冗長的會議,正摧殘你的團隊?掌握「微型會議」 4 重點,十分鐘追完工作進度!

冗長的會議,正摧殘你的團隊?掌握「微型會議」 4 重點,十分鐘追完工作進度!

經理人 Managertoday
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低效率的會議正摧殘你的團隊?試試訴求就是「快、狠、準」的「微型會議」,如何展開一場微型會議呢?
結束一場會議時,你通常會感到收穫滿滿?還是覺得虛度光陰?管理顧問公司 Korn Ferry 曾做過一份調查顯示,67% 的工作者認為,會議和電話會分散他們工作時必要的注意力。《麻省理工斯隆管理評論》(MIT Sloan Management Review)曾提出一個名詞叫 「會議後復原症候群」(Meeting Recovery Syndrome),指出人參加完一場低效率的會議後,因需要時間復原,後續的工作品質和情緒都會大打折扣。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 例行會議,怎麼報告工作進度?3 種跡象,團隊只是聚一起、浪費時間 因疫情,許多人都在家工作,一些原本面對面可以火速解決的討論,變成了漫長的視訊會議。由於視訊會議沒有空間限制,於是參與者無限上綱,上至執行長、總監,下至團隊基層常常困在同一場會議裡。參與者太複雜的會議,通常效率不高,因為溝通的內容可能不在同一個層面,浪費彼此時間。 想要解決會議效率低的問題,就要精準地掌控時間,而會議的前置作業也很重要,即便事前需要花 2 小時準備,只要能節省團隊時間,都是值得的。這種高效率又短暫的會議就稱作「微型會議」 (micro-meeting)。 「微型會議」如何展開?會議時間要多短? 確認開會的必要性 首先,你得先考慮,一場會議的必要性。某件事究竟需不需要花眾人時間來討論,或其實打通電話、寄封信、共同編輯一份表單就可以解決問題?或許仔細一想,你會發先很多會議都可以被前述方法取代。 嚴格篩選參與者 再來,微型會議的人數必須精簡,非必要人員不必參加。別因為業務相關就邀請對方與會,而是只邀請跟該場會議想討論的主題有「直接關聯」的人加入。 提醒參與者有所準備 注意,如果你是主持人,請 48 小時前發通知給大家,並說明會議主軸,讓與會者有時間準備會議上可能要討論的想法或素材。務必要求大家準時與會,並保持高度專注,別讓遲到、滑手幾等瑣事耽誤會議行程。 此外,每個人在會議上的發言,必須盡可能簡單扼要,想找同事閒話家常請等到會議結束後。 控制時間 微型會議的訴求就是「快、狠、準」,不浪費多餘的時間,那會議時間到底要多短呢? 如果會議沒有要討論什麼東西,純粹是高層的資訊布達、或同事間的報告,那最好控制在 10 分鐘內。如果需要針對某項提案做決策,建議預留 15~20 分鐘,讓提案人有時間說明提案內容,並開啟後續討論。 此外,主持人可以先切分好,每個議題分別要花多少時間。例如當團隊要用 15 分鐘的會議來拿討論 3 個項目,每個議題就要控制在 3 至 5 分鐘。唯有一些特殊情況,可以不受這些時限規定,例如當同事有問題想提出,或針對工作上的瓶頸請求支援時。 建議安排一個人擔任計時員的角色,不時提醒同事還剩多少時間可以討論。這聽起來很苛刻,但為了提高生產力、減少人力消耗,卻是必要的。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 夠不夠專業,看你寫的「會議紀錄」就知道!正確的紀錄 3 技巧 至於一周內舉行幾次微型會議是合理的?這並沒有標準答案,只能說愈少愈好,不必要開的會就別開。若你想在團隊中導入微型會議,可以先從 15 分鐘長度開始,這是最理想的、最入門的規模。 資料來源/Entrepreneur, Business Wire