Google 雲端爆了怎辦?官方解密:協作工具 5 大實用密技

Google 雲端爆了怎辦?官方解密:協作工具 5 大實用密技

經理人 Managertoday
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每個Google帳戶的免費儲存空間只有15GB。怎麼做才可以讓Gmail、Google 雲端硬碟、Google 相簿等協作工具發揮最高功效?
2020 年 10 月,Google 重新設計 Gmail、雲端硬碟、日曆、Meet 和其他協作工具的 icon 圖像。因為都以 4 個 Google 品牌顏色(紅、黃、藍、綠)為基底,許多網友表示「一時之間認不出來誰是誰」。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 Gmail 拋棄了信封!用了 16 年 logo,為何要重新設計? 這會影響到 Google 的產品識別嗎?「同根生」的 logo 正隱含了 Google 整合旗下產品的企圖。Google Workspace 客戶解決方案專家馮剛表示,新設計跟 Google 整個品牌連結度較高,也更加反映產品願景:所有用戶可以在一個地方完成所有工作任務。 目前,每天有超過 430 萬 GB 的內容會上傳到 Gmail、Google 雲端硬碟與 Google 相簿,而每個 Google 帳戶只有 15GB 的免費儲存空間,由上述三者共用。該怎麼做,才可以讓這些協作工具發揮最高功效,而不是每天都在刪郵件、釋放儲存空間呢? 2 步驟,最大化儲存空間 1. 健檢雲端空間、刪除不必要檔案 大家可以透過 Google 雲端硬碟左下角的「儲存空間」,檢視目前的使用狀況;也能到 Google 相簿的個人化估算資料查看,系統會根據使用者備份內容的頻率,推算儲存空間會在多久後用盡。 經理人 經理人 接著,定期刪除不需要的檔案。一般工作者最困擾的就是信箱爆炸,在 Gmail 的搜尋框輸入 has:attachment larger:10M,可以直接找出檔案大於 10M 的信件。 如果是個人帳戶,可以使用 Google One 的免費功能「釋出儲存空間」,它會自動幫你整理可釋出空間,快速釋出空間。今年 6 月,Google 相簿預備透過 AI 幫助用戶篩選出太暗或糊掉的照片,再讓使用者決定是否刪除。 經理人 經理人 經理人 2. 節約使用雲端空間: 除了定期清理空間外,也可以在前端作業中就「減少垃圾」,換句話說,就是避免檔案增加,節省雲端空間。 首先,盡量使用同一份文件進行共同編輯,不要有新變動就另存新檔。再來,許多人在傳送檔案時,習慣將文件轉為 PDF 檔,馮剛表示,所有雲端檔案要寄出都是一個連結,只要修改連結,就可以將 Google 文件或試算表變成 PDF 格式。就算後續變更了檔案內容,也無需更新連結,連結也會更新成最新版本。例如: 修改前:http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing 修改後:http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf 3 招讓 Gmail 更好用 雲端協作工具雖然能幫助我們做很多事,但信件通知、會議邀請等資訊,也常常是我們工作效能降低的主要原因。以下提供幾個祕訣,降低工作者切換視窗的次數,有效提高工作效率: 1. 自動提醒:設定信件跳出時間,貴人不再多忘事 無論是會議通知、專案追蹤、客戶溝通等事項,多數人都會用信件來會溝通。也就是說,其實每一封信,都可能是一件代辦事項。然而,當你看到信件時,不一定有空能處理該事項,有些人會把信件改成未讀,提醒自己再回來處理。 把滑鼠移動到 Gmail 的收件夾列表,會有一排快速鍵,時鐘的 icon 代表「延後郵件」功能,你可以設定什麼時候要處理該郵件,不用即時處理,也不會忘記,系統會按照你排定日期和時間提醒你。 2. 訂會議:自動帶入日期、主旨、建議邀請對象 當你收到一封信,必須發出會議邀請,或是排定自己行事曆時,可以從信件內文的右側點選日曆、Keep、Tasks(待辦清單)等工具,系統會自動帶入信件相關的主旨、文件、名稱,也會從該信件的收、寄件人中建議會議邀請對象,也可自由加入你想邀請的人選。 3. 排先後:依緩急設標籤,分類收件匣 馮剛表示,他自己其實把 Gmail 當成是工作安排的工具,除了延遲提醒,他還會設定標籤、分類收件匣。他用成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)的「時間管理 4 象限」區分信件內容,一收到信就排入「緊急且重要」、「緊急但不重要」、「不緊急但重要」與「不緊急也不重要」標籤內,排出輕重緩急。 按下「管理標籤」即可新增標籤 經理人 上述內容都是 Google 協作工具免費版的功能,Google Workspace 也針對企業版用戶提供付費功能,幫助工作者更專注在當下的工作。舉例來說,在付費版中,你可以設定工作時間,讓其他人知道你的工作時間,一旦對方想邀請你參加會議,如果撞期,系統會發出警告。你也可以設定「不在辦公室」區間,只要在日曆中設定你不在辦公室的日期和時間後,系統將會自動拒絕所有預定在這段期間召開的會議與活動。