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攝影/侯俊偉

兩岸市占第一!Accupass 靠兩大策略,躍升最大活動平台

2018-10-31 採訪‧撰文 陳彥丞
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當公司發現核心業務容易被取代,為了經營下去,要不找尋新的出路,就是探討既有業務的附加價值。而 2010 年以活動通(Accupass)起家的盈科泛利,就選擇替核心服務找到新價值。

由於他們原本專注的電子票券技術並不困難,不是只有他們提供,使得 2014 年成長開始趨緩,加上 2012 年進軍中國之後,面臨激烈競爭,勢必要改變。

「我們還能協助主辦單位蒐集哪些資源?」 Accupass 活動通亞太區總經理黃柏翰問到,他們回到當初創業的起點,確實挖掘客戶的痛點,設計出完整解決方案,成功帶領他們殺出紅海。

去年盈科泛利損益兩平,在台灣一年協助舉辦的活動超過 5 萬檔,中國姊妹 App「活動行」更是單月超過 5 萬檔,成為兩岸最大的活動平台。當外界眼光放在他們成為中國市占第一的光環時,黃柏翰分享了鎂光燈背後的實際做法。

解決主辦方的兩大痛點:人員有限、難創造回流率

黃柏翰與團隊重新思考,活動通要能夠持續服務客戶,就得要有足夠多的活動主辦單位。因此,要幫助這些單位「永續經營」,提高舉辦活動的效率與效益,才有辦法回過頭讓活動通跟著成長。

而電子票券只是增加效率的一種工具,並非活動成功的關鍵。「如果只能提供工具,」黃柏翰說,「就像是拿很貴的釣竿,給不會釣魚的人一樣。」因此有好的工具之餘,更要提供好的協助,這促使他們得找到客戶真正的痛點。

首先,一間公司內負責活動策展的單位,通常是只有規畫者、創意者的輕組織。為預防人事成本過高,比較不會把所有實際執行活動的工作者,像是負責尋找場地、行銷宣傳等,都納入組織當中。因此,要找到各式各樣符合品質、需求的人力,便是一大難事。

針對這些痛點,活動通開始拓展他們提供給客戶的服務。最基本的是回到活動工具,除了電子票券,導入許多「活動科技」,包含臉部辨識進場系統,或可以在會場中支付的手環等,讓主辦單位能在活動通這裡一次購足所有服務,省去找尋不同軟硬體供應商的困擾。

接著活動通本身除了能報名活動,或作為票券載體,更重要的是這裡擁有 130~150 萬名用戶,等於多了一個行銷管道。黃柏翰表示, 幫忙主辦單位在外部社群媒體投放廣告只是基本。他們本身的網站,已經成為台灣各大活動的入口,便能針對不同屬性的活動,投放活動訊息給適合的族群,提高報名與出席人數。

整合講師、場地等數據,精準招生、擴大活動規模

第二個讓主辦單位頭痛的問題,是難以蒐集、分析參加者的資料。過去參加者就像流水,幾個小時的活動過去之後,就斷了聯繫,沒有辦法再和他們產生交集。這對於要預測未來活動人數、找到正確族群投放廣告來說,都是不利的因素。

當然,活動通最寶貴的,還是過往舉辦各式各樣活動所累積下來的經驗,因此他們會提供兩個方向的顧問服務。首先是各類實體資源的彙整,包含場地、講師到活動攝影,都集結成一份名單,供合作的主辦單位使用。

其次則是數據分析,黃柏翰提到多數主辦單位對於數據是陌生的,例如有些每年都會舉辦的活動,幾乎都會有隔年度參與人數成長、愈辦愈盛大的壓力。

因此活動通會先詳實統計,過去從籌備到正式舉辦之間的報名情形,抓出高峰和低谷,藉此判斷宣傳活動適合在哪些時間點實行,效益較高。另外,他們也建議主辦單位提早售票,甚至在今年活動結束時,就馬上釋出明年的消息,給予優惠代碼提高參加者的意願。

然而,多數公司都會把活動外包給行銷、廣告公司舉辦,為什麼活動通認為客戶還會使用這些額外的服務呢?

「我們比較類似軍火商。」黃柏翰帶點誇張,「販售武器讓他們有能力去說服客戶。」事實上,許多行銷、廣告公司就是活動通的客戶。他強調,他們之間並不是競爭關係,行銷、廣告公司有更微觀的產業觀察,知道不同產業辦活動時在意的細節,而活動通則有整體舉辦活動的經驗,雙方必須互相交流、合作。

這也回扣黃柏翰對活動通未來的期許,他們要成為主辦單位和各種資源之間的媒合者。

針對客戶痛點,提供更多元、實用的服務

活動通有辦法從一開始專做活動售票的業務,到提供舉辦活動的完整解決方案,靠的是找到客戶痛點,並以工具為起點,延伸出 3 種面向的服務。

1. 活動行銷
可針對活動通特定用戶投放廣告,也能操作社群、代言人等行銷手法。

2. 活動工具
提供電子票券外更客製化的工具,例如替論壇製作專屬 App,可納入議程與演講內容。

3. 活動顧問
網羅場地、餐飲等實體資源,並提供數據分析服務,了解報名情形、參加者樣貌等資訊。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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