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你給部屬的是高績效要求,還是高壓統治?一張象限圖,看團隊氛圍是否健康

2023-03-28 整理.撰文 林庭安
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世界前3大汽車製造商福斯集團(Volkswagen)在2015年爆出「柴油門事件」——美國市場銷量很好的清潔能源引擎,被人揭露是一場騙局。

原本標榜柴油是乾淨、高性能的燃料,經調查後發現,這些車輛的廢氣排放量,是法規允許的40倍。能通過檢驗的原因在於,福斯的工程團隊在柴油引擎車款中,植入了規避官方檢驗的軟體,讓檢查時汽車能夠符合標準。

結果,全球約有1100萬輛柴油車安裝了這款作弊裝置,福斯面臨55國法律訴訟,光是車輛召回、和解、訴訟與罰款支出,就將近300億歐元,公司市值也蒸發1/3。

當時的執行長馬丁.文德恩(Martin Winterkorn)因此下台,多位高層也被停職、勒令休假。為什麼一個世界級企業會做出這種事?

延伸閱讀:學校錯頒獎學金給你,應該主動承認嗎?善用「長線思維」,思考人生選擇

用高壓、高標準要求績效,是過時的管理技巧

2007年,文德恩在接掌公司時,設下一個明確目標:10年內讓福斯在美國的銷售額翻3倍,超越豐田(Toyota)和通用(General Motors),成為全球最大的汽車製造商。而柴油車正是他們的重點車款,不過首先遇到的困難就是,柴油車產生的氮氧化物比汽油引擎還多,無法通過美國的環保法規。

工程師們知道技術面無法克服, 卻也不敢違抗上層命令,在高壓與恐懼之下,他們把頭腦動到其他地方:在程式碼中動手腳,讓柴油車順利過關上市,福斯提早4年實現銷售目標。

哈佛商學院領導力和管理學教授艾美.艾德蒙森(Amy Edmondson)分析,柴油門醜聞的根本原因,或許是因為過時的員工激勵信念。當時的福斯,存在著由恐懼和威嚇來驅動績效的文化。舉例來說,高層會向團隊說:「我受夠這些糟糕的車身,我記下你們的名字,如果在6個星期內沒有打造出好車身,我會把你們所有人都換掉。」

艾德蒙森解釋,許多經理人都認為,以明確的指標和期限、運用權力要求人們實現目標,是理所當然的。但他們沒有理解的是,這個被證明有效的管理技巧,是在製造業的黃金時代,它並不能有效確保在知識密集型的工作場所中,人們仍可以保有熱忱、發揮創造力。

這並非單一事件,相同的腳本一而再、再而三地重演——無法達成的目標、由恐懼形成的命令與層級制度,以及擔心失敗就會失去工作的人,以致富國銀行、Nokia 等這些曾經受人尊敬的公司聲譽毀於一旦。

063心理安全感與績效要求的氛圍,如何拿捏?
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延伸閱讀:曾經的手機霸主為何失去戰場?Nokia 給企業的一堂「情緒管理課」

Google 分析高績效團隊特質,心理安全感是根本

她在著作《心理安全感的力量》指出,事件的演變是複雜的,將失敗歸咎於腐敗或某個人,這樣的解釋不完整,但值得討論的是,如果及早發現有關缺陷的訊息,或是當遇到問題可以跟上層反映,而不是害怕被指責就選擇造假或不擇手段,幾乎都可以減輕失敗的規模或影響,有時甚至可以完全阻止失敗的發生。

經過數十年的研究,艾德蒙森證明如果團隊擁有「心理安全感」(psychological safety),在績效上會有明顯差異。心理安全感被廣泛定義為一種人們可以自在表達、安心做自己的氛圍,當人們可以自在分享顧慮與錯誤,不必擔心會受到懲罰或產生尷尬;錯誤也會被迅速呈報,改正措施能立刻執行。

Google 在 2012年 展開的「亞里斯多德計畫」,也是為了查明績效好、成效高的團隊具有什麼特性。結果證實,團隊是否有成效,重點在於「如何合作」,而非團隊成員有誰。總結來說,他們發現成功的團隊有5種特質:

1.心理安全感: 成員在面對風險或要冒險的時候,因為彼此信賴、尊重,所以會感到安心,不怕失敗會被究責。
2.信賴感(dependability): 團隊彼此信任 會準時完成高品質的工作嗎?
3.組織結構的明確性(structure & clarity): 團隊清楚理解目標嗎?自己在這個計畫裡的角色分配明確嗎?
4.工作的意義(meaning): 工作、目標對每個團隊成員來說,都有意義嗎?
5.影響性(impact): 成員相信自己的工作能對社會產生影響或有所改變嗎?

而在這5點裡面,心理安全感是根本。當團隊擁有心理安全感,會讓人們在看到問題時勇敢發言,不只助於溝通,也容易發現問題、改進錯誤,增加知識與觀點的共享。《愈吵愈有競爭力》強調,在沒有正確答案的時代裡,邊行動、邊摸索,持續實驗與挑戰,並從失敗中學習,是非常重要的態度。

心理安全感能讓團隊學習、成長, 進而影響績效、員工投入度

在當今這個充滿多變(volatility)、不確定性(uncertainty)、複雜(complexity)及模糊(ambiguity)的VUCA時代裡,組織有愈來愈多任務需要人們做出判斷、應付不確定性、提出新想法,這都涉及與他人協調和溝通。也意味著,發聲、建言是其中關鍵。而艾德蒙森也列舉許多研究,證實心理安全感除了會影響績效,也會影響員工工作的投入度、心理健康與離職意圖。

《愈吵愈有競爭力》提及,心理安全感是團隊績效的領先指標,它一開始會促進團隊學習,提高績效則是中長期的結果。打造擁有心理安全感的環境,是要去除責怪、挨罵等不安因子,讓團隊勇敢建言,最終是讓團隊能共同學習、成長為目標。

不過,這個「安全感」與「安心」,不代表工作是鐵飯碗。

就像2023年初,Google母公司Alphabet裁員1萬2000個職位後,外界與內部員工質疑,「裁員後,我們如何為員工重建心理安全感?」「我們怎樣才能再次感到安全?」

身為心理安全感的提出者,艾德蒙森在接受採訪時強調,心理安全感跟工作保障不是同一件事,它有助於決策、創新、建立彈性,對團隊成功至關重要,但它並不意味著保護員工免於裁員。

《別讓不安吃掉你的人生》也指出,現今線上的工作增加,企業要像以前那樣管理人員變得更加困難,創造一個讓人真心想做、能以自己的意志與方式、不怕失敗勇於挑戰的場域,在未來尤其重要。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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