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管理者的行事曆,該怎麼規畫?年、月、周計畫一次教會你

2019-10-16 20:34:08
Managertoday
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各式各樣的會議、老闆交付的臨時任務、解決部屬需求,被這些行程塞滿一天,最後往往得靠加班才有辦法完成分內任務,這是許多初、中階主管的寫照。

(本文出自《經理人月刊》2019 年 2 月號,封面故事:修練成功的 33 個細節

各式各樣的會議、老闆交付的臨時任務、解決部屬需求,被這些行程塞滿一天,最後往往得靠加班才有辦法完成分內任務,這是許多初、中階主管的寫照。

想突破這樣「無用忙碌」的困境,一份 「關注部屬」 的行事曆便是最有效的工具。

《為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆》作者田島弓子表示,過往行事曆的寫法,工作者會聚焦在自己身上,寫下自己該做什麼、要完成什麼,但當身分轉為主管之後,要達成的目標不再是個人績效,而是提升團隊整體表現,因此行事曆的任務,應該要轉變為追蹤團隊與部屬的進度。

身為管理者,除了自己的排程,更要寫下「管理」行程 ,包括要指派哪些工作給部屬,或是哪些時機點得檢核任務等內容,讓行事曆像是得以俯瞰戰場的沙盤,隨時掌握團隊工作狀況。

再來,她建議主管要公開自己的行事曆,像是寫下主管層級才能參加的會議,並註記會議內容。這有助於部屬理解公司的決策,也會認為主管是因為相信自己才公布資訊,透過分享來增加信任感。

三種周期行事曆,管理團隊、達成組織目標

1. 曼陀羅九宮格,訂定年度目標

行事曆的第一步不是從「周」開始,而是先訂定這一年的目標。如果苦惱於無法構思目標,可以採用曼陀羅九宮格,先寫下主目標,並在周圍填上 8 個次目標,再延伸出這些次目標的 8 個達成方式,就能系統性整理年度計畫。

經理人月刊第 171 期

2. 月計畫行事曆,控管專案進展

結合月計畫與甘特圖(Gantt Chart),用線條標示正在執行或準備處理的任務。其中有 3 點要特別注意:

經理人月刊第 171 期

3. 周間時程表,抓緊自己與部屬進度

先在右側寫下本周業務內容,由上而下分成 3 區塊:這周預計要執行的「本周計畫」、應該要完成的「本周工作」以及各部屬應達到的目標,接著再把這些待辦事項填回左側,別忘記除了自己的排程,還要寫上要提醒部屬的任務,或部屬的重點工作,才能控管團隊目標。

經理人月刊第 171 期