12 個在家上班實用工具:視訊會議、專案管理、待辦提醒一次搞定!

12 個在家上班實用工具:視訊會議、專案管理、待辦提醒一次搞定!

經理人 Managertoday
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遠端工作的組織或個人無論是開會討論、檔案存取、溝通協調,甚至一般同事間的社交,都會產生溝通或合作上的落差。12種工具,幫助你遠端工作更有效率。
對於不習慣遠端工作的組織或個人來說,無論是開會討論、檔案存取、溝通協調,甚至一般同事間的社交,都會產生溝通或合作上的落差。我們整理出 4 大類、12 種工具,幫助你遠端工作更有效率。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 10 萬名員工要居家辦公!老公司如何快速轉型?電信業者 Verizon 的做法 專案管理工具 Trello:工作「可視化」,一眼掌握進度 Trello 以「區塊」的方式區別任務種類,初次使用 Trello,可先創建團隊,再進一步建立「討論版」,比方說,團隊名為行銷部,討論版包含雜誌行銷方案、影音產品推廣方案。每一個討論版內,內建一連串清單,用戶可依時間軸分類,像是未完成、進行中、已完成、待處理等狀態,成員都可以隨意拖曳、新增工作事項,即便不能面對面討論,也可以清楚掌握進度。 Asana:身兼數職時,可多視角檢視任務 Asana 與 Trello 的使用方式大致相同,一樣可以依照專案需求,建立任務、子任務等多個層級、上傳檔案、插入圖片,並設定單一任務的開始及截止時間、負責人等基本資訊。 較特別的是,如果同時參與多個專案,可切換成行事曆模式,以同個時間點、不同角色任務的角度,在統一的看板檢視所有工作進度,幫助自己釐清先後順序,管理專案更加便利。 溝通協作平台 Slack:應用彈性高,可串接百種程式 Slack 是款彈性度高的通訊軟體,使用者可自由串聯上百種應用程式,像是 Google Drive、Zoom、Microsoft OneDrive 等等,整合各種 App 應用軟體,不須為了切換頁面感到苦惱。最為人稱道的功能是,Slack 能夠針對單一訊息回應,讓每一條訊息都成為一個討論區,避免議題被不相關的內容影響。 Microsoft Teams:整合協作平台,視訊會議一鍵開 習慣 Microsoft 365 介面的個人或企業,使用 Microsoft Teams 更加得心應手,不管是雲端文件存取、檔案分享、會議通知、日曆提醒、任務分工等溝通協作,都整合在一個平台內。 和 Slack 相同,用戶可利用標籤功能,將對話和文件妥善分類,便於查找。較特別的是,Microsoft Teams 也支援線上會議,且無須開啟額外的連結或軟體,平台內就能直接進行視訊會議。 JANDI:支援中文系統,介面簡單好上手 相對於 Slack 聚焦歐美地區的用戶,JANDI 則將重心放在亞洲使用者,因此,產品一推出就支援繁中、簡中、日文、韓文和英文等 5 種語言。 另外,Slack 最大的優勢為串接上百種應用程式,符合歐美公司使用多種協作工具的習慣。JANDI 則將串接簡化成幾個亞洲企業較常用的軟體,包含 Dropbox、Google Calendar、Trello 等,讓使用介面更加清爽、上手。 視訊會議軟體 Zoom:17 座數據中心,跨國視訊不斷線 Zoom 在全球 17 個重點城市設立數據中心,連線相對穩定,而且不須額外下載軟體,只要主持人註冊帳號,將連結和密碼傳送給與會者,就可以直接加入會議。 針對視訊背景雜亂、早起蓬頭垢面的狀況,Zoom 還提供虛擬背景和美肌的功能。不過,Zoom 去(2020)年一度傳出資安疑慮,例如用戶個資外洩等隱憂,採用前須再三評估。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 疫情告急,企業改採視訊面試!遠距求職,掌握 7 大關鍵贏得好印象 Cisco Webex:開啟個人會議室,隨時找得到人 Cisco Webex 透過 email 邀請與會者參加會議,可發起兩種會議形式,第一是個人會議室,有固定網址和代碼,知道代碼的人能夠隨時加入,適合密切合作的團隊,或像是客服人員要線上待命;第二是排定會議,與會者於約定時間加入會議。主持人可進行多方控管,像是關掉某個人的鏡頭、將某個人移至「大廳」,等待允許加入等等。 Google Meet(原名 Google Hangouts):行事曆、工作同步,不再忘東忘西 假設組織採用 G Suite 系列工具,像是 Gmail、Google Calendar等,Google Meet 將成為首選視訊軟體。當主持人以 email 發出會議通知,行事曆自動註記,時間一到跳出通知,就直接開始會議。另外,會議的對話內容、照片,會自動備份到 Gmail 的「即時通訊紀錄」和 Google 相簿,方便日後查找、整合資料。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 Google 雲端爆了怎辦?官方解密:協作工具 5 大實用密技 效率及社交工具 Cold Turkey Blocker:虛擬夥伴監督,禁止登入分心網站 在家工作,少了同事激勵、主管督促,容易分心,一下滑臉書(Facebook)、一下點開 YouTube,一轉眼虛度大半時間。想要專心工作,可以在 Cold Turkey Blocker 上設定某個時段禁用的網站和應用程式。此時若連上禁用網站,Cold Turkey Blocker 會用名人勵志小語遮蔽,鼓勵你回到工作上。 Focusmate:與「臨時同事」彼此督促,工作更有動力 如果禁止網站還是無法讓你專心,試試與陌生人一起工作。Focusmate 以 50 分鐘工作、10 分鐘休息為循環,在你預計的工作時間內,配對一位「臨時同事」,一起視訊工作。登入 Focusmate、填完基本資料,接下來會進入行事曆介面,你可以自由加入他人或創建自己的工作時間。 iDoneThis:公開待辦事項,讓老闆、同事監督你 iDoneThis 是一款生產力工具,類似於待辦清單。用戶將今日的預計目標與工作進度更新在平台上;除了工作者本人,主管也可以新增任務在負責人的工作清單上。如果當天的目標未達成,將會自動順延到隔天,員工與老闆在下班前,都能夠清楚得知工作成果,調整排程。 Donut:線上配對同事,定時聊天、抒發壓力 Donut 是 Slack 投資的新創公司,透過 Slack 隨機配對不認識的同事,一起上線聊天、喝咖啡,系統會幫你設定好開場白,讓彼此不尷尬。Donut 還有個有趣功能,不時抽出幾名幸運兒,和執行長喝咖啡。在現下不少企業採用雲端工作的時機,彌補平常同事間閒話家常、茶水間聊是非的社交活動。