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比起反應問題,寧可保持沉默...哪種團隊會讓員工擔不起「說真話」的風險?

2023-03-22 整理.撰文 簡鈺璇
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跟診時,護理師發現醫師未開一種促進早產兒肺部發展的藥物,正要開口提醒時,想起昨天醫師在大庭廣眾下斥責另一位護理師,為了怕被罵,護理師把話吞了回去,並安慰自己,寶寶會沒事的。職場上,你是否也曾遇過類似的狀況,想說的話,卻因為種種因素,最後選擇不說?

「沉默」似乎是員工面對問題常有的反應,《管理研究雜誌》(Journal of Management Studies)2003 年刊載的一篇論文〈員工沉默的探索性研究〉(An Exploratory Study of Employee Silence)指出,有 85% 受訪者表示,工作上至少遇到一次「無法說出心中擔憂」的狀況。

工作者經常告誡自己「多講多錯」,因為講了可能改變現狀,成為主管的眼中釘、團隊的討厭鬼。權衡之下,沉默好像能替自己和組織帶來利益,至少團隊氣氛和諧、個人不會成為箭靶。但是,以沉默掩蓋問題,可能產生更大的悲劇。

延伸閱讀:開會時怎麼用英文表達意見?除了 I think,你要會的 9 種專業說法

機艙內的沉默,造成 583 人罹難

1977 年西班牙洛斯羅迪歐機場(後改名為北特內里費機場)發生 2 架波音 747 飛機相撞的事故(特內里費空難)。空難發生當天,大霧籠罩,荷蘭皇家航空(荷航)和泛美航空的機師難以看到彼此。

荷航的機師范贊頓(Jacob Veldhuyzen van Zanten)是公司當時最資深的飛行員,還是荷航的安全負責人,他有權發放機師的飛航執照。因班機延誤,范贊頓未取得空中交通管制(ATC)的起飛許可,就準備起飛。此時,副機師明知程序有誤,仍礙於權限不敢制止。

飛機滑行時,另一位荷航飛航工程師也注意到,塔台指示「泛美航空清空跑道要回覆」的訊息,代表當下跑道尚未清空,荷航起飛會有撞機的疑慮,但他看到機師聽到塔台回報後,語氣加重說:「喔,是的!」就不再質疑,沒有阻止飛機起飛。

直到飛機加速,機師才看到擋在跑道上的飛機,但一切都來不及了,荷航撞上泛美的飛機,583 人不幸罹難。令人惋惜的是,副機師和工程師都察覺到起飛的風險,如果他們有膽識開口提醒機長,就有機會阻止這起悲劇。

一旦說話有風險,人就會選擇閉嘴

飛航工作風險高,為什麼距離死亡這麼近,機組人員仍選擇沉默呢?《心理安全感的力量》作者艾美.艾德蒙森(Amy Edmondson)指出,大家說話前,都會無意識地在「建言」和「沉默」間權衡,而沉默的效益通常是比較可預期的,至少能維持現狀,但講真話,後果未知,好的情況是大家同意、讚美你的建議,糟糕的感受是有人質疑你的看法。再加上人們有「未來折現」(future discounting,低估未來得到的報酬)的心理效應,即使建言可能的效益(阻止空難)高於當前的風險(被機長罵),大家還是比較願意先度過「眼前的風險」,而不是做對未來有幫助的事情。

延伸閱讀:曾經的手機霸主為何失去戰場?Nokia 給企業的一堂「情緒管理課」

講真話所需要承受的風險,就是「人際關係風險」。《愈吵愈有競爭力》提到,指的是「出於好意的行為仍可能受懲罰」風險,共有 4 種類型:一是人們不想因為「無知」被責難,因此該釐清的事情卻不敢問;二是怕別人認為自己「無能」,所以想掩飾錯誤;三是不願「找麻煩」,成為組織的討厭鬼,因此同事出錯也視而不見;四是不想被認為是喜歡「唱反調」的人,所以壓抑自己,應和他人的建議。

然而,打破這些風險,並不是跟團隊成員說:「別怕,勇敢說就對了!」這麼簡單。艾德蒙森指出,這種做法是把「主動開口」的責任歸屬在個人。特內里費空難後,航空業調整了機師的訓練內容,更加重視機組人員的決策過程,鼓勵飛行員提出建議。唯有將「勇於發言」納入組織制度中,甚至成為企業的文化,才能消滅沉默殺手。

073哪些情況會讓團隊覺得「多說多錯」?
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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