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4 條領導原則!面對疫情危機,主管該做到的事

2020-04-10 編譯‧整理 Janis
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在新冠肺炎爆發的此刻,特別考驗企業高層的領導能力。面對如此艱困的時期,領導者該怎麼做,才能做出正確的決定,讓群眾或是員工可以安心將其當作靠山,一起度過這段非常時期?

先冷靜應對,向外展現沉著應對的信心

《世界經濟論壇》建議,不管是你的合作夥伴、客戶或是員工,都希望能看到領導者展現出沉著應對的樣貌,來幫助彼此不要過度恐慌。

冷靜不等於冷酷無情,除了讓員工感到安心外,領導者更要展現出自信感,讓下屬們了解到,有你的領導,必定帶領公司能走出危機,並盡量減低傷害,同時也可以讓合夥人或股東產生信心,讓他們知道你的公司可以撐過去,並留讓人放心的好印象。

延伸閱讀:最大飯店集團 CEO 含淚談疫情!為何這支影片,吸引 90 萬點閱?

全方位加強溝通,適時對員工說出殘酷真相

「充分溝通」在危機的時刻非常重要,可以讓彼此訊息透明,加速決策和行動。普遍的認知中會覺得,大眾得知真相後會造成恐慌,但荷蘭萊登大學的政治學家波恩(Arjen Boin)指出,歷史上幾乎沒有實際例子能證明這一點。相反地,在危機時刻,一知半解反而更危險,因此領導著也要懂得說出殘酷事實,同時保持樂觀自信,讓團隊成員知道你會當他們的靠山,一起度過危機。

若是沒有這種公開性,員工或人民很容易感受到被欺騙,進而降低對上層的信任,波恩認為,「有些領導者忽略了訊息的影響力,有時候不說的事情會比說出來的影響更大。」

管理方式滾動調整,短期小目標代替長遠計畫

在危機中,很多事情都難以掌控,因此領導者需要新的危機處理辦法,並隨時調整以面對新的變化。

建議重新安排策略的優先順序,並將長遠的大目標改為幾個短期的小目標,滾動式的調整,讓員工比較有動力完成。

另外,也可以暫時修改公司內部的一些規定,提供員工面對變動的彈性。比如「在家工作」成為本次疫情危機的主流,虛擬團隊成為企業的新管理方向,在看不到彼此的情況下,與他人互動的方式也改變了。領導者可以重新思考每個人在團隊中的角色,並想些有創意的方法,讓大家在透過螢幕談話的同時,還能保此彼此的聯繫。

延伸閱讀:開始在家工作了?

展現同理心,設身處地為員工著想

在這波危機中,同理心是極度重要的領導特質。每個人面對疫情可能都會有不同的反應,有些人擔心會染病,或是擔心公司的管理做得不好,因此領導者需要了解哪些事情對員工來說是最重要的,他們最怕的事情是什麼?對什麼事情感到沒安全感?例如家中有年邁父母的人可能會希望在家工作,或者每天需要提早回家,公司就應該提供搭配的管理方式。

更重要的是,要讓所有人表達自己的感受,若我們都可以輕鬆地談論自己的情緒,真正發生危機時就能更有所準備,也可以更快的應對。

領導者的優秀危機管理實例

BBC一篇報導就以南韓為例,解釋了領導者和政府如何發揮領導力。南韓是最早爆發此次疫情的國家之一,政府快速地做出回應,可說是有效危機管理的典範。

南韓政府在這次疫情來襲,快速與民間合作準備了數量充足的檢測試劑,每天可以採檢量可高達1萬人,呼應到前述的「準備好基礎設施」。當感染率快速上升時,政府也透過手機訊息通知,讓民眾可以不斷獲得最新疫情資訊。

此外,南韓總統文在寅不斷更新清楚訊息,讓人民從一開始就將其視為國家級緊急事件,並透過電視播送和地鐵的廣播,時時提醒大眾疫情的嚴重性。

換個國家與事件來看,紐西蘭總理阿爾登(Jacinda Ardern)先前面對基督城槍擊事件的處理方式也廣受好評。當時她傳遞的訊息主要是表達同理心,譴責造成槍擊的仇恨意識,並多次重申紐西蘭開放與寬容的國家價值。同時,她也採取了額外的安全措施,防止更多悲劇發生,在事件不久後即修改了國內的槍枝法律。

資料來源 / World Economic ForumBBC

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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