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史上最難到的盛會!屏東燈會如何吸引 1000 萬人朝聖?幕後推手透露 3 個關鍵

2019-03-13 採訪‧撰文 林庭安
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「我屏東,我驕傲!」這是 2019 年台灣燈會落幕,屏東縣長潘孟安對大家說的話。今年適逢台灣燈會 30 周年,卻辦在一個沒有高鐵站的縣市,從地理位置、交通、資源等條件來看,屏東舉辦燈會的「先天條件不良」,讓外界始終不看好。

「到了開展前一天,我們都還是沒信心。」負責整合中央部會資源的總召之一、桔禾創意執行長張漢寧坦言,不只是外界,就連他們自己也擔心,大鵬灣這麼遙遠,真的有人會來嗎?

然而,正是因為外界的不看好,才讓屏東能扭轉劣勢,造就這次燈會的成功。

以結果論來看,為期 17 天的燈會活動,在國內累計 1339 萬人次入園,創造逾 130 億商機;對外不只得到外媒關注,展出的花燈也受邀至丹麥、馬來西亞、日本等地參展。這次被譽為「史上最美燈會」的屏東燈會,靠什麼吸引眾人前來?

把「台灣燈會」視為一個品牌,先找出核心價值,再溝通細節

張漢寧解釋,過去的燈會幾乎都是辦在高鐵站附近,找一大塊空地、整平、布展,今年首次選在國家風景區舉辦,問題不只是「難抵達」而已,還牽涉環境保育,裡面還有一個 BOT、由民間公司經營的國際賽車道。

這次統籌燈會,團隊除了須與交通部觀光局、屏東縣政府溝通,還要加上大鵬灣國家風景管理處、大鵬灣國際開發公司兩個窗口,四方都獲得共識後,才有辦法落實執行,溝通的難度大幅增加。

為了做出四個單位一致認同的提案,張漢寧與另一位總召、樺致形象設計創意總監楊佳璋運用過去打造品牌的經驗, 將「台灣燈會 30 周年」視為一個品牌,從人、地理、產業三面向蒐集屏東的資料,才確立此次燈會的核心價值:跟在地連結、讓地方有自鳴性、依地景地貌規劃。

一旦各方單位都能認同這些核心理念,在溝通細節時較能凝聚共識。這也是為什麼這次燈會能突破過往慣例,不斷開創新例的主因。

1. 不用生肖當主燈!以在地特色為主視覺,喚起地方認同

張漢寧表示,「台灣燈會已經做了 29 年,每年主燈都用當年生肖做主視覺,這樣也重覆了兩輪。」再加上,每次燈會結束還必須找地方安置主燈,還要再多一層花費。他們心想:難道沒有別的做法?

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捨棄生肖、選用屏東特色「黑鮪魚」做為主燈,並開闢「海上」展區。
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回歸燈會品牌「與在地連結」的核心價值,他們最終以屏東特色「黑鮪魚」做為主題,成功獲得在地人認同,有意願將花燈現地保留,成為東港下一個地標,為觀光經營盡一份力。

楊佳璋指出,這次以在地名產做為視覺發想,他能充分感受到當地民眾真的有認同感。以主燈《巨鮪來富》來說,他就看到民眾很自豪地跟其他人介紹:「這是這次的主燈,它叫來富啦!」

2. 搭配地景設計展覽動線,讓「限制」成為創新的動力

除了打破過去以生肖為主軸的慣例,這次在國家風景區舉辦燈會,也帶來多項創舉。「是優點,也是缺點,」張漢寧指出,在國家風景區辦活動,有自然風景、夕陽、海景、椰子樹與棕梠樹……,但是因為風景區已經有既定設施,在動線規劃上有其限制。

不過,限制就是創新的開始。他們一開始就取得「不砍樹、依地景地勢設計」的共識,遇到大鵬灣國家風景區裡有個國際賽車道,可能阻礙參觀燈會的動線,就讓思緒轉個彎,把主燈挪往海上,讓民眾在觀看時,搭配大鵬灣的夕陽、跨海大橋。

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搭配地景設計,做出融合當地的花燈。
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在日治時代,大鵬灣曾是水上飛機訓練場,這次的主燈,就是一半建在斜坡道上,一半建在海上。「海」「陸」都有花燈,「是不是還能延展到空中?」視覺從陸地、海上,一路延伸到空中,就是此次燈會表演層次特別多元的原因。 「雖然這次有很多『第一次』,但對我們來說,只是善用地方特性。」 楊佳璋表示。

3. 邀請藝術家現地創作,呈現白天也能看的花燈

堅持依照地景設計的概念,他們捨棄過往「花燈做好再拿來擺設」的方法,直接邀請藝術家駐村創作,楊佳璋指出:「對當地夠了解,東西做出來才不會突兀。」他們也事先跟藝術家溝通:必須設計出「白天也能賞燈」的作品。一來是希望民眾欣賞到大鵬灣的夕陽,感受當地氛圍,二來是擴大賞燈時機、分散人潮,也因此讓民眾提早來到會場,帶動周邊觀光商機。

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屏東燈會的花燈,白天也值得觀賞。
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回頭看這次燈會的成功,有各方不斷來回溝通,也是各方努力的加總。張漢寧表示,一開始外界認為燈會規畫有套既定模式,開會時常聽到「以前不是這樣……」「往年都……」的對話。但確立了燈會品牌想呈現的核心價值、不斷溝通後,許多提案總算獲得首肯。

這次在與公部門合作後,他發現公部門願意改變,再加上觀光局的態度是希望台灣燈會 30 周年,能做出不一樣的事情,「我們這次就是創造台灣燈會的先例,讓燈會能再走 30 年。」

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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