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企業如何因應轉型、取得優勢?楊少夫:組織需要 3 項準備,個人升級 4 種技能!

2023-02-09 採訪.撰文 韋惟珊
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楊少夫擁有 10 年以上市調資歷,2021 年加入電通行銷傳播集團擔任智能中心智庫負責人,判定未來生活情境、推動人才新技能養成,加速員工因應未來不確定性的應變能力。這次與經理人合作設計〈經理人自我成長大調查〉研究方法,並分析調查結果。

延伸閱讀:如何為企業儲備未來競爭力?徐瑞廷:有 3 件事,CEO 應該優先規畫資源、自己統籌管理

領導者是組織永續的關鍵角色:讓部屬看見自己為何而戰!

「科目選對了,但內容不一定是對的。」分析此次調查亮點,楊少夫發現,不同職級工作者的學習重心,都緊扣自己眼前的工作難處,主管著墨策略思考和領導力以「因應未來」,潛力員工則在意的溝通與專案管理技巧好完成「眼前任務」,看似各司其職、分頭努力。

但在領導者驅動轉型的過程中,必須擘畫願景,再將願景傳給第一線員工,其中不是欠缺策略思考的方法,而是如何讓同仁都理解自己為何而戰,否則結局就是團隊同床異夢、各說各話。

比如過去主管提供升遷承諾、激勵同仁挑戰轉型專案,但調查顯示,潛力員工沒這麼在意升遷機會,想換跑道的心態遠勝於中高階主管,「這表示員工不認同主管擘畫的未來與自己有關。以前願景是從上而下的工程,高層負責喊、員工盲目相信,現在不同了,領導者必須讓部屬在願景中看見自己的縮影,否則他寧願選擇跳槽。」

楊少夫.jpeg
電通智能中心智庫負責人 楊少夫
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另外,潛力員工相較於主管職,不僅更在意私生活不被打擾、傾向專業分工而非累積多元專長,甚至自評為「員工只是小螺絲釘」,難以認可自身的工作價值。

楊少夫的解讀是,「潛力員工並非不認可自身的能力,而是認為自己在體制內微不足道。這可能是工作環境難以發揮,或是工作不是生活的重心,也不想被公司視為重心。」

反過來說,未來領導者需要的不只是帶團隊業績短期提升,而是靠著價值觀與領導魅力,吸引員工願意留在公司,維持長期的生產力,楊少夫建議,新一代領導者要站在品牌前面、展現領導風格,如特斯拉創辦人伊隆.馬斯克(Elon Musk)和亞馬遜創辦人傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos),靠著自己的領導魅力補足品牌和形象,有助於吸引相同價值觀的員工跟隨,該怎麼對外說話、展現魅力,都是領導者應該補強的軟實力。

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資料來源:經理人自我成長大調查
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組織 3 大準備、個人 4 項技能升級,合作取得未來競爭優勢

綜合來看,因應數位轉型、永續浪潮和科技變化,企業如何在未來取得競爭優勢?楊少夫觀察,組織層面至少要有 3 大準備,包含:綜觀局勢的判讀力、淬鍊趨勢的洞察力、和擁抱變化的學習力。

  1. 局勢判讀力
    組織需要有能力釐清所處環境的動態競合關係,包含產業資訊、消費價值、國際議題、經濟趨勢,都可能影響大幅營運成本和經營條件。

  2. 趨勢洞察力
    消費需求隨著價值觀移轉,影響企業永續經營的主張。比如人們保有移動的需求,但對於物品的擁有權正在鬆動,讓汽車產業從銷售車子轉向提供移動服務。

  3. 持續學習力
    看見趨勢、定義願景後,組織可否養成擁抱新事物的文化,快速調整與測試,將是面對新挑戰時無法取代的優勢。

至於個人,則應該做到 4 種技能升級,包含:資訊力、思辨力、科技力、人性力。

  1. 資訊力
    如何在資訊與數據量爆炸下,去蕪存菁、做對決策?是現在經理人遇到的大問題。升級篩選資訊及解讀的能力,才能有效提升決策精準度。

  2. 思辨力
    重新校準思維框架,像是以前常用的 SWOT、STP、4P、BCG 矩陣等思考方式,都不能盲目套用,以免過時的思考方式,影響當前的判斷。

  3. 科技力
    認識 Low-Code 和 No-Code 工具,並了解人工智慧可以提供的協助,有助於簡化重複性的工作流程,進一步靠數據驅動決策,突破過往的分析限制。

  4. 人性力
    掌握科技的同時,別忘了考慮人性。以自動化行銷來說,最後的勝負在於誰能在數據模型之下掌握人性,創造讓消費者喜出望外甜蜜點,留下「wow」的強烈體驗。

延伸閱讀:最新技能與趨勢如火如荼,經理人應如何面對?丁菱娟:先釐清自己「為何要學」

(本文摘錄自 經理人 2023《人才養成與企業培訓趨勢報告》

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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