Managertoday 經理人

安排一周工作時程,你都如何開始?職場上機伶的人,會先掌握「這件事」

2019-11-13 08:03:16
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-06/img-1559795960-40583@900.jpg
在商場上的「體貼」中,最重要的就是:掌握上司、顧客或其他共事夥伴的工作時程。 這裡所說的「掌握工作時程」,指的是事先了解 「對方的優先順序」。

商場上的「體貼」,最重要的就是:掌握上司、顧客或其他共事夥伴的工作時程。 這裡所說的「掌握工作時程」,並非要你像祕書一樣,不斷地確認對方的工作行程表。

所謂「掌握對方的工作時程」,指的是事先了解 「對方的優先順序」

做事不懂輕重緩急的人,乍看之下工作相當拚命,卻總是無法準時完成工作,也無法得到周圍的肯定。

因為,所有工作都是先從「決定事情的優先順序」開始。

1.比起訂自己的優先順序,更需要掌握主管的優先順序

訂出自己的工作優先順序固然重要,但在職場上,你更需要準確掌握的是 「上司的優先順序」

假設上司交辦一項工作給你。此時你應該先思考,對上司而言,這項工作有多重要。愈重要的工作,就該愈早完成。

有些人會自作主張將上司交辦的工作往後延,但對上司來說,這可能是必須最先完成的工作,像這樣因為雙方認知不同所導致的問題其實屢見不鮮。

換言之,正確地評估被交辦的工作該何時完成,並在期限之前完成任務,也是一種「體貼」。

評估的標準可分成下列 5 個階段:

  1. 1 小時以內
  2. 半天內
  3. 1 天以內
  4. 隔天
  5. 1 周以內

(期限若比這 5 個階段還長,就是與當下的優先順序無關的工作)

每次都用同樣速度處理被交辦的工作,算不上是體貼的人。

主管明明希望你「1 小時以內」完成,結果你卻拖到「隔天」才完成工作,只會造成主管的困擾。

相反的,不了解主管的優先順序,明明不緊急卻丟下其他重要工作,拚著在「 1 小時以內」完成,最後只得到主管一句「不好意思,其實我沒這麼趕啦……」根本就是白忙一場。

2.不讓上司有機會來問你:「那件事現在進行到哪了?」

「全局視角天線」敏銳的人,被交辦工作的當下一定會向對方確認期限:「請問要在什麼時候完成?」

但很多人在接下工作的時候,根本沒想到要確認完成期限。

當上司說:「○○資料可以先幫我準備嗎?」

部下通常會回答:「好,我知道了。」不過,卻很少有人會多問一句「什麼時候要準備好?」

如果你能在上司交辦工作時立刻問:「需要在何時完成?」對方一定會覺得你「很懂事」「工作能力不錯」。

當然,一定要遵守上司給的期限。

如果手上已有急著要完成的工作,或者上司交辦的是不太熟悉的工作,不妨問清楚一點,例如:「在 XX 日之前交給您的話,可以嗎?」

千萬別讓上司來問你:「那件事現在進行到哪了?」

當上司這麼問時,代表他滿腦子都是「那件事不知辦得怎樣?」「不知那項工作進行得順不順利?」心情相當不安煩躁,才會忍不住主動開口問你。

如果上司真的這麼問你,就代表這項工作在上司眼中的重要性遠高於你個人的認知,今後一定要記得先確認好交件期限。

(本文整理、摘錄自《微差力》,野人文化出版)