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給小主管的墊腳石!破除 3 個晉升死穴,離更高的職位更近一步

2020-05-06 盛思整合傳播顧問集團創辦人 浦孟涵
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多年前某個以討論企畫案為主題的電話會議裡,客戶用極度不耐煩的語氣說:「這次的紀念品建議很不 OK,完全沒聽過這個設計師!」

S:「關於這次搭配限量機種的紀念品,我們建議和本土的年輕設計師合作,一方面符合目前的趨勢,另一方面,也藉著這個機會強調國際品牌深耕本土的承諾。」

客戶:「妳到底知不知道自己在說什麼?再怎麼樣我們也是國際知名的大品牌,當然要和『門當戶對』的知名人物合作,這樣的建議真的很沒有 sense!」沉默了幾秒鐘,不確定自己該怎麼接話的 S 只好回答:「好的,謝謝您!我們討論一下,再提出其他的提案。」硬生生把原本準備好要用來說服客戶的研究數據、設計師風評等資料吞回肚子裡……

你可能很難相信,這位 S 就是當年的我。雖然因為幸運加努力,年紀輕輕就當上小主管,但「跟強勢的人有效溝通」或「如何面對衝突情境」一直是我當時的死穴。那時擔任公司幾個主要客戶窗口的我,面對強勢的溝通對象,不管拿起話筒前做了多少心理建設和資料準備,只要對方說話稍微大聲、咄咄逼人,或者稍顯不耐,我就容易節節敗退,明明於情於理都站得住腳,卻只敢放低姿態地跟客戶說:「再討論看看。」

這樣的瓶頸曾經為我帶來很大的壓力,也成了在公司繼續晉升的絆腳石,讓我吃足苦頭,許多人都有類似或不一樣的死穴,並形成難以克服的溝通甚至工作障礙,因此我想在這裡簡單分享一下,自己是怎麼突破這個溝通死穴,以及一路走來的體悟。

突破溝通死穴第一步

回溯成長經驗,找出自己「怕什麼」和「為什麼怕」

首先,面對自己的溝通死穴,最徹底的解決方式就是誠實面對自己,仔細思考「什麼樣的對象或情境會讓我害怕或無法好好溝通」,以及「為什麼會有這樣的害怕,這和我的原生家庭或成長環境有什麼關係?」

以我自己為例,我不擅長應付「強勢的人」,是因為在成長的過程中,身邊有許多氣勢很強的人。身為獨生女和家族長孫的我,很受長輩的重視,父親對我的疼愛和關注是大家有目共睹的,但每當我的表現不如預期,或是我們對事情有不同的看法時,聲如洪鐘、走路有風的老爸,經常會拿出強大的氣場來「說服」我;在傳統升學制度中長大的我,從來不是什麼乖巧又會讀書的好學生,偏偏遇到的都是很強勢又有威嚴的明星教師,雖然能感受到師長的關心,但頑皮又愛頂嘴的我,棍子和罵從沒少挨,久而久之,就形成了「遇見強勢的人,不管對方有沒有道理,最好都先安靜別講話」、「遇到衝突的場合,先保持沉默才安全」這樣的「人生智慧」。

突破溝通死穴第二步

和自己的內在小孩對話,搞清楚自己真正需要的是什麼

帶著這樣的人生體悟,我完成了海內外的求學,進入職場。依然很習慣一碰到衝突的場景或強勢的人,就先假裝乖巧地閉上嘴、避風頭。但有了這樣的自覺後,我學會冷靜分析目前的情勢,然後試著和自己的內在小孩對話,在一來一回的對談中,我們達成了重要的共識——現在的狀況已經和當年不同了。

第一、我已經長大,不是當年那個必須安靜裝乖的小孩。

第二、在職場上的同事、合作單位或客戶和我的關係是平等互惠的,而不是長輩和老師們這種上對下的關係,因此,遇到意見不一致時,認真相互討論,才是負責任的態度。

第三、在職場上,我需要贏得同事、客戶、其他工作夥伴的尊重,而不是喜愛。而有自己的觀點,能夠用強大的溝通力影響別人,是獲得尊重的首要條件之一。

第四、這個世界在進步,1980 年代的台灣所認可的乖乖牌,在今天的國際職場未必吃得開,國際職場需要的不是有話不說的 yes man 或 yes lady,而是即便在高度衝突的環境,面對強勢或和自己立場不同的對象,也能夠善用溝通,追求共贏的人

在多次深度的自我對話後,我們的結論是——

當年的小孩,早就應該長大,當年的「人生智慧」,早已落伍,應該取而代之的是,遇強則強的氣場、面對衝突的柔軟度和彈性、積極溝通的企圖心以及不卑不亢的態度。

突破溝通死穴第三步

刻意練習,以毒攻毒,逼自己「出來面對」

所謂知易行難,透過密集的自我對話,搞清楚問題的癥結以及自己真正的需求後,下一步就是透過刻意練習,來克服自己的瓶頸,因此接下來我又花了好多年的時間來逼自己面對強勢的溝通對象和情境。

遇到說話愈來愈大聲的客戶,明明很想敷衍兩句逃跑,把事情賴給主管,卻硬逼著自己接著說下去。這感覺當然很不好受,剛開始甚至會激怒權威型的溝通對象,但久而久之,我在溝通技巧上愈來愈懂得拿捏、說話內容愈來愈自信,也贏得了真正的尊重。

我的好友兼工作夥伴 Tiffany 也有一樣的經驗,生來氣場強大的她,一向討厭拖泥帶水、見樹不見林、說話沒重點的溝通對象,過去只要碰到這樣的情形,就邊翻白眼邊寫 email,盡量避免跟對方直接溝通,或是乾脆把自己討厭的人或事晾在一邊,完全不溝通,但也因為這樣,痛失了幾個潛在的業務開發機會。某次搞砸一個大案子後,她痛定思痛,規定自己以後不管碰到再怎麼瑣碎的狀況、多麼重視細節的人,都要拿出最大的熱情來正面溝通。

同樣是花了好幾年時間終於克服自己溝通死穴的 Tiffany 和我有著一樣的人生體悟,那就是——一段人生經歷或是工作任務,都是幫助我們成長的最佳安排。只有適度地「勉強」自己,正面迎向挑戰,多做自己害怕、討厭或不擅長的事,才算是真正完成一個階段的功課,得以晉級為更成熟的職人;反之,如果碰到了自己害怕的溝通對象或情境,只是一味逃避,那麼它們不但無法轉化為成長的養分,反而會在生命中不斷出現,成為在不同的人生階段中阻擋自己繼續前進的心魔。

面對讓自己害怕或討厭的溝通對象或情境,應該和內在的自己對話,找出原因,以毒攻毒。

(本文整理、摘自《為什麼我很努力,卻沒被看見?》,時報出版)

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為什麼我很努力,卻沒被看見?

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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