整理‧撰文 楊修
Excel 必備 5 種圖表技能！避開「圓餅圖禁忌」，直條圖和組合圖表這樣用才專業
（本文出自《經理人月刊》特刊：110 招搞定 EXCEL 報表） 用Excel製作圖表，可以將資料化繁為簡，更容易分析和決策，但關鍵是你的圖表要做得夠好。圓餅圖有製作的禁忌，直條圖和組合式圖表也各有調整的小技巧：（延伸閱讀：Excel 內建按鈕竟能這樣用！高手私藏 5 個小祕訣，讓報表更專業）
1. 圓餅圖／表示各項目占整體資料的比例，忌過度細分
圓餅圖又稱為派圖（pie chart）。常見的問題是資料項目過多，導致圓餅圖被切得細碎，難以一眼讀懂。
以下教你進一步整理資料，讓圖更加清楚。
- 把要繪成圖的資料由大至小排序，判斷哪些項目數據過小
- 在偏低的第 7 名資料前插入一列「其他」，加總第 7～10 名的銷量
- 選取要製成圖表的資料
- 點選「插入」索引標籤裡想要的圓餅圖
- 按圖表右側的「＋」，勾選「資料標籤」的「資料圖說文字」
Tips
資料以圖例表示，還需要一一比對，不如直接在圖表上說明每塊顏色代表的意義和數值。
2. 折線圖／強調趨勢變化，可用虛線表示預測值
適合用來表現資料「隨時間演變的趨勢」，例如某公司3年內各季的營業額變化，或是一整年股票價格的漲跌。
在報告和提案時，也可以使用虛線呈現資料未來的可能發展。比方說，你希望提報舉辦周年慶活動，預計可讓來店人數大幅增長，那就使用折線圖來表示過去的資料以及未來預期。
- 選取要製成圖表的資料
- 點選「插入」索引標籤裡想要的折線圖
- 5～6 月為預測值，指定此線段，按滑鼠右鍵後可調整線段顏色
- 再選擇「虛線」後就大功告成
3. 直條圖／為了比較資料間的差異，適時調整座標軸
直條圖可以「比較」不同資料的差異，常見的應用是比較集團各子公司某個月的銷售表現。不過有時資料之間差距不大，繪成直條圖後高度差不多，不容易看出區別。
想在報告時強調差異，應適時調整「縱軸間距」。下面以 B 產品在某企業 3 個電商平台的銷量為例：
- 選取要製成圖表的資料
- 點選「插入」索引標籤裡想要的直條圖
- 點擊縱軸數值
- 右側出現「座標軸格式」，把「範圍」最小值調整成 250，系統會自動調整最大值
Tips
「範圍」指的是縱軸數據的最大值和最小值，預設最小值為 0。我們可以提高基準，讓圖表的差距拉大。「單位」則是格線的間距，調大「主要」的值，同樣能放大差異。
4. 組合式圖表／融合不同單位的數據，一張表就能讀
有時圖表中的資訊較多，單位又不相同，難以用基礎的圖形表達。最常見的例子是想一次看出某公司的業績、利潤與利潤率的消長，數值單位有「元」和「百分比」，這時以進階的「組合式圖表」，直接整合多項資訊。
- 選取要製成圖表的資料
- 點選「插入」索引標籤裡、組合圖的「群組折線圖─折線圖於副座標軸」
Tips
組合式雙軸圖有資料過於複雜、難以理解的風險，建議只有在資料有高度關聯性，如業績及利潤率，才適合採用。
5. 百分比堆疊直條圖／呈現「同項目」在不同時間的比例變化
當比較的數據一多，一個數據就繪成一個直條圖，就會過於複雜，這時可考慮將資料整併成堆疊直條圖。
舉例來說，想要比較某產品第二季在 4 間公司的市占率趨勢，因為資料是百分比時，推薦使用百分比堆疊直條圖化繁為簡。
- 選取要製成圖表的資料
- 點選「插入」索引標籤裡的「百分比堆疊直條圖」
- 點選「設計」索引標籤裡的「切換欄列資料」
Tips
當資料有兩種（公司、月），系統會先自動判斷哪種資料該是橫軸。如果預設結果不如你意，只要讓圖表中的欄列資料互換即可。
