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扛了一堆工作?別為了「被看見」累垮自己,葬送寶貴人生

2020-08-05 13:00:02
Managertoday
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真正的失敗,是緊抓著生活中的每件事不放,結果只做了其中的一半!4 領域 × 3 件事,讓你找回人生的優先順序:

想像清單上什麼都沒有,每件事都完成的日子,是不是每位上班族的夢想?不過,也有人會巴不得清單填得滿滿,事情永遠都做不完。

拖延心理學》作者 珍.博克(Jane Burka)和萊諾拉.袁( Lenora Yuen)在加州大學柏克萊分校開設拖延團體治療課程,請拖延者想想哪些工作可以分派出去,這些人常不願意這麼做。常見的理由如下:我可以全部自己來、我是唯一能把事情做對的人、我可能把錯誤的事交給錯誤的人做、交派任務是逃避。

延伸閱讀:破解 5 個「列清單」迷思!待辦清單這樣寫,高效、減壓、事情做得完

完美主義的執念,是待辦清單永遠列不完、事情永遠做不完的原因之一。《拖延心理學》指出,

人們應該視交派任務為一種技巧,而不該認為這代表自己喪失工作價值,因為「真正的失敗,是緊抓著生活中的每件事不放,結果只做了其中的一半。」

什麼事都攬等於累死自己,用減法提升生活品質

柔韌》的作者、新創公司顧問與投資者法蘭.豪瑟( Fran Hauser)說,她在可口可樂任職時,只要任何有最後一分鐘出現的任務或需求,她總是第一個舉手自願加班。她覺得這能顯示企圖心以及貢獻,但同時也創造了一個「太配合」的形象,導致主管有急事直接問她,事情愈做愈多,排擠了她的下班時間和生活。

豪瑟為了找回工作和生活的節奏,建立了過濾機制,她稱之為「不待辦事項」(to don't list)。她畫出界限方格,以方格中相關的事為優先,其他的事砍掉。

經理人月刊 第 185 期

例如在事業方格裡,她把洽談收購公司列為重要事項,之後對外的會議或拜訪,只有兩種情況才參加,一是與公司的策略夥伴見面,另一種是能帶來特定金額收益的潛在交易對象;如果新創公司創辦人想約見面,她只跟執行長談,或是請團隊其他人執行。

和目標無關的,交辦出去,或乾脆刪掉

決定好哪些工作適合委託別人後,《為什麼菁英都是清單控》建議,把分出去的工作寫成清單,例如會面該如何安排?步驟是什麼?讓別人照著你的指南也可以做得跟你一樣好,或至少不出錯。

除了工作流程,還要列檢查表,哪項工作做到哪個程度才算完成,包含很細瑣的報帳程序、清點交接等,你準備得愈周到,接手的同事才會知道要做什麼,減少雙方來回溝通確認的時間。

最後,經理人很難避免的一件事,就是部屬來找你求援的突發事件。通常主管會覺得有義務要立刻解決問題,但這會讓員工覺得隨時都能找你幫忙,反而打斷了你手上的工作。你可以建立緊急狀況 email 帳號,告訴大家你每天什麼時間會檢查該帳號幾次,訓練身邊的人解決問題的能力。