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遠端開會 7 個小技巧!共享螢幕、制定發言規則,不進辦公室也能有效溝通

2020-06-01 16:19:37
Managertoday
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實施在家工作的政策後,團隊討論需依靠視訊或通訊會議完成,但由於沒有面對面的關係,常常造成難以專注、浪費時間的問題,只要掌握 7 要點,就能保持高效率:

受到新冠肺炎影響,許多公司都開始實施在家工作來防疫,遠距的視訊會議的需求大量增加。該怎麼讓遠端的視訊會議開得順利、有效?《經理人》整理出 7 大要點:

1. 開會提早 10 分鐘,先搞定軟硬體

大家一定都遇過開會時設備故障而導致耽誤時間的窘境,遠距會議比實體更仰賴科技,因此事先準備相當重要。建議與會者在會議開始前,先測試你的設備、熟悉操作方式,同時檢查保網路連線是否穩定、電腦電量是否充足,需要錄影的話,記得檢查硬碟容量夠不夠,也可以在會議開始前 5-10 分鐘就與成員們連上線,提前排除技術問題。

此外,由於機器有時難以捉摸,最好再額外準備一個備案,像是備用的軟體或網站。

至於要用什麼工具來開會,沒有一定的標準答案,只要與會的成員們達成共識就好,並且知道怎麼使用就好,視訊器材網站 owllabs 整理了 10 大常用的視訊會議軟體,可供參考:

  • Zoom
  • Google Hangouts
  • UberConference
  • TrueConf Online
  • Skype
  • FreeConference
  • Appear.in
  • Slack Video Calls
  • Facebook Live
  • YouTube Live

延伸閱讀:視訊會議該用誰?Zoom、LINE、Hangouts、Teams 功能比一比

2. 慎選會議參與者,不要太多人

視訊會議並不適合太多人參與,因此挑選與會的成員很重要,最好是與會議主題有直接相關的人,以 2-10 人開會最佳,才不會出現「冗員」。

開會的目的有很多,可能是集思廣益、專案更新或是向上司匯報進度等等。不管是哪一種,在遠距會議前都應該要事先好安排議程、時間以及目的,例如必須討論的主題、必須完成的結果等等,並通知每一位與會者,讓大家都可以先準備,不用浪費時間在會議中思考。

另外,許多公司可能會有例行性的周會或月會,在抗疫的非常時期,應該評估會議的必要性以及成果,並考慮減少次數、減少人數甚至取消。

3. 共享螢幕和簡報,視覺化複雜數據

視訊會議最大的困難就是無法面對面,沒辦法看到實體資料或簡報,準備一個可以共享的視窗就很重要,可以使用共享螢幕功能,展示你想講的圖表、數據或是內容,才不會讓成員們摸不著頭緒,進而影響專注程度。

4. 打理好外表和環境,太邋遢很扣分

若是跟重要的上司開會,千萬別因為在家就穿著睡衣上場,簡單乾淨的衣著最為恰當,也要稍微整理一下自己開會的空間,房間太亂或是周遭物品太多,容易讓其他成員分心,也可能默默留下不好的印象。

盡量選在不會有噪音干擾的地方,如果周遭真的太吵(例如家中有幼兒),可以在自己不發言的時候先關掉麥克風,以免擾亂會議進行。

5. 事先訂好發言規則,確保所有人都能參與

視訊會議無法實際看到對方,可能更容易會發生多人同時說話、某人偏題主題、會議時間超時等問題,可以制定一些規則並告知大家,例如發言前必須做出手勢、規定每個人的發言長度或是時時提醒時間,這樣可以避免混亂或是沒效率的會議。

面對著電腦說話也很容易讓人沒有參與感,主持者在開始前可以先閒聊幾句,並介紹每個人的職位及負責的部分,接下來說明流程,分配好紀錄、提醒時間或決策等工作,可以的話,分配每個人必須要發言的主題或項目,至少一項為佳(可於會議前就先通知),讓大家都有參與感,也可以事先準備更能夠專心。

6. 一心多用超明顯,最好保持專注

由於視訊會議跟在公司會議室的環境很不同,多了許多外界的干擾,讓自己保持專注相當重要,千萬不要在開會的同時偷偷看影片、聊天、讀文章或是收 email,甚至也不應該邊開會邊吃飯或滑手機,若是會議的時間比較長,可以適時休息個 5-10 分鐘。

當輪到你發言時,應該看著鏡頭說話,不要看著螢幕上的其他人,這樣會看起來很奇怪,而別人發言時,也應該盡量專注,事實上,當所有人的臉都擠在同一個螢幕時,你若是看向別的地方或做其他事,大家都是看得到的。

延伸閱讀:你開始在家工作了?穿睡衣、躺床上都 NG!7 個建議保障效率

7. 確保有結論與成果,會後持續盯進度

真正有效的會議應該要有明確的結果或是進展,因此在開會時,大家偏題或沒有討論真正重要的事時,主持者可以適時提醒,讓會議保持適當的效率,並領導大家在正確的軌道上,完成本次會議的目的。若是團隊的成員們並不習慣開視訊會議,可以在結束後詢問大家的意見,並討論是否有可以改善的地方,讓之後的會議可以進行得更順利。

別忘了在會後將紀錄寄給大家,讓團隊成員都知道會議的結論、目標和期望,主持者或是主管也要記得在會後持續檢查大家的進度,才能讓遠距職場繼續保持運作。

遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都保持參與和專注,但只要掌握以上幾個要點,就能讓會議更簡單、更有效率,也能一起度過這個艱難的非常時期。

資料來源 / Owl LabsHarvard Business ReviewThe VergemiroForbes