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新手主管帶人難題:專案交期趕不及、員工卻不願加班,怎麼辦?

2020-07-16 07:13:54
Managertoday
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大型專案交期迫在眉睫,大家都忙得焦頭爛額,公司還下達指令要各單位進入加班體制。但儘管如此,那位部屬還是堅持準時下班,身為菜鳥主管的我該怎麼辦才好?

我在中小企業的集團子公司工作,是家位於外地的某系統研發公司。我 40 幾歲重新就職,目前擔任主任,從事的是母公司的系統研發工作。與一般系統研發公司一樣,很容易發生不得不加班的狀況。

即便是這種狀況,有位女部屬工作總會比其他人快一倍,將被賦予的標準作業量消化完畢,準時下班回家。她不論工作多忙,都會準時回家。

然而,現在有個大型專案的交期迫在眉睫,大家都忙得焦頭爛額。部長前幾天還下達指令,要求為了嚴格遵守交期,職員、兼職人員、外包單位都要進入加班體制。儘管如此,那位部屬還是準時下班。不論是對她本人,還有容許這種情況發生的主管,我都覺得不對勁。

既然公司都已經下達指令了,希望對方身為公司員工、小組成員,都能與大家攜手合作,我這樣的想法過時了嗎?

我認為所謂的「公司」,不只有工作能幹的人,同時也有不能幹的人,所以必須所有人共同完成工作。而且,有時候就算在某方面不能幹,也可能在其他方面派上用場的。我很煩惱,不知道該怎麼樣跟她打交道才好。(51 歲 女性 公司職員)

也是啦,目前政府也是傾全國之力推動「勞動模式改革」,「不加班、不讓員工加班」儼然成為一股潮流,對她也說不出「來加班啊」這種話來。

就算公司平日口口聲聲說「別加班」、「假日好好休息」,以實際工作的現場看來,也可能出現「話是這麼說,但就是沒辦法」的情況。此時,身為主管對於在現場工作的人該怎麼說才好,這就是妳的煩惱吧?

妳說自己是主任,所謂的「主任」就是在現場負責實際業務的人吧。既然如此,這種情況就必須由在主任之上的管理者,對部屬、兼職人員或外包單位,確實說明公司目前投入的專案有多重要。畢竟主任實際處在工作最前線,單憑主任一人要去跟部屬或兼職人員說什麼「拜託,請幫忙加班」,根本是不可能的。 看妳的問題描述,部長好像下達過「大家加班,一起加油」的指令,但是部長的話或許還沒有傳達到現場吧。

所以,必須請妳上級的管理階層更確實說明「為什麼現在,在這個時期,必須加班去做這個工作」。

請主管「強力」說明現況,誠心請對方提供協助

所以,請去拜託管理階層說:「我們這組現在為了趕上交期,人手不太足夠。可以的話,只有這段時間也好,希望能增派人手。如果這點很難做到,就必須以現有成員去消化手上工作,那麼也請向成員強力說明這樣的現況。」(延伸閱讀:交期太趕做不出來?了解老闆要什麼,讓你說實話又不黑掉!

如果上級幫忙說清楚,妳也比較容易向那位女部屬開口,請對方提供協助吧。像是「就像部長所說的,現在這個專案是很重要的案子,妳可以也幫忙稍微延長工作時間嗎?」儘管如此,對方如果還是說「不要」,那就沒辦法了。屆時,只能請公司增派人手。

稍微離題一下,我兒子也在類似系統方面的職場工作呢。系統研發人員常常必須在其他企業的休假、一大早,又或該企業業務結束後才工作。我兒子常常嚷著:「休什麼假啊,不可能、不可能、不可能。」結果有一天,他跑來說「要休息兩周」。我問他:「為什麼?」他回答,專案結束了,之前沒休到的假,這次要補回來一口氣休兩周,去泡溫泉什麼的到處走走。像這樣,有忙碌時期也有閒暇時期,很好呢。所以,妳也要請上級跟大家說「這個專案結束後,大家就好好休息一下吧」。

還有一點,希望妳注意。關於妳與那位部屬的關係,請別「感情用事」。別因為她不幫忙工作,就對她發脾氣。 最近,特別被視為問題的「職權霸凌」,大概都是源自類似情況。

認知到當今時代的「勞動多樣性」,是很重要的。如果滿腦子只想著要讓她加班,是無法往前邁進的。

身為夾心餅乾的「前線長官」別過度煩惱,交給主管處理吧。

(本文整理、摘錄自《全家便利商店上田顧問的元氣相談室》,遠流出版)