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向上溝通的說話哲學:5 分鐘能講完,就別浪費老闆 10 分鐘!

全球top 5互聯網集團東南亞市場商務總監

不到30歲,從專員一路升職至總監。任職市場轉換於台北、吉隆坡、廣州至雅加達。職務從行銷轉變至市場開發、商業化。

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「嗨老闆,在忙嗎?可否跟你討論些事?」我拿下耳機,將視線移到走來我位子旁的下屬,他手裡抱著筆電及一堆畫滿的白紙。

看著他手上的白紙,我想他應該先準備過了,看了看時間距離下個會議還有20分鐘。「當然,請說。」我一面回答、一面合上了電腦、拿起筆記本,打算給他這段時間全部關注,期待這段對話有效率的產出結論,給他幫助。

「是這樣的,我在跟客戶 A 談這個案例時,哦我先介紹下客戶 A,客戶 A 在 20XX 年拿到 B 輪融資、現在主事者是 XXX、他們目前公司有 XXX人……」

「不用跟我前情提要,我知道客戶 A 是誰,你接著說吧。」

「好的。這個案例,啊不,這個狀況是客戶的行銷目標正在轉移,從 A 移至 B,連帶預算跟著轉移,以我們現有的合作模式已經不能滿足 B,以致於……(下略 500 字)」我聽到後來也恍神了,這位同學描述超過 5 分鐘,我還抓不到他想跟我談的重點什麼。

「總之現在狀況艱難,你希望我怎麼做?」第 6 分鐘後我決定打斷他,距離開會只剩下 14 分鐘,我得解決他的問題。

「我想了三種方案,我把三種方案可能會遇到的情況、問題及解法都列在這邊,包含這三種方案的優劣勢。」他拿起那一堆白紙,開始解釋起。我正想終於進入重點,但仔細看那堆白紙,有許多東連連、西連連的圓圈,卻沒有可供決策的列表和列點,這番講解又過了 5 分鐘,我還是沒抓到重點。

「你直接跟我講你建議哪一個方案,為什麼、預期成果及預期問題吧。」10 分鐘過去了,我已經有點不耐煩。

「其實我也很猶豫哪個方案好,因為方案 A 有 XX 優點,但價格太低了,方案 B 價格比較高,但不確定合作時間會不會被縮短,然後又有問題 XXX,還有啊……」他抓著腦袋、看似非常困擾,將原本白紙上的圓圈畫得更加凌亂。

「我要準備開會了,你自己想好,列點列清楚,我們之後再討論。」我緊接著打開電腦,趁最後不到 10 分鐘複習等下開會要討論的資料。

這樣的溝通現場,每天都在我們周圍上演。有時我遇到棘手的問題,跟主管溝通的時間也會不知不覺拉長,總覺得有很多細節很重要、很多情況需要補充、有必要讓主管做決策前了解全盤情況。

但事實上,主管不在乎那麼多細節、背景知識、前因後果。決策者真正在乎的不外乎就是人事時地物、優劣勢各三點及配套的解決方法一二三。這些講清楚,就足以供主管做決定。

一張圖表勝於一張 excel、一張 excel 又勝於一堆文字,一堆文字更加勝過自己手寫的各種思考脈絡。

我總是提醒自己,向上溝通時只給自己 5 分鐘,其中 2 分鐘講解人事時地物,1.5 分鐘介紹解決方案一二三,最後的 1.5 分鐘說明自己的建議、為什麼以及預期效果。

5 分鐘內可講完的事情,為什麼得浪費彼此 10 分鐘呢?人生苦短、長話短說、精簡溝通。

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