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把同事當工具人?跨部門合作 3 大地雷,千萬別踩

2019-11-22 13:22:34
Managertoday
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跨部門合作是一門很深的藝術,也是技術,當中的眉角超級多。想讓案子順利完成,你得先掌握好基本的人情世故。更重要的是,這 3 大地雷,趕快避開!

Nick 在公司擔任品牌行銷,為了讓案子完美呈現,他一再拜託美術同事,希望在刊登前能看到視覺設計,但每次關切進度,得到的回應都是:「還沒,還在想。」事情沒有進展,他一天比一天焦慮。「想叫公司的同事做事太難了。」他最後無奈地下了這個結論。

深度溝通力》作者劉仕祥指出,很多公司經營失敗,就敗在跨部門溝通上。試想,當客戶對產品提出投訴,跨部門間若相互推諉,勢必讓人認為這公司效率太低,下次續約,很可能因此喊停。

如何讓跨部門合作無間?這當中的眉角、地雷超級多。

地雷 1:別用佛系管進度!空等只會等到悲劇

為了拿出自己的主動性,你得做到 3 件事:
.要主動跟催: 請同事協助的事一定要積極確認,不然容易,沒有結果。
.要多交流互動: 抽出時間跟別部門同事交流,熟悉彼此的業務。
.要把焦點放在公司發展上: 若每個人只想著自己的利益,就會相互推諉;讓大家心繫公司發展,才能有效率地完成任務。

地雷2:別把同事當工具人!平常要多交流

劉仕祥強調,情感上的交流也是跨部門溝通很重要的一環。

行走職場,無論你把身邊的夥伴單純當作同事,或視為朋友,適度關心都是不可或缺的,千萬別把同事當工具人,用過就丟。保持關心與交流,有助於溝通。

如果你還不習慣跟同事有工作外的交流,可以先試著掌握 3 原則。
.真誠不虛假, 不要試圖用虛情假意來打動一個人。看到同事忙得焦頭爛額,可以問對方,能幫忙什麼?
.多觀察細節, 同事結婚了,可以表達祝賀;同事生病了,口頭問候一下。
.舉手之勞不嫌多, 工作之餘可以分享好吃零食;同事提重物,可出手幫忙。

地雷3:溝通別踩死穴,4 種人性特質要看清

要讓跨部門溝通順暢,找到好時機、了解對方的性格也很重要。劉仕祥在書中針對 4 種人性特質,拆解應對說話的要領。

類型 1:工作狂、心直口快的「力量型同事」

力量型的同事很重視時間,總是抬頭挺胸快步走,很看重工作結果,對他們來說,不能達成目標的事,都是浪費時間。有時候他們的行為會造成其他同事壓力。渴望得到同事的認同,成為別人心中「很有能力的人」。

和他們溝通, 要以尊重為原則,讓他們感覺自己受重視 ,因為他們喜歡看到別人眼中重要的自己。你愈讓他覺得自己重要,他就愈願意跟你溝通。

記得,當對方強勢時,你 不要太卑微 ,以免給人好欺負的感覺,但也 不要高傲,他們不喜歡比他還高傲的人 ,平和自然地溝通即可。

類型2:總是開心、充滿活力的「社交型同事」

喜歡交際的他們,與人共事都非常愉快,上班時常笑容滿面,熱情跟同事打招呼。他們也喜歡表現自己,像是會說:「哈哈,我終於把這個客戶搞定了!」或突然跳起來說:「看,我今天穿的衣服不錯吧!」希望能吸引別人的注意。

社交型的同事喜歡積極向上、有趣的人,他們喜歡聽正能量的話,所以少對他們發牢騷。此外, 他們也很討厭別人對其生活、做法指指點點 ,如果你覺得你是為了他好提出建議,反而會終止溝通。另外,要包容他們的變化,試著去欣賞,會讓他們很開心。

類型3:喜歡傾聽,不喜歡主導的「和平型同事」

不喜歡和別人起衝突,「追求和諧」是和平型同事的心理需求。他們會要求自己做事周到,而且脾氣非常好,因為他們不想和別的同事起衝突。

和平型同事不喜歡或不擅長說話,所以你要多表達。同時,也要 考慮對方的感受,多站在對方的角度去說,讓他感受到你所說的都跟他切身相關、是在幫助他的 ,做到這點,你就可以影響他。

當他們在表達的時候,要時不時說:「你說得對。」「沒錯,就是這樣。」以此來表示對他的認可,讓他感受到自己的價值。此外, 他們內心很細膩,不喜歡虛偽且說大話的人 ,如果他們感受不到你的真誠,就不會接受你。

類型4:喜歡獨處,溝通總是很有禮貌的「完美型同事」

完美型同事平時喜歡一個人坐在位置上做自己的事,除非工作需要,否則他們習慣獨處。

別人眼裡看來沒什麼的小錯誤,對他們來說卻是天大的事。

他們不苟言笑,每次跟人溝通總會一本正經、很有禮貌地說:「您好,請問可以打擾您一下嗎?」然後就事論事的和你溝通,不會把話題延伸到溝通內容以外的事。此外,他們總會在事後反省自己哪裡做得不好,然後期望自己下次做得更好。

由於完美型同事比較被動,表情冷酷,所以需要別人用主動熱情感染他們。要注意的是, 跟他們說話要真誠,讓他們感受到你是在為他們著想 。要提醒的是,完美型的同事大多時候不懂幽默,所以 幽默時不要太誇張 ,否則他們可能會無法理解而產生誤會。