Managertoday 經理人

為什麼跟他講話這麼累?沒效率的對話,是因為你沒想過這 4 件事

2019-12-14 12:48:27
Managertoday
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有效的溝通能減少工作壓力,並促進創造力、生產力,甚至讓你和同事、上級的關係更緊密。這道理人人懂,卻不一定都能做到,特別是與不同「溝通習慣」的人碰在一起,講沒幾句話,可能某一方心裡早已一堆黑人問號,不斷想著「天啊,他到底在說什麼?」

有效的溝通能減少工作壓力,並促進創造力、生產力,甚至讓你和同事、上級的關係更緊密。這道理人人懂,卻不一定都能做到,特別是與不同「溝通習慣」的人碰在一起,講沒幾句話,可能某一方心裡早已一堆黑人問號,不斷想著「天啊,他到底在說什麼?」

為了減少溝通盲點,領導力教練、暢銷書作家 Mark Murphy 將溝通方式歸類為 4 種:分析型、直覺型、實際型、個人型,他說,4 種方式沒有優劣之分,但如果你採取了對溝通對象無效的方式,恐怕就無法正確傳達你想表達的意思。

以下介紹 Murphy 提出 4 種溝通方式的優缺點,以及遇到不同的溝通對象該如何應對:

一、 分析型:數據至上、任務明確

分析型的溝通者,喜歡明確的數據、數字,不喜歡天馬行空的發散思維,無法忍受情緒式的討論,認為邏輯才是最重要的。譬如,他不要只聽到「業績上升」,而是要知道上升了多少。

這樣的人不易受到情緒影響,在處理事情上頗有效率,但有時會被認為有些冷酷和不近人情。

與分析型的人一起工作,你可以:

  1. 盡可能提供越多細節
  2. 設置明確的期待值、目標和任務
  3. 讓他們有足夠空間獨立作業

與分析型的人一起工作,應避免:

  1. 用模糊、感性的方式溝通,例如「我認為」、「我覺得」、「我想…應該…」
  2. 將他們對工作(特別是數據量大的工作)的反饋當作批評

二、 直覺型:著重大局的思考者

比起數據、細節、流程,直覺型的人更重視大局思考,可以直截了當發掘問題核心。當你需要馬上有回覆時,或需要有能夠跳脫框架的想法時,這樣的人會給你很大的幫助,但如果你拿太細瑣的問題諮詢他,難免會有些不切實際。

與直覺型的人一起工作,你可以:

  1. 緊扣主題,保持高層次討論
  2. 做好準備,回答溝通期間不斷冒出的問題
  3. 盡量不討論細節(可以留待之後用 email 溝通清楚)

與直覺型的人一起工作,應避免:

  1. 討論太多細節(已經強調很多遍!)
  2. 給予太大的承諾(他們可能著重大局,但忽略了細節影響的可行性)

三、 實際型:按部就班

實際型的人講究流程、細節,特別愛從規劃開始做事。譬如,當他從中間加入聊天,會希望可以從頭再聽一次,以免錯過任何有用的細節。

在職場上和這樣的人做起事來會比較輕鬆,因為他了解每一個步驟及流程,可以很快地將你擺在正確的位置上,並告訴你如何達到目標。但是,有時和這樣的人做事也會覺得無趣,因為他實在太重視細節了。

和實際型的人一起工作,你可以:

  1. 試著當個積極的聽眾,可以覆述他們說的話以及詢問相關問題
  2. 要有預期他們會詢問細節,即使你只是在腦力激盪的階段

和實際型的人一起工作,應避免:

  1. 逼他們盡快完成或做決定
  2. 以為他們完全認同你的想法(他們的批評或反饋可能都是針對各個流程或步驟,而不是整體)

四、 個人型:以資訊交換建立關係

個人型的人重視人與人的互動、關係和感性語言,他們是很好的聽眾、衝突調解者,因為他們重視人的情緒與想法,通常是團隊裡的黏合劑,讓團隊可以更團結。不過,並不是所有人都喜歡,因為其他溝通方式的人或多或少都不想讓感性主導溝通。

和個人型的人一起工作,你可以:

  1. 讓談話輕鬆隨意
  2. 當他們問你「感覺如何」,或在討論公事時涉及個人層面,請不要覺得被冒犯
  3. 在談話後透過 email 說明清楚細節(因為談話過程中他可能不會太重視)

和個人型的人一起工作,應避免:

  1. 對他們低聲下氣或過於悲觀(他們比起他人更重視「共鳴」)
  2. 盡可能讓談話聚焦在事實或統計數據上
  3. 抓住他們跟你一起審視細節項目

一天有許多事要處理,甚至有許多郵件等待回覆,一般人每天可能只有一個多小時可以全神貫注,因此,有效率的運用時間更為重要,而掌握這些溝通方式,不僅可以讓你檢視自己屬於哪種溝通者,更可以讓你辨識職場中不同的人,掌握與他們溝通的祕訣,知道他們或你自己到底在說什麼,提升溝通效率。

資料來源 / FastCompany