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網路慢、音質差,視訊會議狀況多?掌握 6 個小細節,在家開會不 delay

2020-06-01 17:11:49
Managertoday
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在家工作看似愜意,但視訊會議常常狀況百出,連線慢、音質差更是打壞原有工作的節奏。在開會前一定要做好準備,才能讓讓遠端開會變得有效率。

因應新冠肺炎疫情(COVID-19,俗稱武漢肺炎),台灣許多大小公司陸續實施在家工作,大家必須一瞬間從辦公室身分,切換為「通訊達人」,使用各種視訊軟體如 Zoom、FaceTime、Skype 等完成會議溝通。

在家工作看起來似乎比較愜意,也省去了許多通勤時間,不過無可避免的,也使「家」與「工作」的界線逐漸變得模糊,甚至有點尷尬。經常與同事視訊的你,或許已經看過以下幾個畫面 ── 同事在床上或廁所跟你視訊、同事邊視訊邊叫小孩或是貓狗安靜一點。甚至是當孩子或貓狗失控時,剩下的會議鏡頭不再出現他們......

的確,一般上班族面對鏡頭都沒有那麼自在,於是時常忘記注意基本禮儀和應對。不過,只要做好以下準備,就能讓視訊會議更有效率,在家工作更專業。

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1. 測試設備

為避免視訊會議因畫面、聲音等問題而浪費彼此時間,在開始前最好先測試一下自己的影音設備。

預覽鏡頭畫面

Mac 用戶可以使用 Photo Booth App,Microsoft 用戶可以點開始列 → 打開鏡頭,測試鏡頭清晰度。記得調整一下室內光線,讓你的臉有足夠光源,以免黑壓壓的一片。最後,檢查背景畫面有沒有不想讓人看見的東西,比如成堆的髒衣服或是個人神祕收藏。

麥克風音質

建議大家一定要使用耳機或外接麥克風,通常筆電內建的麥克風,音質都非常差。進入會議前,可以先撥給某一名同事,請對方聽聽看自己的音質 OK 不 OK。

網路速度

因為許多人現在都在家工作,社區型寬頻網速可能因此下降,但網速是視訊品質最重要的一環,如果你家網速每秒低於 20 兆比特,將可能導致影音延遲。

2. 群組會議請預設靜音

許多人在群組會議時會忘記預設靜音,導致同事聽見太多環境雜音,例如貓狗叫聲、孩子尖叫聲等;不管是在家或在辦公室進行視訊,都要記得讓會議主持人開麥克風就好,以免收到太多聲音,造成迴圈而不舒服。

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3. 設下界線

在家工作不代表同事可以入侵你的家庭生活,在視訊前找個獨立空間辦公,別讓同事看見你的另一半穿著浴巾走出來,或是家人、室友在螢幕前晃來晃去。

4. 清楚規畫議程

在家群組會議時,有些人可能會因為參與度較低而漸漸分心。身為管理階層或會議主持人,要清楚規畫誰是重點參與者、要討論什麼內容,以免浪費大家時間。

5. 專心一點

有些視訊軟體例如 Zoom 可以設定通知,一旦有人中途脫離會議視窗超過 30 秒就會被發現,所以開視訊會議還是要專心一點。

6. 限縮視訊會議次數

在辦公室可能因為會議室數量不夠,一天的會議數量有限,換成在家工作則較不受限,有的人因此就狂敲同事視訊而造成困擾。其次,因為視訊效率不佳,建議重要事項才開視訊會議討論。

資料來源/The New Youk Times