整理‧撰文 林庭安
Google 雲端爆了怎辦？官方解密：協作工具 5 大實用密技
2020 年 10 月，Google 重新設計 Gmail、雲端硬碟、日曆、Meet 和其他協作工具的 icon 圖像。因為都以 4 個 Google 品牌顏色（紅、黃、藍、綠）為基底，許多網友表示「一時之間認不出來誰是誰」。
這會影響到 Google 的產品識別嗎？「同根生」的 logo 正隱含了 Google 整合旗下產品的企圖。Google Workspace 客戶解決方案專家馮剛表示，新設計跟 Google 整個品牌連結度較高，也更加反映產品願景：所有用戶可以在一個地方完成所有工作任務。
目前，每天有超過 430 萬 GB 的內容會上傳到 Gmail、Google 雲端硬碟與 Google 相簿，而每個 Google 帳戶只有 15GB 的免費儲存空間，由上述三者共用。該怎麼做，才可以讓這些協作工具發揮最高功效，而不是每天都在刪郵件、釋放儲存空間呢？
2 步驟，最大化儲存空間
1. 健檢雲端空間、刪除不必要檔案
大家可以透過 Google 雲端硬碟左下角的「儲存空間」，檢視目前的使用狀況；也能到 Google 相簿的個人化估算資料查看，系統會根據使用者備份內容的頻率，推算儲存空間會在多久後用盡。
接著，定期刪除不需要的檔案。一般工作者最困擾的就是信箱爆炸，在 Gmail 的搜尋框輸入 has:attachment larger:10M，可以直接找出檔案大於 10M 的信件。
如果是個人帳戶，可以使用 Google One 的免費功能「釋出儲存空間」，它會自動幫你整理可釋出空間，快速釋出空間。2021 年 6 月，Google 相簿預備透過 AI 幫助用戶篩選出太暗或糊掉的照片，再讓使用者決定是否刪除。
2. 節約使用雲端空間：
除了定期清理空間外，也可以在前端作業中就「減少垃圾」，換句話說，就是避免檔案增加，節省雲端空間。
首先，盡量使用同一份文件進行共同編輯，不要有新變動就另存新檔。再來，許多人在傳送檔案時，習慣將文件轉為 PDF 檔，馮剛表示，所有雲端檔案要寄出都是一個連結，只要修改連結，就可以將 Google 文件或試算表變成 PDF 格式。就算後續變更了檔案內容，也無需更新連結，連結也會更新成最新版本。例如：
- 修改前：http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
- 修改後：http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
3 招讓 Gmail 更好用
雲端協作工具雖然能幫助我們做很多事，但信件通知、會議邀請等資訊，也常常是我們工作效能降低的主要原因。以下提供幾個祕訣，降低工作者切換視窗的次數，有效提高工作效率：
1. 自動提醒：設定信件跳出時間，貴人不再多忘事
無論是會議通知、專案追蹤、客戶溝通等事項，多數人都會用信件來會溝通。也就是說，其實每一封信，都可能是一件代辦事項。然而，當你看到信件時，不一定有空能處理該事項，有些人會把信件改成未讀，提醒自己再回來處理。
把滑鼠移動到 Gmail 的收件夾列表，會有一排快速鍵，時鐘的 icon 代表「延後郵件」功能，你可以設定什麼時候要處理該郵件，不用即時處理，也不會忘記，系統會按照你排定日期和時間提醒你。
2. 訂會議：自動帶入日期、主旨、建議邀請對象
當你收到一封信，必須發出會議邀請，或是排定自己行事曆時，可以從信件內文的右側點選日曆、Keep、Tasks（待辦清單）等工具，系統會自動帶入信件相關的主旨、文件、名稱，也會從該信件的收、寄件人中建議會議邀請對象，也可自由加入你想邀請的人選。
3. 排先後：依緩急設標籤，分類收件匣
馮剛表示，他自己其實把 Gmail 當成是工作安排的工具，除了延遲提醒，他還會設定標籤、分類收件匣。他用成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）的「時間管理 4 象限」區分信件內容，一收到信就排入「緊急且重要」、「緊急但不重要」、「不緊急但重要」與「不緊急也不重要」標籤內，排出輕重緩急。
上述內容都是 Google 協作工具免費版的功能，Google Workspace 也針對企業版用戶提供付費功能，幫助工作者更專注在當下的工作。舉例來說，在付費版中，你可以設定工作時間，讓其他人知道你的工作時間，一旦對方想邀請你參加會議，如果撞期，系統會發出警告。你也可以設定「不在辦公室」區間，只要在日曆中設定你不在辦公室的日期和時間後，系統將會自動拒絕所有預定在這段期間召開的會議與活動。
