遠距工作怕團隊鬆散?與其逼員工開例會、交報告,還不如做好「主管該做的事」

遠距工作怕團隊鬆散?與其逼員工開例會、交報告,還不如做好「主管該做的事」

經理人 Managertoday
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疫情期間看不到、摸不到,主管就要求員工開始交各種報告,開各種會?不知道大家有沒有遇過一些主管,當他愈無法掌控你的時候,就愈想控制你?
績效管理,對於跨國專業經理人來說,一直是個挑戰。管業務相對清楚明瞭,最重要的決勝點就在業績的表現,非常直接且具說服力。當然,如何訂下年度業績目標,讓其既有挑戰性、又不失去業務的積極性,又是另一個讓人頭痛的議題。 延伸閱讀 公司在第三級警戒縣市,指揮中心:提高防疫準備!企業持續營運指引9大規範 跨國管理的難處在於,身為管理者,無法在日常工作時間的相處下,觀察員工的狀態,一般得透過 KPI 制定量化目標,搭配出差到當地的互動與觀察,才有較清晰的評估方向。去(2020)年因為疫情的關係,跨國專業經理人失去了出差到當地的機會,只能依靠「數位化」平台,來執行管理。 不知道大家有沒有遇過一些主管,當他愈無法掌控你的時候,就愈想控制你? 疫情期間看不到、摸不到,就要求員工開始交各種報告,彷彿報告可以幫他完成管理上不足的地方。或是開始開會,用大大小小的會議,把時間佔滿,就代表在盡管理的責任。 一份「落落長」的加班申請 2020 年我們公司舉辦了一場亞太區的線上大會,我們將跨區的會議轉成線上,包括專題演講、產品發布、虛擬產品展示等等,把行銷部門弄到人仰馬翻,也在第三季度順利上線、完美結束。大家密集準備的時間在 9 月到 10 月中,因為我是最高主管,因此籌備階段一直參與並提供相關的協助,大多在於「快速」決策方面的支援。 11 月份,一位日本的行銷人員突然提出連續半年,從 4 月初到 11 月中「每天」的加班申請,工作時數從早上 8 點到晚上 11 點,星期六也是一樣;我們的行銷部門採取垂直管理,由亞太區總部的主管直接管理當地的行銷人員,而日本因為疫情關係,3 月開始每天在家上班,等於每個人都必須有非常成熟的自我管理能力,而主管也要有豐富的管理經驗,以因應這在組織績效管理上的挑戰。 當日本行銷人員提出加班申請時,他的主管非常震驚與憤怒,因為我們已經在休假做了調整,以彌補大家在這段期間的辛苦,同時也因為在家上班時間非常彈性也難以管理,所以我們決定用年假補償,給予大家鼓勵。而當日本行銷人員提出的時候,當地的 HR 也依照法律規定,態度很不恰當地要求該主管必須同意其申請。 這事件的挑戰在於,第一,之前我們有規定,加班申請必須提前告知主管,在主管同意後得以執行,但這位員工卻因為「太忙」的關係,忘了事前申請,而他確實有在晚上發郵件執行他的工作職責;第二就是 HR 的不客觀立場,因為他們二位私下交情很好,所以 HR 僅以員工權益和法規來要求公司,但失去了 HR 的公正立場做出適當的判斷。 做主管該做的事:把遊戲規則訂清楚 該員工主管很生氣地告訴我,他可以付,但以後每天都要和這員工開會,並要求交每日報告,以「充分掌握」他在忙什麼。一開始我也在情緒的漩渦當中,但給了自己一天的時間思考,冷靜之後,我給予該主管以下建議: 當初有規矩在先,他沒有拿到主管同意就執行加班之實,但有郵件「顯示」他有上班,而我們也因為疫情而不在日本,沒有更直觀的判斷依據,因此我建議,讓該員工將他申請加班的每日「加班工作內容」羅列出來,寫重點就好、不用太細,目的除了申請加班的備案存檔之外,更重要的是,要讓主管了解他的工作量是否已經嚴重超載,以做有效的調整。 此外,該主管必須以文字的方式重申「遊戲規則」,以及執行的承諾。如果要該員工每日開會、每日交報告,只會讓他的時間變得更少,並失去對工作應有的態度,也讓大家感受公司在做不適當的報復性管理。 當然這也讓 HR 無話可說,這些要求都是希望給予員工合理的工作量,與展現應有的工作態度。與此同時,我們也找適當的機會,向跨部門的同事以及當地的主管更進一步了解,這位行銷人員的工作態度、效率、品質等等,以作為我們日後做績效評估的依據。 延伸閱讀 部屬是喜歡搪塞卸責的「理由王」!開除他,對團隊是最好的選擇嗎? 員工不在身邊該怎麼管理?目標訂好、搭配 360 度管理 今年年初最忙的,就是訂定年度計劃與目標。因為疫情關係,我們了解到原來出差並不是再自然不過的日常,必須有周全的計畫以因應跨國管理的挑戰。 今年,我沒有增加 KPI 的數量,但有告知團隊 KPI 的績效會在每季度的評估會議拿出來檢討,並更嚴肅地看待。此外,在對台灣以外的團隊,我會更重視 360 管理方式,透過與不同單位的溝通,更全面與客觀的了解每一位員工的工作狀態,並給予客製化的支援。 疫情帶給我們全然不同的生活體驗,也逼著我們去學習數位化的好處,相信疫情之後,主管們在管理上有大躍進的進步。 (本文轉自國際職人 JC淘心話)