台上的人滔滔不絕，卻沒一句重點？怎麼提升會議的效率、同時照顧團隊的情緒？

在開會時，你一定遇過類似情景：報告的人滔滔不絕，你在台下卻想著：「又來了，根本搞不清楚他要說什麼。」

《不再各說各話》作者宮代瑪莉分享，她輔導過一間企業的高階主管會議，希望溝通過程更順暢，該企業執行長對某位主管很感冒，因為他講話總是太迂迴，讓人搞不清楚發言目的。

就在下次開會，該部門主管又發表類似言論，宮代只好打斷他，「我不清楚你發言的目的，但推測是擔心部門預算被砍，希望公司樽節成本的措施能更透明，你有想對在場的任何人提出請求嗎？」對方想了一下，立刻說，「我想召開一場會議，釐清部門預算問題。」

主持人就像「交通警察」，疏通、追蹤每個人的需要

事實上，這名主管之所以不斷發牢騷，是因為他想提出請求，自己卻沒意識到。在一場會議中，如果沒有提出明確請求，就很難形成聚焦的討論。不過 只要有人反應：「我有點困惑，不知道你希望大家給什麼回應，可不可以請你說清楚一點？」就可以讓會議快速聚焦。宮代建議，說話者在發言前可以先問自己，「我為什麼要講話？」「我的需要與請求是什麼？」

她認為，在一場會議中，主持人的角色是「交通警察」，負責疏通、追蹤與會者的需要，讓每個人有機會表達自己的感受與需要。一次只讓一個人發言、一次只處理一個需要，確保所有人都有機會被聽見與看見。如果同時有很多人想發言，可以讓他們暫時等待，「在我們談論下一個主題前，我想先弄清楚你說的話。」

必要時，也可以打斷別人，像是發覺有人講太久，或察覺到發言內容大家不感興趣。不過，必須要小心表達你的需要與請求，比如說：「我要打斷你的發言，因為我看到有人皺著眉頭，好像沒聽懂，但我希望大家能了解這個議題。」你也可以詢問大家，「你認為他說了什麼？」以此確認大家是否接收到發言者的訊息。

《非暴力溝通》提到，唯有跟別人建立連結，才能讓雙方了解彼此的感受與需要，化解可能的衝突或不滿。而這個過程涉及幾個步驟，包括：表達自己的需要、辨識對方隱藏的需要、確定雙方了解彼此的需要，舉例來說，在會議中與人對談時，可以問對方，「這樣是不是有讓你比較清楚、舒服，或者具體一點？」或「這樣說，有沒有回答你的問題？」以確保在會議過程有回應每個人的需要。

當對方一臉狐疑時，可以試著引導，「你要不要請大家提供更具體、明確的回應？」同時請大家提供當下就可以理解的回覆，並且確保所有人都同意這個協定，像是說「那我們就說好，要做某件事囉。」

別再說「少數服從多數」，聆聽反對意見，化解疑慮

有時候，會議討論的議題，未必能取得所有人的認同。傳統方式就是採用多數決，讓少數服從多數，不過，這會讓部分人的需要無法被表達或看見，讓人覺得不受重視。

因此，《不再各說各話》建議， 做結論時，應該要採取「同意決」，獲得大家的積極意願。 使用同意模式時，必須詢問團隊：你可以忍受這個協議嗎？要做什麼改變才能滿足你的需要？觀察成員是因為哪些需要沒有被滿足，才會一直說「不」；反對者也要聽聽自己的想法，可能會讓提案付出什麼代價。

如果仍有人堅決反對，雙方就需要重新擬定一個提案，直到反對者在某種程度上願意同意。當彼此需要都能被滿足時，就能促進成員之間的合作。