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濫用自由就滾蛋!Netflix 的領導課:員工花錢不用報備,但不得挑戰底線

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重點摘要
  • 因為有事前的充分溝通,才有後續的自由。
  • 自由與責任建立在貫徹核心價值上,破壞規則就代表雙方不適合繼續合作。

Netflix 的新進員工往往想趕快搞清楚哪些錢可以花、哪些錢不該花,我們會提供他們做正確決定需要的背景資訊。大衛.威爾斯任職財務長的十年間,在我們的「新生學院」為新進員工立下了第一版的資訊。他這樣說明:

花任何錢之前,請想像你站在我和你主管的面前,說明你為什麼會選擇搭這趟班機、住這間飯店、買這支手機。如果你能說明為什麼花這筆錢符合公司的最大利益,那就不必多問,直接買就對了。但若你覺得理由解釋起來有點不自在,請先不要買,找你的主管商量商量,或改買便宜一點的選項。

這就是我說「事前充分溝通」的意思。大衛提醒大家要想像向主管解釋購買理由的場景,並不是單純的假想練習。你如果不謹慎花錢,很有可能真的得去當面解釋原因。

在 Netflix,不必先填採購單,等主管核准後才能購買某樣東西。你可以購買之後拍下收據照片,直接去請款。但這不代表沒人留意你把錢花到哪裡去了。財務團隊提供兩種方法防止不當開支,主管可以選擇要採用哪一種,或是結合兩者。第一個方法部分展現了自由與責任精神,第二個方法則是完全訴諸自由與責任。

如果主管選擇第一個方法,就會像這樣:每逢月底,財務團隊會寄給每位主管一封附連結的電子郵件,列出每名員工這個月所有的報帳收據。主管可以逐一點開瀏覽每個人花了哪些錢。派蒂還在 Netflix 時選擇這個方法,每月 30 號都很勤勞地點開財務部的信,仔細檢查人資部門員工的花費,往往會發現有幾個人過度支出。派蒂回憶 2008 年的一個事件,當事人潔米是人資團隊的新人:

某個星期五傍晚,我正準備下班回家,兩個產品部門的人來找潔米,他們要去矽谷一家昂貴的米其林希臘餐廳 Dio Deka。我說:「你們下班要去小酌?」但潔米回答:「不是,我們要開晚餐會議。」月底我收到團隊的花費明細,看到潔米在 Dio Deka 消費 400 美元的收據。我覺得不對勁,於是問她:「潔米,這是你前幾週和產品部的人去吃飯的帳單嗎?」結果真的是!她解釋說,是約翰開了一瓶很貴的葡萄酒。「約翰和格雷格喜歡好酒。」我聽了滿肚子火!我說:「他們兩個想喝幾百美元的葡萄酒沒有問題,公司付他們的薪水絕對夠他們自掏腰包!」

派蒂趁這個機會,跟潔米溝通了她需要知道的大原則:

「如果是請客戶吃飯,花這樣的錢是可以的,如果客戶想點一瓶好酒也無妨,那都是你工作的一部分。但你們現在是用公司的錢自己去聚餐,這非常差勁!想和同事出去玩沒問題,但是應該自己出錢。如果你們想找地方開會,請去會議室。這種事不符合 Netflix 的最大利益。請善用判斷力。」

通常只要溝通一兩次,充分說明之後,員工就能掌握要領,知道如何妥善花用公司的錢,問題也就差不多解決了。當員工意識到主管會留意開支,也就不太會再去挑戰底線。這是減省開支的一個方法,但 Netflix 很多主管偏好另一個更極端版本的自由與責任。

沒有第二次機會,濫用自由就滾蛋

決定完全訴諸自由與責任的主管選用第二種做法,完全省去查看收據的行政麻煩,把亂花錢問題交給公司內部的稽核部門審查。但一旦被查到濫用,那名員工也不用混了。

行銷主管萊絲莉.奇爾果解釋說:

我們行銷團隊幾乎天天出差,班機和住宿的飯店都自己選。我會事先模擬幾種情況,協助部屬做費用方面的決定。如果你必須趕紅眼班機,隔天一早馬上要開始工作,搭商務艙很合理。如果你能提前一天抵達,搭夜間經濟艙省錢,當然更好,Netflix 也會多出那一晚的住宿費。但短程還搭商務艙幾乎從來不符合 Netflix 的最大利益。

我告訴部屬,我從來不看他們的花費報告,但財務部門每年會抽查全公司一成的花費。我相信他們會謹慎花錢,為公司的錢精打細算,要是財務部門查出有人亂花錢,該名員工會立刻被解雇。沒有記一次警告的機會,只有「濫用自由就滾蛋」——而且你還會被當作不良範例來警剔其他人。

這正是自由與責任的核心精神。 你的團隊如果有人濫用你給予的自由,你就必須大動作開除他,讓其他人明白問題的嚴重性。不這樣做,自由就行不通。

投機取巧難免,但利大於弊

給予員工自由,即使充分溝通過,也說明了濫用的嚴重性,不免還是會有小部分的人投機取巧。發生這種事時,別反應過度、急著設下更多規定。專注處理個別案例,然後放下過去向前走吧。

Netflix 也有過投機取巧的人。最常被提起的案例是一名台灣的員工,他經常出差,好幾次偷偷在行程中安插奢華假期,也是公司出錢。他的主管沒檢查收據,財務部門也整整三年沒有查他的帳,等到揪出他的時候,他已經花了超過十萬美元的公款去私人旅遊。不用說,他當然被開除了。

大多數案例中,員工多還不至於詐領公款,只是會鑽漏洞。企業營運部門的副總裁布倫特.維金斯(Brent Wickens)管理公司在全球的所有辦公空間。某一年春天,他團隊裡一位員工蜜雪兒連續多次到拉斯維加斯出差。布倫特會檢查部門的花費,不過一年只抽查幾次。

某天晚上我睡不著,隨手點開一封電子郵件內的連結,郵件主旨是「部門員工花費細目」。我一路瀏覽了手下好幾個人的資料,忽然看到一條不尋常的細項。

蜜雪兒有一筆在拉斯維加斯韋恩賭場的旅遊支出,以「飲食費」名義報銷,金額高達 1200 美元。兩天行程要怎麼吃掉這麼多錢!我很好奇,把她前幾個月的報銷紀錄也找出來看,發現好幾筆項目看起來怪怪的。她某個星期四到波士頓出席會議,之後與家人共度週末。那個星期五晚上就有一筆餐廳支出 180 美元。她和家人吃飯也報公帳?

我等辦公室只剩我和蜜雪兒,才開口問這些費用是怎麼回事。結果我一問,她就愣住了。她沒有解釋,沒有道歉,沒有藉口,無話可說。隔週我就請她走人。她在收拾東西時還不停咕噥這一定是搞錯了。我感覺很糟,而且至今還是不清楚到底發生了什麼事。聽說她去了其他地方發展得很好。我們給予的自由不適合她。

(本文取材自《零規則》,天下雜誌出版)

零規則
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