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在家上班不怕被打擾,回辦公室容易分心怎麼辦?研究:3 做法降低干擾

2021-08-12 編譯‧整理 Kevin Liu
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全球疫情逐漸紓緩,許多企業相繼取消遠端工作的規定,雖然生活漸漸回到常軌讓許多人感到興奮,但對某些好不容易習慣居家辦公的上班族來說,與同事們重新共享辦公空間不免變得有點陌生,辦公室的嘈雜聲與社交活動,都可能都讓人感到不適應,對某些人來說,回到辦公室可能是既緊張又恐懼的事。

延伸閱讀:同事好久不見、回辦公室情誼也變淡?領導者重振團隊,該做的 3 件事

回歸辦公室後,3 招降低外在干擾

這種類似進入新環境的感覺,不僅讓人忐忑不安,甚至有可能造成工作失誤、生產力下降。心理學研究顯示,以下 3 種做法可以幫助工作者降低干擾、儘快重新適應新辦公室。

1. 打造自己的無噪空間

辦公室的背景噪音容易分散工作者的注意力,嚴重者甚至會降低超過 50% 的生產力。對於亟需集中精神的工作者,若情況允許,可考慮是否與其他同事交換座位或是搬到較安靜的區域;如果現實無法配合,不妨準備一副降噪耳機戴著,隔絕背景噪音。而當一個人在辦公室戴上耳機時,同時也傳遞了一項訊息給同事:「我現在不方便交談或被打擾,請降低音量。」

2. 對干擾預做準備

在辦公室工作時,有時會因為雜事或其他突發事故,必須暫停手邊的工作,甚至離開座位。為了避免稍後回來時,思緒無法銜接上,可以在離開前先做好簡單的備忘錄,或是隨手將滑鼠游標移到準備接著處理的檔案或視窗上。這樣即使碰到辦公室的各種干擾,也能很快地回到執行中的工作進度上。

3. 準備好音樂(如果情況允許)

也有些工作屬性並不追求安靜的工作環境,在辦公時聽音樂會不會影響生產力,取決於工作性質。例如需要計算或讀寫的工作,即使是工作者個人喜歡的音樂,也可能被大腦判定為噪音,使工作失誤率提高;而像是產品設計師、建築師等講求創意的職業,在工作時聆聽音樂則有助於提升創造力。

回辦公室好焦慮怎麼辦?找熟悉的同事聊聊,建立職場歸屬感

成人與兒童精神科醫生拉什米・帕瑪(Rashmi Parmar, MD)指出,重新回到辦公室,與久違的同事接觸,的確讓某些人面臨社交焦慮。建議先與比較熟悉的同事閒聊,慢慢建立自己的人際網絡,也是降低焦慮、幫助回歸職場的好方法。

如果有餘裕,也可以試著對回到辦公室後陷入焦慮的同事伸出援手,彼此幫忙,早日適應後疫情時代的工作環境。

延伸閱讀:要回辦公室,不如離職!蘋果要求「每周 3 天」回辦公室,為何引起員工反彈?

從居家辦公回到辦公室,上班族必須對已經習慣的生活與工作做出調整,儘管有些企業會在過渡期容許員工彈性調整居家辦公與進辦公室上班的比例,但上班族還是需要根據自身狀況與工作性質及早調整,重新尋求工作與生活的平衡。

資料來源/World Economic Forum, Harvard Business Review, Very Well Mind

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

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