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公司該有遲到寬限時間嗎?從 2 個小故事,談何謂「人性化管理」

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輔導客戶時,常會看到很多公司有遲到寬限時間的管理規定,有的是遲到幾分鐘以內不算遲到,也有一個月累計幾分鐘不算遲到。不管怎樣的規定,出發點一般都是「人性化管理」,展現公司有容乃大的寬大胸懷,希望員工不要為了擔心遲到而飆車趕路,但實務上,總還是有些在超過寬限時間的遲到現象。

會遲到的理由不外乎是塞車、停車、睡過頭等個人因素,有時候常遲到的人會抱怨寬限時間不夠,公司不該計較短短幾分鐘,每天下班時間晚了,也都沒有申請加班費等等;公司放寬遲到時間,員工仍常遲到,甚至乾脆以不打卡來規避遲到,最後只好改成每月統計遲到時間,增加人資出勤管理、薪資計算作業的複雜性。

到底公司這樣的遲到寬限做法好不好呢?

「人性化管理」的前提,是必須在符合法令

我的一個客戶老闆是外商出身,創業開一家小公司,員工不到 10 人,他沿襲外商的人性化管理做法:請病假不扣薪、到職就有特休、提供午晚餐補貼各 100 元、上下班不打卡、員工自己算 9 小時工作時間下班。後來一位只做二個月的暑期工讀生檢舉未給加班費,被勞工局以未備置出勤紀錄而裁罰 6 萬(現在是罰 9 萬元了)。

一家股票上市公司總經理,希望照顧到員工健康,提供了免費的鮮奶。廠商每周一送來一堆瓶裝鮮奶,到周二就一掃而空,因為員工下班時整瓶拿回家,導致經常晚上加班的年輕研發工程師們抱怨,說公司捨不得花錢多買鮮奶,後來不得不採取登記制領取鮮奶的做法,以利管理、了解有哪些員工取用,後來又被抱怨是怕員工喝太多嗎?

上述二家公司應該算是有人性化管理的好公司吧?但卻引來一些管理困擾!

其實所謂的「人性化管理」,須在不違反法令的前提下規劃、執行,因此沒有絕對的對錯。以遲到寬限來說,法令沒有規定要給,遲到一秒鐘就可以算遲到,按照公司規定請事假、特休或扣薪。

但許多公司往往以「人性化管理」的大旗,制定了遲到寬限時間。如果能消除遲到狀況那還好,但如果仍有遲到狀況,並引起些無謂的管理爭議,那就應該取消遲到寬限時間,回歸到最基本、最沒爭議的「正常上班時間」。

上班不遲到是員工的基本責任,要如何不遲到是每位員工自己要去安排、規劃,偶爾因突發事件而遲到,按公司規定處理就好。公司不必為經常遲到的員工修改規定,這樣對絕大多數不遲到的員工是不公平的。再說,沒有遲到寬限的公司會被說是沒有人性化的公司嗎?應該不會吧!既然如此,何必弄遲到寬限規定來把日常管理複雜化呢?

主管、員工想的不一樣!如何兼顧彼此感受?

很多公司強調以人為本、人性化管理,規劃了一些具體的做法,像是辦教育訓練課程、員工旅遊聚餐、彈性上班時間、哺乳室等等,但這些通常是管理部門規劃,由老闆決策的,是否真的是人性化管理,員工的感受才是關鍵!

從管理者規劃、決策的角度來看,人性化管理是有成本的,要投入預算成本或增加管理成本,並在有限的成本預算下規劃和執行,無法滿足每一個員工不同的意見和期望,因此「不患寡而患不均」,如何做到公平且合理的分配,便成為管理者在意的重點。

從員工的角度,公司措施是否有感、有溫度,不是做給外面的人看,沽名釣譽的表面功夫和口號而已。有些人認為要給員工更多彈性選擇的空間,但畢竟公司是一個組織,必須要有一定的管理規矩,絕不能因為「人性化管理」而造成員工「把方便當隨便」的管理亂象。

總之,人性化管理應該是從大處著眼,小處著手,如果無法兼顧管理者和員工二者的感受,做了吃力不討好,還不如不要做!

如何做到人性化管理,打造人性化的職場環境?

依我的經驗,如何做到人性化管理可以延伸到「如何打造一個人性化的職場環境」,真正讓員工感受到公司的關心和體貼。舉幾個例子來看人性化職場環境:

  • 大部份公司的座椅是泡綿辦公椅,很軟很舒適,但對女性員工而言,這種泡綿辦公椅不透氣,當生理期來臨時,可能產生一些不舒服感,如果改成透氣的網布辦公椅,雖然較貴,但對女性員工絕對是一大福音。

  • 為懷孕女性、行動不便的員工營造安全友善的環境,例如:提前 10 分鐘打卡下班、員工餐廳專有的桌位等。

  • 需要坐著工作的現場基層作業員,每天挺直腰背坐著工作幾小時,因此座椅要有後靠支撐,讓他們能在疲勞時可向後稍微舒緩背腰的痠痛。

  • 自助式員工餐廳的份量通常是固定的,對食量大的員工而言可能吃不飽,可以請他等別人都取餐後再分次取用,不要讓員工覺得公司為了省成本而限制餐食。

  • 辦公室冷氣開放通常都有一個溫度標準,執行時還是要以實際狀況而彈性決定,不要死板板的,員工都已汗流挾背還堅持不開冷氣。

打造人性化的職場環境必須從基層員工角度做起,建立可讓員工向上反映的暢通管道,管理部門也應該隨時到各個工作場所中,主動觀察、發覺些可改善的細節,讓員工感受到公司是真心的體貼,照顧他們。

管理部門在規劃、執行時,記得要「不患寡而患不均」,當有少數個別的員工有不同意見或需求時,管理部門確實很為難,他們只能照章行事,不能開方便後門,此時管理部門的態度和溝通就很重要,讓他們了解公司這樣規定的規劃、善意,讓不同意見的員工「雖不滿意但能接受」,甚至可以向上級反映,研究是否有再檢討改進之處,切勿以「規定就是這樣」的制式回應弄巧成拙,讓公司的美意失真了。

(本文出自菲大的人資私房話

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