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你愈不講人情,員工愈敢走人!與員工溝通時,好主管會先處理這件事

2020-12-22 講師 陳煥庭
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教練式領導的目標,包括兩個層面;一個是績效目標的達成,另一個是主管與部屬關係的建立。我們簡單的說:

① 過度重視績效目標、而忽略人際關係的培養,就留不住好的人才。

② 過度重視人際關係、卻無法達成工作績效,這樣的主管會成為保姆,而不是領導。

卓越的領導人要在達成績效的同時,還要維繫良好的人際關係。這樣的領導人,才能稱得上是一位傑出的教練,「績效目標」與「人際關係」兩者都要並重,都需兼顧。

在過去諮詢輔導的經驗中,我曾經處理過這麼一個諮詢案例:

對方和我談到他主管說話時的冷漠和無情,主管跟他說:「我當然知道你媽媽生病住院,你的心情會受到影響,但是你也要把該做到的業績完成啊。其實每個人都有自己的問題,如果大家都像你一樣,那整個公司不就垮了?!」

這學員跟我描述這段過程時,語氣中充滿了憤慨與不滿,他說:「媽媽住院我已經非常擔心難過,主管難道不能先了解一下我媽媽生的是什麼病?不能先關心安慰我一下嗎?我媽媽是因為癌症末期才開刀住院,他知道我們家人是多麼痛苦、多麼傷心無助嗎?為什麼要這樣子說話?為什麼這麼沒有人性呢?所以我才決定要辭職,在那種地方上班,一點動力也沒有。」

我聽完以後,心裡也非常難過。大家回想一下自己在職業生涯中的過往,是不是曾經遇到這樣的主管:不談心情,只談事情;不重視關係,只在乎業績。

在溝通中先建立愉快的感覺

我相信大多數主管並非懷有惡意,只是這樣缺乏同理心的表達方式,不僅會讓彼此關係破裂,也無法增加部屬對於達成業績的動力。如果因為這樣造成優秀員工的離職,不但讓公司損失了人才,更會讓其他員工形成對公司的負面印象。

回到剛剛所談的這個案例,請你靜下心 10 秒鐘,設身處地的去設想,如果你是這位主管,當你面臨到下屬提出相同的問題時,你會怎麼做?

這裡提供一些提示:做為一個傑出的教練,在溝通與輔導過程中,必須要做到兩件事,一個是「問題的解決」,一個是「愉快的感覺」。請你思考一下,在溝通開始的那一瞬間,哪一個會是比較重要的考量?

顯而易見的,答案是「愉快的感覺」,因為溝通一開始的感覺若不愉快,後面的問題就更難以解決,遑論完成績效及達成任務。因此良好的溝通,是感覺愉快在前,問題解決於後。

關於問題解決該用什麼方法、運用什麼技巧,這也非常重要。在這裡特別提醒,當您扮演一位主管的角色時,請儘量不要犯下這樣的錯誤:有時候主管找部屬談事情,因為工作上的壓力,以及時間上的急迫性,一個不注意,說話的語氣和口吻就會過度急躁或強硬,往往談沒幾句話,就讓彼此間氣氛變得非常不好。因此,如何在溝通、甚至輔導的過程中,讓部屬有愉快而沒有彼此對立的感覺,是解決問題進而達成業績的關鍵!

怎麼做,才能有愉快的感覺?

在溝通中建立愉快的感覺,必須做好兩大部分:

第一,關係的建立。

第二,安全與信賴。

首先我們談「關係的建立」,關係的建立指的不但是溝通及輔導過程中、彼此關係的連結,更重要的是,在開始溝通及輔導前,主管就應該與部屬維持良好的關係。如果一位主管平常跟部屬就沒什麼互動,少有交談,沒有關心對方工作的狀況及心態,也沒有花時間了解對方的生活方式和家庭背景,那麼要建立彼此的良好關係,是很困難的。

甚至有些主管平常說話就是心直口快、刀刀見血、句句穿心,是部屬口中的「鬼見愁」。就算這位主管很有誠意找下屬約談,想幫助他解決問題,提升績效,可能在當下的第一時間,部屬心中想的卻是:「等等一定沒什麼好事,主管又要找我麻煩了。」

在溝通時,部屬若是已經有了預設立場,就很容易採取防衛抵擋的態度,關閉自己的心房,拒絕說出真正的問題,即使你有心協助對方,也難以達到成功溝通的目的。而良好的關係,是建立在安全及彼此信任的基礎上。

記得有一次,我與一位在世界前 500 大企業任職的高階主管,做一對一的教練諮詢。其間談到他一位下屬三年來在工作上的種種問題,我們談了大約 30 分鐘後,我問這位主管:「你知道你部屬老家是哪裡嗎?他現在住在哪?他上班是坐公車還是開車?他結婚了嗎?他當初為什麼會選擇這份工作?⋯⋯」

這位主管給我的答案永遠只有:「不知道」、「不清楚」。曾經有學員問我:「老師,身為一位主管,我有必要了解這些事情嗎?」而我的回答是:「如果你不願意花時間了解一個人,你如何對他有更深入的認識?如果你不知道他的成長背景,你又如何了解他的信念和價值觀?如果你不知道當初他為何會選擇這份工作,你如何幫助他找到熱情、激發動力、實現目標?如果你不知道他的家庭、情感狀況,你如何明白家庭關係對一個人的思考和情緒的影響?」

良好關係的連結沒有捷徑,是需要花時間及心思的,你不願意花點時間建立良好的人際關係,將來就會花更多的時間去處理問題。

(本文摘自《百大企業御用教練陳煥庭帶人的技術》,布克文化出版)

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美律實業

搜尋效率提升 90% 的關鍵:美律攜手叡揚,以 KM+GenAI 重構知識競爭力

2026-01-15 經理人 X 美律實業
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ChatGPT 掀起全球生成式 AI 應用熱潮,越來越多企業意識到:AI 的價值不只是導入模型,而是能否深度整合組織既有的知識管理系統,喚醒沉睡在檔案庫、郵件或專家腦海中的知識資產,使其能夠被快速檢索、應用,甚至可以生成新的洞察與內容,真正驅動組織內部的知識流動與傳承。

這股 KM+GenAI 的浪潮,正成為企業重構競爭力的關鍵命題,而台灣電聲產品設計製造大廠美律實業,則是這波浪潮的先行者。美律實業早在 2017 年便導入叡揚資訊 Vital ESP 知識管理平台,近期再次升級導入 Vital GenAI 智能生成模組,不僅將應用範圍由研發部擴大到全公司,成效更是令人矚目,包括搜尋精準度提升 90%、知識查找時間從平均 1.5 小時縮短到 10 分鐘,以及省下整理與分析資料的時間,讓同仁可以將心力專注在更有價值的工作上,為台灣製造業樹立 AI 時代知識協作的嶄新典範。

知識管理再升級,從研發擴展到全員參與

作為全球電聲領域的領導廠商,美律實業自 1975 年創立以來,便持續專注在耳機、喇叭、麥克風等產品的研發與製造,並為國際知名品牌提供 ODM/OEM 服務。由於產品研發力與技術力,是美律實業在全球市場競爭中最核心的硬實力,因此在 8 年前便決定導入叡揚資訊 Vital ESP,以研發部門為主要應用場域,將同仁在產品設計、測試與專案執行上累積的經驗,轉化為公司可重複再利用的知識資產。

隨著營運規模日益擴大,美律實業也發現,知識共享機制若僅停留在單一部門,將不足以支撐跨部門協作與創新加速的需求。為此,美律實業於年初啟動知識管理平台升級計畫,除了引進生成式 AI 技術外,更將 Vitals ESP 的應用版圖,擴大至價值工程、創新設計、品保、業務與專案管理等單位,一步步朝向「全員參與、全組織共創共享共用」的知識管理願景邁進。

「這不只是單純的版本更新,更是為了迎接 AI 時代所做的重要策略佈局,」美律實業營運系統整合處資深處長董秋雲強調。在叡揚顧問團隊為期半年的輔導與教育訓練協助下,美律實業重新檢視與盤點過去 8 年來累積的知識資產,並將知識區分為六大類型及建立一致的欄位記錄標準,形成內部對知識紀錄與搜尋邏輯的共識,也為 AI 應用奠定了穩固基礎。同時,新版本也改用 AD 帳號登入機制,讓每位同仁擁有獨立權限,在促進知識流動的同時,也同步強化資訊安全性。

KM+GenAI 應用成效 1》打造完整的知識生態系統,提昇資料查找效率

為達到知識再利用與跨部門協作的目標,美律實業特別舉辦內部知識管理競賽暨成果發表會,鼓勵同仁跨單位組隊參賽、分享自身的使用經驗。其中,抱走冠軍殊榮的、是由研發與創新設計部門組成的跨域團隊,其最特別之處在於,運用 Vital ESP 將跨部門資料由點到線到面的串聯起來,實現跨領域知識整合。

美律實業
為達到知識再利用與跨部門協作的目標,美律實業特別舉辦內部知識管理競賽暨成果發表會,鼓勵同仁跨單位組隊參賽、分享自身的使用經驗
美律實業

首先,該團隊透過 Vital ESP 標籤功能,為資料建立「點」的連結,方便系統快速找出相同主題的文件,再利用 Vital ESP 相關文件功能,描繪出知識的關係「線」,並進一步將上下游知識串聯起來,形成擁有完整脈絡的知識「面」,讓知識庫不再只是獨立檔案的堆疊,而是能夠串聯延伸的知識生態系統。

這麼做的好處在於,使用者可以快速找到所需要的資料。舉例來說,過往以關鍵字搜尋文件,系統可能會同時搜出上百筆、甚至上千筆檔案,使用者必須一一點選查找,如今搭配進階搜尋、知識類型與標籤等功能,可將搜尋結果從上千筆精準收斂至十幾筆,資料查找時間從平均 1.5 小時縮短到 10 分鐘,同步提升搜尋精準度與 90% 搜尋效率。

KM+GenAI 應用成效 2》用 GenAI 整合資料,創造知識新價值

此外,本次參與競賽的內部同仁也善用 Vital GenAI 模組的智能生成功能,整合跨部門文件或大量歷史資料,為知識創造新的價值。例如,整合來自不同部門的 Lesson Learned (經驗傳承)與 Design Guideline(設計指南)、測試規範等文件,並由 AI 生成全方位的設計建議,降低跨部門溝通成本。又如,快速彙整過往多個專案的失效案例與解決方案,並直接標示出相關文件來源,讓技術傳承不再仰賴個人記憶,同步避免重複犯錯與知識斷鏈的風險。

而由營運及客戶支援部門組成的跨部門團隊,則是將歷年客戶問卷建立至知識庫,再利用 Vital GenAI 模組快速分析客戶滿意度趨勢、智能生成摘要報告,甚至自動排序找出評分最高與最低的客戶及其原因。

「過去人工整理 Excel 表格、製作圖表至少要 2 小時,現在 AI 幫我們自動分析排序,還能提供改善建議,省下的大量時間可以用來專注在客戶關係維護上。」該團隊強調,AI 支援中英文混合查詢的特性,讓他們能夠有效整合多語言市場報告,提升國際客戶服務品質。

對高度仰賴技術積累與經驗傳承的製造業而言,KM+GenAI 所帶來的不僅是效率革命,更是克服人才斷層危機與避免知識流失的關鍵解方。「我們很幸運可以搭上 Vital ESP 這班列車,使知識不只是被管理,而是能夠被重新再利用、被傳承並形成可擴散的組織資產,」美律實業電聲電子研究開發處處長蔡明宏說。

展望未來,美律實業將持續擴大知識管理平台的應用深度,並將知識協作融入組織日常,例如:將系統操作列為全員必修課程、建立提問技巧指南、制定文件上傳規範等,希望讓每位同仁都能在最短時間內找到答案、理解知識脈絡,讓知識管理成為提升個人工作效率與企業競爭力的關鍵引擎。

[本文由經理人整合行銷部與美律實業共同製作]

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