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賀大新 / 攝影

小細節,決定別人對你的評價!百事集團總監:和客戶開會的點心、擺桌,我都管

2019-03-14 採訪‧撰文 陳彥丞
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(本文出自《經理人月刊》2019 年 2 月號,封面故事:修練成功的 33 個細節

街上民眾都用厚外套裹著身體時,百事集團大中華區客戶和銷售發展資深總監黃珮婷,穿著一件露肩的小禮服到採訪現場,衣服上還印滿各式各樣的報紙,她笑說,這是特別為受訪設計的款式。

黃珮婷在 2018 年底出版《下個十年,你在哪?》,書中濃縮了她從寶僑、肯德基、雅詩蘭黛到現在百事集團的行銷和業務經驗,不論從書中的文字,或是對服裝搭配和外表的重視,可以知道她是個小事、細節都不放過的工作者。

不過臉書(Facebook)執行長馬克.佐克柏(Mark Zuckerberg)和蘋果(Apple)創辦人史蒂夫.賈伯斯(Steve Jobs),這兩位大家都不會否認的成功者,穿衣上出名的簡單,永遠都是同一套服裝亮相,為什麼她卻選擇花時間在穿衣與搭配?

外表也是履歷一環,從穿著展現專業態度

黃珮婷表示,剛進職場時也不特別在意自己的打扮,直到有同事告訴她工作已經做得很好,為什麼不讓自己穿得更專業一點,才認知外表的重要性。之後轉戰美髮和美妝產業,更了解 「外貌同樣是工作的一環。」

「如果自己都不覺得漂亮是一件重要的事情,誰要跟你學保養、化妝?」

她曾經負責多項美髮產品,為了實際感受消費者的痛點,她還燙了一頭捲髮,了解自家產品的使用情況。

她表示,如果自己做過美妝行業,外人卻沒有辦法發現,這段經驗就太可惜了,因此不只是工作能力可以帶著走,對她來說,外表也是展現自我履歷的一種方式。

或許有人會質疑,每天決定要穿什麼很耗費時間與心神,「但我每天化妝不超過 5 分鐘,」她澄清,各種場合適合的搭配她早已熟記,不會花太多時間挑選衣服。

多一分體貼主管的心,工作就多一分順暢

外表只是黃珮婷重視的細節之一,工作與時間安排上,她也有一套心法。例如和上司相處,把對方當成自己重視的對象,你就會願意多注重一些細節。

像是她和長官們到國外參加會議時,因為中場休息時間很短,上廁所、拿咖啡和抽菸難以同時進行,這時候不抽菸的她,會主動替主管準備咖啡。所以在會議開始前,她就先和負責咖啡的吧台人員打好關係,休息時間一開始就能請對方做,等到上完洗手間回來之後,便可以端著泡好的咖啡回到座位上,節省大家等待的時間。

此外,黃珮婷指出,

有些工作者眼中麻煩的「小事」,其實是成大事的敲門磚。

例如她曾接待一組中國客戶,親自籌備會議,連會議桌擺設、餐飲點心等都要經手。

有同事就問她:「總經理也要管這些嗎?」她回答只有做好基本功,客戶才可能正視你的提案,如果連這些瑣事都處理不好,即使提出的內容再怎麼好也不會有人埋單。

最後她也提醒,雖然這些生活、工作上的細節,可以成為他人的參考,卻不見得是唯一的正確答案,每個人都應該觀察自己的工作內容,找到自己需要重視的細節。

工作心法

Tip 1

服裝搭配要留意場合,例如簡報時,太長的耳環會干擾視線。平時工作不要同時配戴太多飾品,顯得雜亂。

百事集團黃珮婷工作心法.png
經理人月刊第 171 期

Tip 2

她習慣每天寄一封 email 提醒自己,主旨是今天的待辦事項,更新、梳理今天要做的事,避免遺漏重要事項。

百事集團黃珮婷工作心法_1.png
經理人月刊第 171 期

黃珮婷

1975 年生,政治大學國際經營與貿易所碩士,擁有豐富行銷與業務經驗,曾任寶僑家品(P&G)品牌經理、肯德基行銷總監,台灣百事總經理。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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