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經理人月刊第206期

仁寶資深副總的九宮格筆記!如何助他達成人生目標,當上高階管理者?

2022-01-12 採訪‧撰文 林庭安
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「工具可能改變你的思維跟想法,很難講什麼是對的,但你做完規畫,對人生會更有掌控權(own yourself)。」仁寶電腦集團創意中心資深副總經理暨設計長陳禧冠,在 1998 年畫了一個九宮格,為自己立下一個目標:當上台灣分區經理,結果,6 年後,他當上飛利浦設計中心台灣區總監,成為當時全球 12 間分公司、450 位設計師中,第一位華人分區總監。

「九宮格可以成為每個人記錄事件的工具,強迫你思考一件事的 360 度面向。」陳禧冠口中的九宮格,又叫曼陀羅九宮格思考法,它是由 3 乘 3 的格子組成,中間填上想達成的目標或想解決的問題,外面環繞的 8 格則是填上達成目標的方法或行動。

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格子狀迫使人寫下想法,完成後打叉更有「儀式感」

1986 年,那時專科 4 年級的陳禧冠,為了競選工業設計學會理事長,用格子寫下競選理念,「那是我第一次發現格子可以當成工具,因為格狀會讓人想填滿,強迫我寫下東西。」

畢業後,陳禧冠沿用畫格子做筆記的習慣,發展成自己獨特的筆記法。不同於九宮格思考法將 8 個子行動再延展,最終成為 9 乘 9 的格子;他把 8 個行動拉出來變成條列式,寫下完成該項行動需要什麼準備。如果在執行過程中有任何學習或體悟,他也會進一步用文字或圖像記錄下來,「要活用工具,它是來符合你的目標跟人生規畫,而不是你去配合它。」

陳禧冠職涯規畫九宮格
經理人

自此,他就用這套筆記法記錄會議及執行專案。比方說,開會告知 2 個月後要交草稿,他就會把這件事延伸出來的追蹤事項畫成九宮格,「就像電影裡追蹤嫌犯都是在大白板或牆上記錄,這樣才能看到時間序、次序及關聯性。」

陳禧冠表示,九宮格好玩的地方在於,當事情做完,可以用紅色筆畫叉叉,有塵埃落定的「儀式感」。也正是因為每次開會都認真記錄,陳禧冠提出的作品或提案,完成度都比其他同事來得高,更讓他思考:這個九宮格是不是能拿來規畫人生?

格子裡的事「遲早要做」,不用糾結先後順序

1998 年,他拿了一張 A3 紙,在中間的格子寫下:Taiwan branch manager,希望自己未來能坐上飛利浦台灣分公司經理的位置。當時他很崇拜老闆,只要看草圖就知道成本高不高,「我想坐那個位置,也要有他的能耐。」

透過觀察主管的能力與特質,他列下語言(英文)、人脈、製程、生活成長、電腦專業知識等 8 個努力的方向。為什麼沒有領導魅力、提升品味這些看似跟職位相符的能力?「我不列『虛』的東西,假設沒有一個衡量標準,有沒有達成很難證明。」

然而,要坐上那個位置,每個人需要補足的能力不同,例如語言能力放在他南非籍老闆身上就不適用。一旦確定未來需要補足的能力,他會再往下列出行動方案。以學習語言為例,陳禧冠到 35 歲以前,都維持每天晚上聽空中英語教室的習慣,陳禧冠表示,這些能力的養成,並沒有先後順序,因為懂品牌、懂製程這些能力都是坐上分公司經理必備的能力,「如果它是九宮格的一項,你就知道你有一天一定要學會,不會糾結先後順序。學你該學的,機會來了就接受。」

就拿設計師的職涯發展來說,中間的目標不一定要設管理職,也可以朝人文研究、材質、趨勢、模具、顧問等路徑前進。他以仁寶為例,因為團隊喜歡畫圖的顧問設計師,讓團隊每年都會得 iF 設計獎,2021 年更在「全球國際企業創新排名」中躍升至第 6,排名超越蘋果(Apple)。

陳禧冠表示,九宮格的美妙之處就在於它沒有時間序,因為每格都是你必備的能力。當九宮格裡的 8 件事都拿在手中,剩下的就是看運氣伺機而動了,「人生只有一次,一定要有規畫,你最終不一定會做到,但起碼你有做準備。

陳禧冠_仁寶電腦集團創意中心設計長暨資深副總經理_2021-12-10_侯俊偉攝影_ (2)
侯俊偉攝影

陳禧冠

1967 年生,美國克蘭布魯克藝術學院(Cranbrook Academy Of Art)藝術設計碩士MFA。曾任飛利浦設計中心設計、執行總監,現為仁寶電腦集團創意中心資深副總經理暨設計長。

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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