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主管常說的 10 句口頭禪很傷士氣,尤其第 2 句要小心

2019-11-17 18:04:45
Managertoday
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身為主管,任何說的話、做的事都會影響員工,尤其在隨時能出口的話語上,更要小心謹慎。

身為主管,任何說的話、做的事都會影響員工,尤其是隨口說出的話,更要小心謹慎。

神經科學研究早已證實語言、文字、語氣會立即影響人們的大腦,觸發情緒。不論你是否自認是個情緒化的人,大腦就是會隨時受到影響,因此每次說話前,都要注意,有些話看來無害,卻可能打擊員工,或為公司奠定失敗文化的基礎。

對此,企業顧問 Marla Tabaka 在 Inc.com 上舉以下十個句子為例,希望大家避免這樣說話。

1.「我想賦予你做……的權力。」

這看似只是談論授權,無害的句子,但 Marla Tabaka 認為,這會削弱其他個人的力量,並營造一種相互依賴的氛圍。如果員工覺得他們需要你的意見、指示才能去做一些有意義的事,他們可能會猶豫要不要自發性地展開行動。

如果你是要授予員工權力,並讓他們自己負責,可以試著說:「主導這個項目能讓你獲得經驗、幫助成長,能力更進階。我們每周討論一下,你有任何問題都能問我。」

2.「你可以做得更好。」

說這樣的話並不會讓人們進步,聽到這個,員工反而會變得沒信心,這對你們要經手的項目來說絕對不是好事。

如果是要激勵團隊,可以用他們曾經的佳績提醒他們, 「還記得上個月的 XX 案嗎,你做的實在很棒,這次的案子也快達到目標了,我很期待看到成果。」

3.「我只有一分鐘,你需要什麼?」

你的員工、你的團隊是你工作最重要的一部分,一定要花時間傾聽他們的心聲。雖然有可能剛好某個員工在你要去開會時找你,你確實沒空,但可以用其他方式來表達,而不是用這樣的句子讓員工覺得他自己無足輕重。

在這種情況下,你可以說,「我想好好聽你說,我們可以約 X 點談嗎?或是你只需要一分鐘?」

當你的大門總是對員工敞開,他們也會同樣待你。當然,身為主管,要處理的事情繁多,時間寶貴,所以,不妨利用每天上午的開會時間,讓大家簡短報告工作進度,你也能適時幫助他們解決問題。

而在其他時間面對員工時,也要注意傾聽,並且小心說話的語氣和內容。

4.「你穿這樣很好看。」

雖然很多人欣喜別人對他/她外表的讚賞,但當你要稱讚員工時,最好還是著重在工作表現。因為長期下來,被稱讚工作做得好比打扮得好更能激勵員工進步。

5.「抱歉插個題外話……」

要開一個有成效的會議,設定並且照著議程走很重要,可以避免漏掉重點事項以及掌控時間,如果突然插進跟會議內容無關的話題,便會破壞會議的效率。

如果你喜歡分享小故事,就在下次會議排上一段時間讓大家都能分享,如果你是突然想到某個跟公司有關的議題,先別急著插話,寫下來,安排在下次會議時拋出來討論,或是等當前的議題結束再提出。

6.「沒事的,不用擔心。」

通常會說出這句話,代表情況並不好,譬如一個員工犯了代價高昂的錯誤,或是在你最需要他們的時候,他們卻提出要早退,而你回答「沒事的,不用擔心。」,並不能解決問題。

你應該做的,是讓他們也跳進來與你一起思考該怎麼做、怎麼解決問題 ,如果事情真的不需要擔心,那就更不需要用這句話回應了。

7.「別把私事帶到工作上。」

在工作場合裡,多數人沒辦法做到百分百專注在工作上,而不受個人事項干擾,當你有沉重的心事時,分心和壓力也會隨之而來。當你發現員工有這些情況時,比起要求他們分清公私場合,不如鼓勵他們適當休息、和同事分享心事或去運動一下,讓他們可以釋放壓力。

不論怎麼做,重點在於要讓員工感受到你對他們的關心與支持。

8.「現在這樣就可以了,我再來改。」

可靠的員工不會跑來找你解決問題,他們會想跟你溝通想法或希望你可以指明方向。而許多企業家會把責任和重擔都挑在身上,讓他們的員工不用煩惱;也有許多人是覺得自己沒有多餘的時間去教導員工。

其實,發現任何問題,馬上改或溝通、指導就對了,不要怕麻煩,這樣團隊才能進步,你也才會更省事。

9.「試著跳出框框思考。」

如果你是想要激勵團隊放膽思考,可以用簡單的句子像是,「接著呢?還能怎麼做?」或「如果沒有那些限制呢?」鼓勵他們創新。

10.「你做得很好。」

如果員工真的做得很好,應該可以稱讚的具體一些,讓他們知道自己究竟是哪一部分表現特別優秀。如果其實他們沒有做得很好,可以讓他們知道他們哪些地方是好的,哪些地方要改進,可以試著用引導性的句子讓他們說出自己的想法,譬如:

「貝瑞,這份提案寫得不錯,我特別喜歡你把 X、Y、Z 包括進去,我想知道你還會怎麼延伸。」

或是「史特拉,客戶特別喜歡跟你交流,他們很想知道我們之後會怎麼樣讓帳戶再升值,我想聽聽你的想法和計劃。」

以上就是 Marla Tabaka 舉出讓管理者特別注意的溝通方式,在每次說話前,可以先想想會得到什麼回饋,思考這樣的說話方式會鼓勵還是打擊員工。這會需要多一些練習,但絕對是值得的。

資料來源/Inc.