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經理人月刊 第 179 期

手機螢幕一亮就急著看?小心,你可能得了「這種」症候群

2019-10-29 整理‧撰文 陳彥丞
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(本文出自《經理人月刊》2019 年 10 月號,封面故事:斷捨離

接起一通陌生電話,原來是銀行打來推銷貸款;打開臉書,一則則昨天瀏覽過的 3C 產品推薦廣告跳出;想傳個訊息給朋友,剛好看到 LINE 推播數個品牌的促銷廣告。數位工具發達的現代,各個企業、品牌正在從各種管道,搶奪我們短短幾秒的寶貴注意力。

另一方面,因為取得資訊變得更輕鬆、更快速,人們對資訊的取得也變得更貪心,深怕一不小心就錯過什麼,像是與朋友聚會時,只要手機一亮,很多人會立刻拿起來查看。

資訊疲乏症候群,總害怕掌握的資訊不夠

喜歡蒐集、擁有資訊是人類的天性,因為過往人類的生存就是靠判斷周遭資訊,擁有愈多資訊愈有助於評估周遭環境,是否處在不利或有利自己的條件。

剛剛好,的生活》表示,我們的大腦也因此隨著演化,學到新事物時,會分泌類似鴉片的物質,會讓人感到快樂與興奮,以鼓勵我們獲得更多訊息。

不過,伴隨資訊唾手可得,取得新知的門檻降低,也愈來愈少出現會讓人們覺得「哇!」的事情,為了持續獲得獎勵,只好以量取勝,導致人們著迷囤積更多訊息,卻無法妥善處理。就像累積太多雜物會堆滿工作與生活空間,資訊也是相同道理。過剩的資訊會占據腦袋,卻無法幫助我們做更好的決策。

剛剛好,的生活》提到:「接受愈多資訊,能理解的就愈少。」甚至會罹患「資訊疲乏症候群」(information fatigue syndrome),開始質疑自身決策能力,總感覺手頭資訊不夠,久而久之就陷入惡性循環。

深度工作力》作者卡爾.紐波特(Cal Newport)也指出,現代工作者處於極度容易分散注意力的環境,導致難以專注,把事情做透、知識學好。

他在新書《數位極簡主義》(暫譯,英文書名為《Digital Minimalism》)指出,我們之所以花時間在科技產品,是想即時取得更多資訊,幫助自己決策,但不當使用科技產品,搶走專注力,反而危害更深,導致決策品質受影響

離開社群與手機,對資訊按下暫停鍵

要擺脫資訊焦慮、找回注意力,《和手機分手的智慧》認為,完全切斷和科技產品的關係不實際也沒有必要,重點是培養健康的使用習慣

書中提出幾個建議:

  • 首先,要追蹤自己使用手機的行為,了解哪些時間被偷走,以及對哪些應用程式特別上癮,再個別採取行動。

  • 其次,規畫「數位安息日」,設定暫停時間,規畫暫離手機也沒關係的時段,感受沒有隨時隨地獲取資訊,也不一定對生活、工作有害的體驗。

除了在特定時間放下手機,《剛剛好,的生活》分享另一種資訊節食的方法:設定篩選條件。例如你平常喜歡看線上影音平台 Netflix,與其每一部片都想點開來看,不知道如何決定,你可以設下特定門檻:某些明星出演或某種類型的戲劇才看。先過濾掉沒有太大興趣、益處的訊息,確保留在腦中的資訊不會過量。

要從資訊缺乏症候群中復原,不是徹底封鎖接收管道,或完全禁止使用科技產品,關鍵是建立有意識的使用行為

你要成為科技產品的掌控者、主動規畫使用,才能掌控資訊,享有更有品質的工作與生活。

30 天資訊戒斷練習:暫停可有可無的數位活動

嘗試在 30 天內,暫停使用「可有可無」的科技,也就是不用它也不會影響生活、工作的事物,學習管理資訊接收方式。

和手機分手的智慧
經理人月刊 第 179 期

資料來源:《和手機分手的智慧》,大塊文化出版、《數位極簡主義》(暫譯 ,原文書名為《Digital Minimalism》),Portfolio 出版

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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