年輕時，我曾為了推出一系列茶飲，參觀不下 10 家工廠。在規畫生產排程時，工廠提出得批次生產，一次只能生產一種茶。我一下沒能明白，負責窗口解釋說，每次生產不同內容物時，所有的器械管道都須拆下來清洗，特別是管子彎角處，得用高壓水柱加上高壓蒸汽，來回處理多次，才能開始生產下一個產品。每回拆卸清洗加組裝確認，就要花上 4 小時，一天若來回拆兩次，會大大影響產量。
這麼簡單的生產道理，卻影響我很深。 我相信很多人跟我一樣，過著被時間追著跑的生活，該準備的報告還沒打、該做的溝通省不得、該回的郵件堆積如山。
但我很幸運，20 幾歲參觀茶工廠時，我悟出時間管理的精髓：「一次生產一樣東西最高效。 」在此分享箇中心法與技法。
1. 時間配置要與 OKR 或 KPI 連動
我要說的第一點就是很多人不習慣或不愛聽的：「時間規畫並非安排時間，逐一將工作項目打勾，而是依據 OKR 或 KPI，回推到每周可以或應該做些什麼，去逐步實現，目標占比大的，自然應該占據你較多的精神」。
當你試圖將所有該做或想做的任務排進時間表，卻發現塞不進去，那請認真檢視自己的工作有效性，是否處於一種天天都很忙，卻跟達標沒什麼關係的狀態。紙上談兵一定比實際上戰場簡單，你若連預先分配時間資源都無法生出一套相對能讓你達標的規畫，那真實世界裡，達標跟碰運氣沒什麼兩樣。
2. 將每周分成 10 個時間塊 ，要加碼僅限 3 個
據說比爾・蓋茲（Bill Gates）的行事曆是以 15 分鐘為單位，但是他有助理，我們沒有。我不建議一般人以 15 分鐘來切割時間，因為錯過的機率太高了，突然來一通電話、老闆叫去問事情，就會讓我們因為無法遵照預定時程，產生焦慮與沮喪感，對時間管理這個概念失去信心。
經過反覆測試，塊狀規畫是最佳解法，亦即每半天為一個單位，一周會有 10 個「時間塊」。也有人加班是常態，特別是某些產業的某些月份，那可以每周增加一些「額外時間塊」，盡量將自己可以獨立完成的事情排在 6 點以後做，將白天時間用來與人互動。但重點是，一周建議最多 3 個「額外時間塊」，另兩個晚上與週末，去運動、去陪伴家人、去放鬆、去進修，才能使你走得更健康與長遠。
3. 集中同性質的事
一個「時間塊」建議只做同一類型的事，避免沒有產能的暖機時間。很多公司喜歡周一開例會，就讓你的內部會議盡量集中在同一天，上午開部門大會，下午進行一對一會談，或專案相關進度討論。
工作性質中含有客戶服務的人曾問我：「我怎麼可能知道客戶哪天有空？」客戶難道就是無法溝通或被管理的嗎？你可以試著每周二上午，或每個月的第一個周三去聯繫客戶，時間一久，就像《小王子》裡小王子與狐狸的關係，你們會逐漸建立出一種習慣，一些默契，在不知不覺中協助客戶管理他們的時間。
4. 預留 2 個「緩衝塊」
是的，難免有突發狀況，所以你的規畫只能用掉 8 個時間塊，預留 2 個「緩衝塊」。這不是指意外只會在你預留的時段發生，而是可以在必須中斷排好的行程、去處理某件事時，仍有時間補回你原本規畫要做的事，降低你的煩躁感。
多年下來我與很多人的經驗值是，把這兩個「緩衝塊」放在周三與周五下午，如此一來每周會有兩次追回進度的機會。
這兩個「緩衝塊」跟防波堤一樣，是必要的存在，一定得留著。20% 是很基本且還算健康的假設值，即使很難，也得想辦法不要把行事曆塞得滿滿的。若你無法每周留出時間處理問題小雪球，就會有一天得付出巨大代價，處理更為棘手的問題大雪球。
無論是我服務 3 個主管的菜鳥助理時期、同時負責超過 20 個專案的顧問時期、或是帶領集團 250 人的總經理時期，這套時間管理法，都是絕對夠用且適用的簡單方法。道理都知道，就是看你做不做得到。祝福各位也能跟時間建立良好關係，成為自己時間的主導者。
