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把辦公室變森林樂園、攀岩場、美甲沙龍!工作場所愈來愈浮誇,凸顯什麼管理難題?

2022-03-22 未來商務 張庭瑋
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歷經新冠肺炎(COVID-19)疫情,遠距工作儼然成為後疫情時代的新常態,許多科技公司像是推特(Twitter)、Meta 等紛紛宣布開放員工完全遠距工作。根據會計師事務所 Hazlewoods 數據顯示,2 月份在人才招聘網站 Indeed 上發布的職缺中,有超過十分之一的職缺是完全遠距的,也就是說,短期內仍有數以百萬計的工作崗位是在家工作。

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皮尤研究中心(Pew Research Center)調查發現,美國有 60% 的遠距工作者在疫情後更願意維持在家工作;在英國,混合或遠距辦公模式已大幅降低辦公空間需求,房地產服務供應商第一太平戴維斯(Savills)的歐洲地產研究負責人奧克利(Mat Oakley)指出,「混合辦公模式將使辦公空間的總需求減少 7~14%。」

然而,隨著疫情趨緩,有許多企業已開始大力鼓勵員工回到辦公室,像是 Google 在 1 月即宣布斥資 10 億美元,買入倫敦的新商業大樓。《紐約時報》報導,根據房地產公司世邦魏理仕集團(CBRE Group)的數據,2021 年的最後三個季度,科技行業租賃的辦公空間比一年前增加了 76%。

商業房地產公司仲量聯行(JLL)統計也指出,2021 年投入倫敦市中心外圍辦公室的資金支出,高達 89 億英鎊(約新台幣 3,338 億),是有史以來第三高,顯示仍有企業將辦公室視為不可或缺的場域。

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辦公室不只拿來辦公,更可拿來做各種「交流」

全球最大客戶關係管理(CRM)供應商 Salesforce 房地產部門的副總裁布拉夏爾(Steve Brashear)認為,辦公室並不會消失,而是人們對這個空間的期待改變了。Salesforce 內部一項員工調查顯示,員工回歸實體上班最期望的第一件事,就是找回與他人的連結互動。

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因此,Salesforce 將自家辦公室的社交空間占比從 40% 增加到 60%,「增加更多的攤位、咖啡廳、公共桌椅和移動的視聽設備,加強同事之間的聯繫,和面對面激盪出火花的機會。」拉夏爾說。

《富比士》指出,Salesforce 還在加州開闢一座新辦公園區。這個新的園區有別於過去的辦公大樓或科技園區,坐擁面積 75 英畝的紅木森林,讓員工能在森林公園中工作,除了開會、學習,甚至能隨時走進森林健行,或報名團體烹飪、瑜珈、冥想等課程,大幅提升員工到辦公室上班的工作品質。

Salesforce_Trailblazer Ranch
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辦公室附加美甲、攀岩等服務,讓人更想來上班

「如果它仍然是一個平淡無奇的辦公室,一排排桌子,當然沒有人想回來。」設計工作室 KKS Savills 的負責人沙門(Katrina Kostic Samen)說 。

「未來辦公室更像是一個目的地。」資誠會計事務所的英國人資總監艾略特(Ian Elliott)形容,當人們習慣居家工作之後,得有足夠誘因讓員工「喜歡來辦公室」。在他們最新的辦公室中,不只設計了更多戶外空間,甚至還提供員工按摩與美甲沙龍服務。

而開發商安盛房地產(AXA Real Estate)則計畫在倫敦最高摩天大樓「主教門大街 22 號大樓」(22 Bishopsgate)的 25 樓的高牆上,設計一個攀岩牆,讓所有愛冒險、敢嘗試的員工挑戰。「比起用死氣沉沉的『辦公室』來稱呼它,這棟大樓更像是充滿活力與生氣的『垂直社區』。」

延伸閱讀:開放式辦公室 OUT!混合工作成趨勢,辦公室樣貌再進化

總的來說,為了吸引員工,房地產公司和企業都依循著勞動市場的兩大需求,來改造辦公室:適應靈活工作型態和促進員工福祉。而這些改變的目的,是創造快樂的工作環境,讓員工更願意回到辦公室。

然而,也有另一派意見認為,這樣大手筆的投資和改造辦公室是一場豪賭。因為迄今還沒有足夠證據能證明,改造新的辦公環境,就能確保有效吸引員工回歸實體上班,瑞士銀行歐洲房地產策略和研究主管格季(Zachary Gauge)就表示:「人們不回去辦公室的原因與建築或空間無關,而是通勤時間和在家工作的舒適程度,這件事不會因為放了攀岩牆而改變。」

可以肯定的是,疫情已徹底改變了職場的空間場域,未來,員工的福祉和打造優良的工作環境,已成為企業主的首要考量。

資料來源 / ForbesThe New York TimesFinancial Times;本文出自未來商務

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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