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簡報不能照稿念?有種情況例外!5 個小技巧 ,增進你的說服力

2020-09-21 11:42:59
Managertoday
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簡報不能照稿念?有種情況例外!5個手稿運用要點,提高你的簡報說服力:

我們常將表達能力、說服能力等無法以明確標準來評斷的軟實力,視為替職場表現加分的條件,但在出版過《跟 TED 學表達,讓世界記住你》、《五星級溝通術,你的成功巨浪》等暢銷書的美國溝通大師卡曼.蓋洛(Carmine Gallo)看來,「說服力」對於各領域工作者而言,其實好比「寫程式」之於電腦工程師,是執行工作時不可或缺的基本技能。

懂得說服人,詳細說明「為何要做」、「怎麼做」,不只能讓想法在發表的過程中變得越來越完善,在注重團隊合作的現代工作環境中,也能讓團隊成員向一致的目標前進,創造更好的工作成果。

說服能力不只影響工作表現,還會改變起薪

卡曼在《Inc.》中引用伊利諾大學芝加哥分校經濟學者德爾雷‧麥克洛斯基(Deirdre McCloskey)針對美國 250 種職業、約 1.4 億位工作者的研究,指出溝通與說服能力被廣泛運用於職場,美國總體所得的 25% 與此有關,預計在未來 20 年將提升至 40%。

他進一步分析,好的說服能力不只是多數產業從業人員的基本技能,也會影響薪資高低。在美國,一般程式工程師年薪約自 4 到 8 萬美元(約 120 萬到 240 萬新台幣)起跳,但業務需與客戶端溝通的工程師,起薪則可由約 12 萬美元(約 360 萬新台幣)談起。

除了卡曼的說法,亦有其他資料支持溝通與說服力在職場上的重要性。一份 2019 年由 LinkedIn 刊出的報告中,將「說服能力」與創意、協作力、適應力、時間管理等列為最值得新時代工作者學習的 5 項技能。

此外,據《Inc.》報導,股神華倫‧巴菲特(Warren Buffet)也曾表示,不斷精進說服能力,能夠讓個人價值提升 50%。

學會 5 項手稿使用要點,提高簡報說服力

工作者最常發生的「說服」場合,無非工作中的會議時間,想成功說服他人接受自己的提案,簡報溝通專家格蕾森‧雷格(Deborah Grayson Riegel)認為在簡報時展現專業、讓聽眾產生信任感是很重要的。而事先擬好手稿能穩定講者情緒,是完成一場「能說服人的」好報告不可遺漏的重要準備工作。

不過,一份「好手稿」不是隨意拿張紙寫內容就好,格蕾森提供 5 個要點,讓簡報流暢之餘,也讓聽眾更樂意傾聽講者說法並且接受提案。

1. 保持手稿乾淨整齊,展現專業好形象

說服他人的第一步是靠著專業感讓對方信任自己,除了儀容整齊,手稿乾淨也是非常關鍵的一點。格蕾森提醒,雖然手稿是給自己看的,但千萬不要拿廢紙或是背面已經列印過其他資料的紙來撰寫手稿,這會影響聽眾的感受,第一印象就對你大大扣分。

2. 字體加大、寫上頁碼,閱讀起來更輕鬆

在簡報中不停低頭翻手稿,同樣也是不太專業的做法。為了避免這樣的狀況,我們在撰寫手稿時應該把字體放大,稍微一瞥就能看到接下來要講的內容。另外,加上頁碼也有助於查找內容,不必手忙腳亂。

3. 選定一隻手拿著講稿,讓聽眾不分心、專注聽講

不斷換手拿講稿,會讓聽眾分心。因此,我們應該選定一隻手拿著手稿,另一隻手則可搭配語氣擺動或做出幫助理解的手勢,才能讓聽眾專注於簡報內容。

4. 不要照稿念,但有一種情況例外

許多簡報技巧都會提醒講者不要照稿念,除了眼神無法與聽眾互動之外,內容也會變得呆版。不過格蕾森指出,當我們提到數據類或專業名詞解釋時,照稿念反而有加分作用,可以展現講者的謹慎,也能更正確無誤地表達內容。

5. 降低看手稿的頻率,靠充足準備來創造信心

格蕾森認為,手稿就好比「保護傘」,能夠讓講者產生信心,不怕忘記要講的內容。但她也表示,如果能夠讓自己擺脫這個保護傘,練習不看手稿,會讓整個簡報過程更加專業。因此,她建議講者可以帶著手稿上台,但有意識地減少翻看手稿的次數,又或者乾脆不要帶手稿,透過事前的充足準備來應戰,如此最能展現專業,成功說服他人的機率也跟著提升。

資料來源 / Inc.