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破解 5 個「列清單」迷思!待辦清單這樣寫,高效、減壓、事情做得完

2020-08-05 12:59:14
Managertoday
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一般人列清單常犯的錯誤或迷思有這些!幫助你列一張真正有效的工作清單,逐步提升做事效率。

你最近開始使用待辦清單,理想的狀況下,應該可以在一天結束時,畫掉清單上的最後一個任務,準時下班。實際上,卻難以做到這件事,問題究竟在哪裡?我們整理出一般人列清單常犯的錯誤或迷思,幫助你列一張真正有效的工作清單,逐步提升做事效率。

Q1:待辦清單一定要做完嗎?

寫待辦清單的目的是什麼?「完成任務」是多數人的第一反應,這也是大部分人的誤解。

清單的功用不是一定要做完,而是分類,將注意力集中在正確的工作上,同時防止你被較不急迫的事情干擾。

俄國心理學家布爾瑪.蔡格尼(Bluma Zeigarnik)指出,未完成的工作會一直盤旋在心中,影響工作情緒和績效,唯有達成任務,才能停止大腦不斷提醒、干擾自己,這叫蔡格尼效應(Zeigarnik effect)。想提升工作效率,必須保持專注,清單等於大腦的外接硬碟,讓你先清空雜事、聚焦最重要的工作。

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Q2:一定要每項工作都列嗎?

社會心理學家羅伊.鮑邁斯特(Roy Baumeister)指出,一名主管周一開工的待辦事項,至少得花一星期才做得完;如果你將每一件事都列下來,對於工作效率不只沒有幫助,還可能適得其反。

過多的選項會分散注意力,反而忽略真正重要的工作,而過長的清單不切實際,想到就讓人沮喪,也因為根本做不完,還可能助長拖延行為;當大腦漸漸習慣「做不完」,久而久之,就會失去完成工作的動力。

因此,清單必須經過篩選,再判斷,刪除不必要事項,才能發揮效用。

Q3:清單上的優先順序怎麼安排?

一天的待辦事項不勝枚舉,你該如何判斷,哪些事情應優先處理、哪些事情擱著沒關係?一般人常見的方式是根據「事前」排定的先後順序,決定當下要做什麼。但這種方式代表在當下某件事是你唯一能做的事;如今的工作步調,任務常以「亂序」送達,注意力會不斷游移,反而降低工作效率。

因此,最好的做法是依據當下的情境,先挑出可以執行的工作,再從中決定要做什麼。

現在的工作環境很多,像是家中、辦公室、咖啡廳、圖書館、交通工具上等等,嘗試區分什麼環境、適合哪種工作,就可以提高效率。

Q4:常列完清單卻丟一旁不想做,怎麼辦?

當你列完今日的待辦清單,卻絲毫提不起勁開工,一個可能的原因是,你列的事情都是開放性事項,不知道怎麼著手。開放性事項指的是,事情有可能增加,而封閉性事項,則是項目有固定數量。例如,「一個月看很多部電影」就屬開放性,「一個月看 10 部電影」就是封閉性。

人類大腦的認知資源有限,不明確的指令無法與行動產生連結,也就沒辦法推動工作進展。

試著將工作標準化、量化,不僅能夠幫助自己按部就班完成工作,也可以在交接給下一個人時,即便操作者不同,還是能夠呈現出一樣的結果。

Q5:列了但還是常拖到最後一刻才做,怎麼辦?

根據行為經濟學家丹.艾瑞利(Dan Ariely)的研究,一個沒有逼迫自己或受他人規範的人,完成工作的效率和品質,比受到壓力的人還差。換句話說,沒有起始日、截止日的待辦清單,如同願望清單,缺乏急迫感,我們就不會採取行動

設定截止日期的好處,除了激勵自己完成任務,也能協助我們準確衡量每天的時間分配,進而釐清在有限的時間內,應該將注意力放在哪件事情上。如同帕金森定律(Parkinson's Law):

你有多少時間可以完成工作,你就會延展你的工作來填滿可用的時間。

資料來源 / 《一流工作者都在用的待辦清單》,樂金文化出版;《為何一流外商企劃部都習慣列出早晨清單》《每天早上 5 分鐘,建立你的筆記清單》,大樂文化出版;《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》,大是文化出版;《The Busy Person’s Guide to the Done List》,Createspace Independent Pub