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忙到時間不是自己的、事情一團亂?高績效人士如何把時間用在刀口上?3 要訣學起來!

2020-04-09 20:01:21
Managertoday
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瞭解你自己」這句古老的智慧之語,凡人極難做到。但是,只要你願意,任何人都可以「瞭解自己的時間配置」,繼而做出貢獻,締造績效。

高效能經營者的第一步便是時間管理。

「瞭解你自己」這句古老的智慧之語,凡人極難做到。但是,只要你願意,任何人都可以「瞭解自己的時間配置」,繼而做出貢獻,締造績效。

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關於經營者工作的討論,一開始通常都會建議經營者如何規劃工作。這聽起來似乎言之成理,唯一的問題就是這種建議鮮少奏效。那些計畫總是僅止於紙上作業,永遠只是設定了一些很好的目標,卻沒有真正執行。

根據我的觀察,高效能經營者的第一步並非從檢視工作本身著手,他們最先做的,反而是檢討時間的運用。 他們並不是一開始就做計畫,而是先檢討他們的時間都花在哪些事情上。 接著,他們開始管理時間, 少花一點時間在沒有生產力的事情上。 最後,他們把他們可以支配的時間盡量整合成一些較長的時段。

.(1)記錄時間
.(2)管理時間
.(3)整合時間

以上這三個步驟乃是經營者創造效能的基礎。

記錄時間、管理時間:對毫無貢獻的事說「不」!

你只需學會對那些毫無貢獻的事情說「不」。

要成為高效能的經營者,首先要記錄自己實際運用時間的情形。有些經營者自己記錄行事曆,有些經營者則要求秘書來做。 重要的是一定要做紀錄,而且要「隨時」做。

許多高效能經營者都會持續記錄行事曆,而且每個月定期查看行事曆 。每次查看行事曆之後,他們都會重新檢討並且調整他們的工作時程表。

首先, 你必須從工作時程表找出完全沒有必要做的事 ,取消那些工作,因為那些做白工的事情,根本就是浪費時間。你可以用一個問題檢討所有的工作,以找出哪些是浪費時間的工作:「如果不做這件事,會有什麼後果?」如果答案是:「毫無影響。」那麼,你顯然不必做這件事。

整合時間:把行程化零為整,聚焦高重要性的任務上

高效能經營者明白,工作再怎麼減都不會太少。

經營者通常都會有一些自己可以支配和運用的時間,記錄和分析這些時間的運用情形之後,接下來就是進行時間管理的最後一個步驟:整合時間。要成為高效能的經營者,就必須把時間分割為一個個較完整的時段,尤其是與屬下一起工作時,特別需要較長的時段,這正是經營者的核心工作。

如果有經營者以為只需要花十五分鐘跟每一個屬下討論計畫,指導屬下工作,檢討工作績效,那麼他真是自欺欺人。

整合時間的方法很多。有些主管一周花一天以上在家工作。有些主管每周花兩天從事日常營運性質的工作,包括開會、評估工作和檢討問題等,其他日子的早晨則用來處理重要的工作,如此才能持續集中心力在這些工作上。

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但是,經營者對工作的取決方式遠比可支配時間的整合方式來得重要。高效能經營者會先評估他們確實可以支配的時間是多少,如果他們後來又發現一些工作必須花時間處理,他們就會重新仔細檢討他們的時間表,取消一些成效不那麼高的工作。

(本文整理、摘錄自《每日遇見杜拉克》新版,天下文化出版)