開會時手機震動,就忍不住瞄一眼?10 個職場溝通地雷,讓你有失專業

開會時手機震動,就忍不住瞄一眼?10 個職場溝通地雷,讓你有失專業

經理人 Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2021-09/img-1631696183-25398@900.jpg
精通溝通技巧,絕對對職涯大有益處!《富比士》 雜誌請 10 位業界專家盤點人們最常犯的錯誤溝通習慣,以及正確的溝通方式:
無論是與同事協作、向主管回報工作,或是與客戶或廠商交涉,「溝通」一直是職場生活不可避免的一部分,而溝通技巧不佳對專業工作者的影響可大可小,一些人們常在不自覺中犯下的溝通壞習慣,可能會影響溝通效率、使人印象扣分,更嚴重一點甚至會阻礙職涯發展。 如果能精通溝通技巧,絕對對職涯大有益處!《富比士》(Forbes) 雜誌請 10 位業界專家盤點人們最常犯的錯誤溝通習慣,以及正確的溝通方式: 1. 打斷別人說話 打斷別人說話是溝通大忌,通常會打斷別人說話,多半因為你認為自己已經猜到對方接下來要說什麼,不讓對方講完。就算你知道對方要講什麼,也應該尊重對方、讓對方把話說完,或許下文其實跟你想得不一樣。千萬不要打斷後,自顧自地講,有時候會讓討論失焦,反而不是有效的溝通。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 「誰來教我做主管...」新手主管大調查:升主管的頭3年,煩什麼、怎麼解? 2. 隨意承諾 千萬不要隨便承諾做不到的事,尤其在職場上,「輕諾寡信」會降低自己的信用,有時候甚至必須為此付出更高代價,例如花更多預算,去完成你隨口承諾的事。談計畫時,切記只談有把握的、做得到的,如果不確定,必須預留討論空間,不可以隨便說「沒問題」。 3. 冗長的電郵 電郵是拿來精準溝通的,主旨就要告訴對方這封信的目的,內容愈精簡愈好,才不會失焦,但有人會不小心利用電郵溝通太細瑣的事情,讓收件人抓不到重點。最好的電郵溝通方式是,根據 5W 原則(Who, Where, When, What, Why)討論一件事,最好能條列式,讓彼此掌握狀況。 4. 會議上不專心 會議上恍神在所難免,但應該盡量避免。一旦會議上不專心,你可能講出一些莫名其妙的話,不僅降低專業度,更浪費與會者時間。仔細聽,好好問問題,好好給建議,會增加你在團隊的影響力。 5. 跟人講話時看手機 跟人對談一定要避免用手機,甚至不可以看手機。很多人跳出訊息通知時會忍不住瞄一眼,這種小舉動會給人溝通不專心、不尊重人的感受。下次跟人對話時,請在對方面前把手機收起來,放進包包或是螢幕朝下,讓對方知道接下來這段時間,彼此可以很專心的溝通。 6. 太常講「我」 如果你發現你跟人講話很常用到「我」這個字,可能代表你思考方式比較以自我為中心,無論討論什麼都跟你有關,你的故事、你的想法。要改掉這壞習慣,記得下次談話時,把時間留給對方,少講一點話,多聆聽。 7. 被動攻擊型發言 被動攻擊型的人,不會直接開罵或在談話時產生衝突,聽起來無害,但實際上一樣討厭。這種人可能會講一些像是「我無所謂」「好啊,隨便你們」這類沒辦法解決問題,還會影響談話氣氛的話。如果發現自己講話時有這種傾向,應盡量避免消極的陳述方式。 8. 常講空洞的贅詞 「......嗯對」、「你知道的」、「呃......」這些拿來填空、給自己更多思考時間的贅詞,反而會讓對方失去聆聽的興趣,在職場上,甚至會因此被理解為表達能力不佳。如果你需要思考時間再說話,不如直接簡單停頓一下,想好再講。 9. 不自覺提高音量 人們提高音量,通常是為了強化自己的觀點或與人較勁,作為專業工作者,這種表達方式給人的觀感很不好。如果下次你發現自己好像音量愈來愈大,記得喘口氣,冷靜組織一下要講的話,用正常的音量與人溝通。 10. 用錯溝通渠道 通訊軟體、電郵、電話、面談,各自有不同的功用,專業工作者必須因應談話內容選對渠道溝通。 通訊軟體比較適合聊瑣碎的事情,氣氛比較輕鬆;電郵承上所說,必須精簡扼要,有很清楚的 5W 讓彼此掌握事件狀況;電話較適合談需要清楚溝通的事情,不會因為打字產生誤解,也比較能透過聲音了解對方的態度;面談則最適合需要深聊的時候,因為可以直接看到對方的表情,而且最好安排在一個封閉的談話空間,確保談話是有隱私的。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 當上主管不用執行專案,只剩行政工作?關於管理職,有 3 件事你可能想錯了 為了別犯以上 10 個錯誤的溝通習慣,下次溝通前可以先用以下兩題自我檢核,避免犯錯。 我在這場對談中,主要是發表意見還是傾聽的角色? 這場對談的目的是什麼,我該用什麼渠道溝通比較好? 資料來源/Forbes, Email Analytics