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讀了書、寫了筆記,為何無法學以致用?一個提問,驗證你是否有「讀進去」

2023-01-18 整理.撰文 高季芃
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某次股神華倫.巴菲特(Warren Buffett)被問到成功的關鍵是什麼?他拿起一疊紙張回答:「像這樣每天讀個500頁,知識就會像複利一樣累積起來,你們每個人都能做到。」他估計自己一天當中有80%的時間,花在閱讀與學習。

後來有人聽完巴菲特的演說後,開始記錄自己的閱讀行為,每天讀600甚至上千頁,累積的知識為他帶來莫大助益。他是托德.康姆斯(Todd Combs),2010年加入巴菲特的公司波克夏.海瑟威(Berkshire Hathaway)成為投資經理。

《複利的喜悅》中提到,不論是波克夏海瑟威的副董事長查理.蒙格(Charles Munger)或是巴菲特,都再三強調閱讀的重要性,蒙格在2014年的股東信上,甚至表達他對公司董座的期待是,首先必須「保留許多時間,用來靜靜的讀書思考」。

延伸閱讀:研究|20 世紀頂尖領導者的共同特質:你有「情境智力」嗎?傑出人才的思考格局

心智擴增所知的過程,猶如滾動知識複利

人的肉體到了一定年紀便會逐漸老化,心智卻有無限的發展空間。閱讀有助於心智保持活躍及成長,當腦中累積愈多知識,會與之後添加進來的事物結合在一起、不斷擴增,這種心智不斷被塑造得更加完備的過程,就如同驚人的複利,幫助我們借助他人的經驗與智慧,擁有愈來愈透徹的理解與精準的決斷力。

《複利的喜悅》也強調,這種知識的複利效應,必須是能學以致用的。想像自己的心智是一座圖書館,並關心以下3件事:資訊的準確性與重要性;能否找到並取得需要用到的資訊;需要時,知識是否能為你所用。

對於心智圖書館而言,汲取哪些內容十分重要。書中建議,「多閱讀經得起考驗的東西」,例如歷史或是傳記,當中富含歷久彌新的智慧。參考歷史教訓而非事件本身,有助於我們做影響較長遠的重要決策。

盲目吸收資訊反成負擔,積極分析、理解才不會迷失

學以致用的積極意識和閱讀優質內容,缺一不可。《知識複利》中提到,一般人常見的學習問題,包含:重複且缺少關聯性、要派上用場時卻找不著,以及找到了卻看不懂。

像這樣累積過多的重複資訊,反而會在查找時花費太多時間,而陷入低效率學習的陷阱,那些碎片化、未經妥善消化的資訊,隨著時間逐漸被遺忘,最終將造成「知識複損」的情況。

透過抱持積極的意識做筆記,有助於改善這個問題。《邊寫邊思考的大腦整理筆記法》分享2個做筆記的方法:

第一,帶著「準備說給人聽」的想法做筆記。 例如聽演講時,把自己當成下一位發言者,或是想著要把寫下的內容和朋友分享。帶有傳達的意圖時,理解力和記憶力都會大幅提升。

第二,將對方的談話內容,與自身經驗相對照。 透過同時辨別主、客觀資訊,可以養成按照文脈說明抽象事物的能力。

積極的心態是起點,《知識複利》中提到主題式學習是優化知識連結的方法。藉由學習系統性的閱讀與筆記技巧,可以盡可能放大知識吸收、利用的成效。

能夠「講給小孩聽」,才算是真的學會

讀得多不等於讀得好,《如何閱讀一本書》介紹閱讀的技巧,將閱讀分為基礎閱讀、檢視閱讀、分析閱讀和主題閱讀4個層次。

基礎閱讀是識字即擁有的閱讀能力;檢視閱讀指在一定的時間中,透過系統性略讀,包含標題、作者序、目錄、索引等,挑幾個與主題相關的篇章,連續翻幾頁,最後從頭到尾不要停下來的閱讀一遍,完成檢視閱讀後,可以抓取一本書的重點、說明架構,並且了解屬於哪一類書籍。

相較檢視閱讀,分析閱讀可以說是在無限的時間裡專注理解,完整咀嚼與消化一本書。透過一邊提問,一邊在書上做筆記、尋找答案,「讀到這本書成為自己的為止」;主題閱讀也稱為比較閱讀,讀者一次會閱讀多本書,找出這些書都有提到的相關內容,甚至綜合架構出一個新的主題,產生創見。這種最主動的閱讀方式,也會帶來最大的收穫。

關於主題學習,《複利的喜悅》中提到源自諾貝爾物理學獎得主理查.費曼(Richard Feyman)的「費曼技巧」(Feyman Technique):選定想要研究的主題、在白紙上寫下自己對主題的認識、想像自己要教會一位10歲小孩,需要迫使自己用簡單易懂的方式解釋。過程中會發現自己的理解是否透徹,如果發現不足,必須回頭學習。這有助於我們對所學有更深刻、通透的理解。

延伸閱讀:把簡報的「銀句」藏好!專業工作者的報告祕訣:3 技巧讓聽眾更專心、信服

依照脈絡整理連結,知識才能發揮綜效

主題式筆記的具體做法,可以參考《卡片盒筆記》,是德國社會學家尼克拉斯.魯曼(Niklas Luhmann)發明的卡片盒筆記術。

魯曼認為,一條筆記的價值並非其出處,而是「放在什麼樣的脈絡」,這個想法觸發他將筆記連結到不同的文脈,由下而上發展寫作主題,並提出許多嶄新的見解、為許多學術領域做出貢獻。魯曼運用卡片盒筆記,從一位沒有社會學背景的公務員,在一年內成為畢勒費爾德大學(University of Bielefeld)的社會學教授。卡片盒不僅開啟魯曼的學術生涯,也讓他在30年間出版超過58本著作,他擅長跨領域寫作,出版觀點新穎的《社會中的社會》(The Society of Society),這兩大冊的著作在哲學、教育、心理等領域也都引發高度討論。

卡片盒筆記的組成,包含靈感筆記(fleeting notes)、文獻筆記(literature notes)以及永久筆記(permanent notes)。靈感筆記是出現任何想法時,為了不要忘記而消失,即時記下來的內容,你可以隨時攜帶紙筆、用手邊的餐巾紙,或是手機的錄音工具等記錄;文獻筆記是你讀到想留存的內容,切記不要只是照原文抄寫,它可能與你關心的主題、感興趣的內容有關,帶著未來要延伸創作的想法,盡可能精簡、清楚的用自己的理解寫下來。

有了靈感與文獻筆記,可以思考手中的筆記與現有的卡片可能的關聯,思考是否可以結合、創新,或是藉此檢視現有卡片有沒有需要調整、修正等,帶著「要給別人看」的想法整理,並載明參考資料後歸檔,將它放在相關卡片的後面、在相關卡片上標註連結,並確保未來可以從索引或某個主題入口的連結上找到它。

你所能做出的最佳投資,就是投資你自己。學得愈多,賺得愈多。
"The best investment you can make is in yourself. The more you learn, the more you earn."
--華倫.巴菲特(Warren Buffett)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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