,看起來都好像有些問題。

但這時候我們常常選擇對這些問題「置之不理」,我的意思是不在筆記上想清楚,而任憑我們的腦袋「一直想一個模糊而不確定的風險」。

這樣一來,寫下來的夢想,不僅不是自我實現的預言,還是讓我們想逃離的黑洞了。

三、提高實現率的 DRAW 計劃筆記法

所以,讓我們對症下藥,用「DRAW 筆記法」來提升你夢想筆記的成功率。

「DRAW 筆記法」分別是指:
- Destination 確認目標
- Roadmap 畫出路線圖
- Action 列出行動步驟
- Warnings 評估風險

1. Destination 確認目標

我想要達成的目標,達成後是什麼樣的具體景象?這個目標對我來說的價值是什麼?筆記這個夢想,是因為我想變成什麼樣子的人?前後我要有什麼樣的改變?

想清楚自己所要的方向,這樣即使迷航時,還知道怎麼樣回到正軌,也就能朝著真正夢想的方向前進。

2. Roadmap 畫出路線圖

可是最好能在出發前,先畫出我和目標之間的地圖。這樣就算一時走錯路,我還知道怎麼回到主要道路上。

3. Action 列出行動步驟

然後我才列出真正的行動步驟,並且想辦法找出最適合自己當下執行的那一步。

4. Warnings 評估風險

最後一個思考,很重要,但很容易被忽略,因為夢想的熱情會讓我們想要忽略可能的問題,但不去想,問題不會消失,反而成為心中的石頭,愈來愈重,壓力讓熱情消失,甚至一不小心就被絆倒。

但任何夢想和目標,不是都有風險嗎?而且都有一些一定存在的不確定性和問題,不一定都能解決啊?

這裡不是要你去解決問題,而是要你「寫下來」,把可能的問題想清楚,想清楚問題真的發生時,如何預防?如何補救?可能承擔多少失敗?

小結:寫清楚,就是自我實現的預言

把夢想寫下來,不會自我實現。但是:寫下目標、寫下地圖、寫下行動、寫下問題,就會成為實現的預言。

因為當我寫下明確的目標,我就會朝著那麼方向前進。當我畫出地圖、畫出道路,我就知道可以採取哪些應變的行動。當我寫下問題,我就做好心理準備,風險也可以承受,並且知道如何回到我的地圖道路上。

所以,確實的,夢想筆記要把他寫下來,而且要寫得夠清楚,他就會成為你自我實現的預言。

我自己總是運用「DRAW」這個簡單口訣,來檢驗自己目標的可行性,而且常常管用。

有興趣的朋友,還可參考我的這些思考:[我從寫部落格經驗裡,學會自我實現日記的寫作關鍵]、[設定未來目標的真正價值:「改變當下現實感」的最佳手段]、[ 理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單]。

(本文出自 電腦玩物

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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