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年末績效考核要來了!主管和員工一對一面談,該談什麼?

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重點摘要
  • 回想過去的經驗,不論你是主管或部屬,面談常常淪為單方面說教或無助於未來改善的檢討會。
  • 一場有效面談通常會牽涉到的4種主題:調整工作目標、協助手邊工作的執行、討論事業發展以及給予回饋。

約員工一對一討論工作狀況,不僅部屬壓力大,就連給評價的一方,不想破壞關係、傷對方的心,也倍感壓力。

回想過去的經驗,不論你是主管或部屬,面談常常淪為單方面說教或無助於未來改善的檢討會。

其實,面談不應該是主管與部屬間的清算。一場良好的面談,應從主管對部屬的了解與觀察開始。就像奇異(General Electric Company)傳奇執行長傑克.威爾許(Jack Welch)在個人自傳《致勝》中,曾提到自己近 8 成的工作時間,都用來觀察身邊的高階主管。威爾許指出,觀察部屬平時的工作型態、決策方式,有助於思考要用什麼方法溝通,才能幫助對方把工作做得更好。

英特爾(Intel)創辦人安迪.葛洛夫(Andy Grove)在《葛洛夫給經理人的第一堂課》中也建議,主管不妨到部屬的辦公室走動,能觀察部屬的工作調性,像是從辦公桌上的擺設,觀察他平時做事有沒有組織、會不會花很多時間找東西。

《精準回饋》作者譚拉.錢德勒(Tamra Chandler)以及蘿拉.葛利希(Laura Grealish)提醒,主管提升對部屬的關注時,應將注意力聚焦在事件當下的第一手觀察,只關注具體事實,不被他人二手的臆測或見解影響,才能真正注意周遭狀況,留意到需關注的員工。

掌握 4 種關鍵談話,部屬工作上軌道

一旦主管蒐集到足夠資訊,準備好開啟談話後,《超成功對話術》指出,與員工約談,要像邀約來賓般謹慎。配合對方時間、釋放誠意,說明面談目的及明確期望。

《OKR:做最重要的事》作者、知名創投家約翰.杜爾(John Doerr),綜合數百家企業的訪談經驗,歸納出一場有效面談通常會牽涉到的4種主題:調整工作目標、協助手邊工作的執行、討論事業發展以及給予回饋。

經理人得先思考,對該次面談的具體期望,例如是想要對方分享近期困擾,或針對特定事件給予指導。約談前詳細說明,除了避免部屬緊張,也有助於面談前打好基礎、更快營造正面氣氛。

面談的頻率、地點,應依主題調整

至於面談當下的時間控管,雖會依照面談主軸的重要程度有所不同,但葛洛夫認為,一般而言,超過一小時的談話才有辦法進入深度討論,得出具體結論。而在時間分配上,顧問公司 WideAngle 創辦人喬恩.伯德松(Jon Birdsong)建議,嘗試一對一面談初期,可先從採取「10:10:10」原則開始。假設面談預計 30 分鐘,部屬可先說明 10 分鐘,主管回應10分鐘,最後再彼此討論10分鐘。先依循「10:10:10」的基礎架構,再依雙方的語速和內容調整。

另外,《葛洛夫給經理人的第一堂課》建議,主管可依部屬對於當前工作的熟悉度,決定該多久面談一次。如果部屬處理的是新案子,開會的頻率應提高到一周一次,如果他負責的是尋常業務,一個月對談一次即可。

《連薩提爾也佩服的4堂溝通課》則建議,每次面談地點應依該次主軸調整環境,討論私事時可以選隱密、狹窄且無窗的小會議室,而討論職涯規畫、工作計畫則適合寬敞明亮的地點。

面談時,該選擇什麼樣的場所?

面談地點選在公司外的場所,能起轉換心情、卸下防備的效果,也更容易開啟話題。像是選在咖啡店,可透過對方點了什麼甜點,作為破冰,同時也能增進彼此在工作外的認識。

面談的 7 大主題

面談主題可分為「建立信賴關係」「支援成長」兩階段。主管在每次面談中,都該做到建立信賴關係階段的談話主題,才能與部屬建立關係。而在支援成長階段,可從 4 種主題中選擇 1 項,避免面談漫無目的。

資料來源 / 《高效領導者的工作好習慣》,采實文化出版

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