結束一場會議時，你通常會感到收穫滿滿？還是覺得虛度光陰？管理顧問公司 Korn Ferry 曾做過一份調查顯示，67％ 的工作者認為，會議和電話會分散他們工作時必要的注意力。《麻省理工斯隆管理評論》（MIT Sloan Management Review）曾提出一個名詞叫 「會議後復原症候群」（Meeting Recovery Syndrome），指出人參加完一場低效率的會議後，因需要時間復原，後續的工作品質和情緒都會大打折扣。

因疫情，許多人都在家工作，一些原本面對面可以火速解決的討論，變成了漫長的視訊會議。由於視訊會議沒有空間限制，於是參與者無限上綱，上至執行長、總監，下至團隊基層常常困在同一場會議裡。參與者太複雜的會議，通常效率不高，因為溝通的內容可能不在同一個層面，浪費彼此時間。

想要解決會議效率低的問題，就要精準地掌控時間，而會議的前置作業也很重要，即便事前需要花 2 小時準備，只要能節省團隊時間，都是值得的。這種高效率又短暫的會議就稱作「微型會議」 （micro-meeting）。

「微型會議」如何展開？會議時間要多短？

確認開會的必要性

首先，你得先考慮，一場會議的必要性。某件事究竟需不需要花眾人時間來討論，或其實打通電話、寄封信、共同編輯一份表單就可以解決問題？或許仔細一想，你會發先很多會議都可以被前述方法取代。

嚴格篩選參與者

再來，微型會議的人數必須精簡，非必要人員不必參加。別因為業務相關就邀請對方與會，而是只邀請跟該場會議想討論的主題有「直接關聯」的人加入。

提醒參與者有所準備

注意，如果你是主持人，請 48 小時前發通知給大家，並說明會議主軸，讓與會者有時間準備會議上可能要討論的想法或素材。務必要求大家準時與會，並保持高度專注，別讓遲到、滑手幾等瑣事耽誤會議行程。

此外，每個人在會議上的發言，必須盡可能簡單扼要，想找同事閒話家常請等到會議結束後。

控制時間

微型會議的訴求就是「快、狠、準」，不浪費多餘的時間，那會議時間到底要多短呢？

如果會議沒有要討論什麼東西，純粹是高層的資訊布達、或同事間的報告，那最好控制在 10 分鐘內。如果需要針對某項提案做決策，建議預留 15～20 分鐘，讓提案人有時間說明提案內容，並開啟後續討論。

此外，主持人可以先切分好，每個議題分別要花多少時間。例如當團隊要用 15 分鐘的會議來拿討論 3 個項目，每個議題就要控制在 3 至 5 分鐘。唯有一些特殊情況，可以不受這些時限規定，例如當同事有問題想提出，或針對工作上的瓶頸請求支援時。

建議安排一個人擔任計時員的角色，不時提醒同事還剩多少時間可以討論。這聽起來很苛刻，但為了提高生產力、減少人力消耗，卻是必要的。

至於一周內舉行幾次微型會議是合理的？這並沒有標準答案，只能說愈少愈好，不必要開的會就別開。若你想在團隊中導入微型會議，可以先從 15 分鐘長度開始，這是最理想的、最入門的規模。

資料來源／Entrepreneur, Business Wire